Squire Patton Boggs

LE POSTE
Sous la super­vi­sion de l’archi­viste du Bureau de Paris, vous serez amené à gérer les archi­ves et les dos­siers pour notre bureau de Paris.
Vous serez res­pon­sa­ble des pièces et de leur conser­va­tion, y com­pris du sto­ckage des dos­siers et de leur sort final confor­mé­ment à la poli­ti­que géné­rale de ges­tion des dos­siers et des don­nées per­son­nel­les et aux calen­driers de conser­va­tion (poli­ti­que en matière de dos­siers) du cabi­net.

RESPONSABILITÉS & TÂCHES PRINCIPALES
– Procéder à l’élimination sys­té­ma­ti­que de l’arriéré de dos­siers clients sto­ckés à la fois hors site et en interne, ainsi que de la numé­ri­sa­tion des dos­siers.
– Conseiller sur le sto­ckage des infor­ma­tions rela­ti­ves aux clients et appor­ter son aide pour les ques­tions de confor­mité.
– Appliquer et suivre la poli­ti­que de conser­va­tion des dos­siers et des don­nées.
– Mettre en œuvre et sou­te­nir toutes les poli­ti­ques et pro­cé­du­res per­ti­nen­tes du cabi­net et du bureau en matière d’archi­vage.
– Conserver les docu­ments ori­gi­naux des clients dans les dos­siers des clients et les ren­voyer aux clients confor­mé­ment à la poli­ti­que d’archi­vage.
– Détruire les dos­siers des clients confor­mé­ment à la poli­ti­que d’archi­vage et aux pério­des de conser­va­tion per­ti­nen­tes, et réduire le nombre de dos­siers sto­ckés sur site et hors site.
– Veiller au res­pect de la poli­ti­que en matière d’archi­ves en ce qui concerne les pro­cé­du­res à suivre après la clô­ture d’une affaire.
– Récupérer les dos­siers/infor­ma­tions sur demande.
– Veiller à ce que les dos­siers clients soient archi­vés sous forme électronique chaque fois que cela est pos­si­ble.
– Gérer le trans­fert de dos­siers vers le sto­ckage hors site si néces­saire.
– Apporter un sou­tien occa­sion­nel pour les dos­siers com­por­tant de nom­breux docu­ments, notam­ment lors de la clô­ture d’un dos­sier.
– Former le per­son­nel et les avo­cats du bureau à la poli­ti­que d’archi­vage du cabi­net, y com­pris à la poli­ti­que de conser­va­tion des cour­riels, au clas­se­ment des docu­ments électroniques dans le sys­tème de ges­tion des don­nées du cabi­net (iMa­nage), aux pro­cé­du­res de clô­ture des dos­siers, etc.

PROFIL RECHERCHE
– Diplôme d’études secondai­res en archi­vis­ti­que (Master pro ou Licence pro).
– Connaissances infor­ma­ti­ques de base (suite Office)
– Connaissance d’un outil de ges­tion électronique des archi­ves
– Anglais parlé.
– Excellente com­mu­ni­ca­tion écrite et orale.
– Sens aigu du ser­vice à la clien­tèle.
– Une expé­rience en tant que spé­cia­liste de l’infor­ma­tion juri­di­que dans un cabi­net d’avo­cats serait un atout.