Que sont les archives ?

Le records management

Le records mana­ge­ment : un outil de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion.

Le records mana­ge­ment, concept né aux Etats-Unis, est une fonc­tion d’orga­ni­sa­tion et de ges­tion de l’ensem­ble des docu­ments essen­tiels à la conduite de l’acti­vité d’une orga­ni­sa­tion, publi­que ou privée. Sa fina­lité est de per­met­tre à l’orga­ni­sa­tion de dis­po­ser à tout moment des docu­ments. Le champ du records mana­ge­ment recou­vre les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

Le records mana­ge­ment gère les records, c’est-à-dire, selon les cultu­res d’entre­prise et d’admi­nis­tra­tion : les dos­siers vivants, les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, les docu­ments inter­nes de réfé­rence. Il prend en compte les exi­gen­ces léga­les de conser­va­tion, la res­pon­sa­bi­lité et la tra­ça­bi­lité, les besoins d’infor­ma­tion, l’effi­ca­cité des sys­tè­mes et des pro­cé­du­res, le "rap­port qua­lité/prix" de l’infor­ma­tion archi­vée.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe commun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Le records mana­ge­ment a fait l’objet en 2001 d’une norme inter­na­tio­nale ISO 15489, reprise en 2002 par l’asso­cia­tion fran­çaise de nor­ma­li­sa­tion (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.

Mieux gérer l’infor­ma­tion en entre­prise : Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes. Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes a situé ini­tia­le­ment son tra­vail par rap­port au deuxième volet (le rap­port tech­ni­que) de la Norme ISO N°15489-2 rela­tive au “Records Management”

Les archives électroniques

Le champ de l’archi­vage électronique com­mence au moment de la vali­da­tion du docu­ment.

Les spé­ci­fi­ca­tions néces­sai­res à la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique, sont décri­tes dans le rap­port MoReq tra­duit en fran­çais en 2004, et issu des tra­vaux de la Commission euro­péenne. Ce rap­port défi­nit le modèle d’exi­gen­ces pour l’archi­vage électronique. Il est com­pa­ti­ble avec les exi­gen­ces de la norme ISO 15489..

MoReq a l’avan­tage d’inclure la notion de valeur pro­bante des docu­ments, déve­lop­pée dans la norme ISO 15489, tout en recen­trant le débat sur le plan de clas­se­ment, les contrô­les et la sécu­rité, les délais de conser­va­tion et la notion de sort final des docu­ments, la cap­ture des docu­ments, l’iden­ti­fi­ca­tion, la recher­che, le repé­rage et la res­ti­tu­tion.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe commun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.