La Ville d’Avignon

La Ville d’Avignon recrute pour son Pôle Culture
Direction des Archives Municipales
Service des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques

Un chef de ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques
Adjoint de la Directrice

Filière Culturelle
Titulaire ou Contractuel

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE
La Direction des Archives muni­ci­pa­les d’Avignon est com­po­sée de 18 agents (4A, 4B, 10C) et com­prend trois ser­vi­ces : le ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques, le ser­vice des fonds cons­ti­tués, et le ser­vice des publics. Elle est rat­ta­chée au Pôle Culture com­posé des direc­tions d’Avignon Musées, Avignon Bibliothèques, et de la Direction des Archives.

Le ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques est un ser­vice dyna­mi­que, com­posé de 6 agents. Il porte des pro­jets majeurs pour la col­lec­ti­vité et notam­ment celui de la mise en œuvre de son ser­vice d’archi­vage numé­ri­que qui doit se déployer autour du SAE (sys­tème d’archi­vage électronique) de la Ville. Tout au long de ce pro­ces­sus de mise en œuvre, la Ville est accom­pa­gnée par une assis­tance à maî­trise d’ouvrage qui la conseille.

MISSIONS
Sous la res­pon­sa­bi­lité de la Directrice des Archives, le chef du ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques coor­donne, super­vise et évalue la poli­ti­que de col­lecte, de trai­te­ment et de conser­va­tion des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques.

ACTIVITES PRINCIPALES
Participer à l’équipe de direc­tion des Archives
–  Suppléer le direc­teur et assu­rer des inté­rims de direc­tion
–  Représenter le ser­vice et/ou la direc­tion si néces­saire
–  Participer à la déter­mi­na­tion des objec­tifs, du pro­gramme de tra­vail et des plans d’action plu­rian­nuels et en assu­rer le suivi et l’évaluation chaque année
–  Être force de pro­po­si­tion et d’action sur les dos­siers de direc­tion trans­ver­saux

Manager les agents du ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques
–  Encadrer, animer et évaluer son équipe
–  Impulser une dyna­mi­que d’équipe
–  Gérer l’acti­vité du ser­vice en déter­mi­nant les prio­ri­tés et en contrô­lant l’avan­ce­ment des mis­sions

Encadrer la col­lecte et le trai­te­ment des archi­ves contem­po­rai­nes :
–  Définir et mettre en œuvre, en lien avec le records mana­ger, une poli­ti­que de col­lecte des fonds d’archi­ves.
–  Elaborer une poli­ti­que et pilo­ter les actions d’amé­lio­ra­tion de la ges­tion docu­men­taire dans les ser­vi­ces (actions de for­ma­tion, de sen­si­bi­li­sa­tion, etc.).
–  Assister et conseiller le records mana­ger dans l’ani­ma­tion d’un réseau de cor­res­pon­dants.
–  Prioriser et mettre en œuvre la poli­ti­que de clas­se­ment des fonds contem­po­rains.
–  Encadrer et suivre les tra­vaux de clas­se­ments des fonds réa­li­sés par son équipe.
–  Contrôler et super­vi­ser la ges­tion des éliminations régle­men­tai­res.

Piloter la déma­té­ria­li­sa­tion et l’archi­vage électronique :
–  Accompagner et conseiller la DSI dans tous les pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion et de trans­for­ma­tion numé­ri­que de la col­lec­ti­vité.
–  Conduire le projet de mise en place du sys­tème d’archi­vage électronique (SAE) de la Ville (copi­lo­tage avec la DSI) :
–  Elaborer et tenir à jour un état des lieux de la déma­té­ria­li­sa­tion de la col­lec­ti­vité afin d’établir une liste de pro­jets prio­ri­tai­res en matière d’archi­vage.
–  Finaliser l’acqui­si­tion du logi­ciel de SAE de la Ville.
–  Suivre le déploie­ment et l’admi­nis­tra­tion fonc­tion­nelle du SAE : rédac­tion des pro­fils d’archi­vage, élaboration des pro­cé­du­res de ver­se­ment, for­ma­tion des uti­li­sa­teurs, etc.
–  Assurer l’arti­cu­la­tion entre le SAE et le sys­tème d’infor­ma­tion archi­vis­ti­que Avenio.

COMPETENCES
Savoirs
–  Cadre légis­la­tif et régle­men­taire appli­ca­ble aux archi­ves publi­ques
–  Normes, règles et stan­dards (clas­se­ment, pro­duc­tion, publi­ca­tion d’ins­tru­ments de recher­che, archi­vage électronique)
–  Contexte et spé­ci­fi­cité de la déma­té­ria­li­sa­tion et de l’archi­vage numé­ri­que en col­lec­ti­vité ter­ri­to­riale
–  Organisation et fonc­tion­ne­ment de la col­lec­ti­vité
–  Culture géné­rale et his­toire des ins­ti­tu­tions
–  Principes des finan­ces publi­ques, règles et pro­cé­du­res publi­ques bud­gé­tai­res et comp­ta­bles, mar­chés publics
–  Outils bureau­ti­ques et infor­ma­ti­ques

Savoir-faire
–  Définir une poli­ti­que d’action, un projet de ser­vice
–  Elaborer et conduire des pro­jets
–  Animer des réu­nions ou des entre­tiens
–  Communiquer, dif­fu­ser des infor­ma­tions
–  Participer à l’élaboration des outils d’aide à la déci­sion
–  Manager une équipe
–  Développer et entre­te­nir un réseau rela­tion­nel
–  Echanger et négo­cier avec des inter­lo­cu­teurs variés
–  Assister et conseiller les ser­vi­ces

Savoir-être
–  Sens des res­pon­sa­bi­li­tés et du ser­vice public
–  Autonome, dis­po­ni­ble, réac­tif, force de pro­po­si­tion
–  Capacité d’adap­ta­tion, per­sé­vé­rance
–  Aisance rela­tion­nelle, diplo­ma­tie

RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : tous ser­vi­ces muni­ci­paux

Externes : établissements publics com­mu­naux (CCAS, hôpi­tal, Crédit muni­ci­pal, OPHLM, DSP), Archives dépar­te­men­ta­les de Vaucluse, autres ser­vi­ces d’archi­ves com­mu­naux du dépar­te­ment, pres­ta­tai­res de ser­vice.

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Conditions d’accès : Master 2 en archi­vis­ti­que sou­haité - Permis B sou­haité
Horaires : temps com­plet, options pos­si­bles : 35h, 37h30, 39h heb­do­ma­dai­res
Du lundi au ven­dredi - Plage varia­ble 7h45-9h00 / Plage fixe 9h00-11h30 / Plage varia­ble 11h30-14h00 / Plage fixe 14h-16h / Plage varia­ble 16h00-18h00.
Travail lors des évènements natio­naux ou locaux (jour­nées euro­péen­nes du patri­moine, nuit des musées, etc.)

Lieu : Archives muni­ci­pa­les – 6 rue Saluces – 84000 Avignon