Que sont les archives ?

lundi 20 juin 2005
  • Imprimer

L’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité.
Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité pour garder trace des actions d’une per­sonne, ou d’une orga­ni­sa­tion publi­que ou privée.

Des sup­ports variés : papiers, pho­to­gra­phies, don­nées électroniques...
Les archi­ves peu­vent être sur des sup­ports variés : papier, mais aussi film sur sup­port pho­to­gra­phi­que, ou encore don­nées électroniques sto­ckées sur une unité de sto­ckage infor­ma­ti­que (cédé­rom, disque dur, etc.).

Le livre II du code du patri­moine les défi­nit en effet de la manière sui­vante : « Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments, quels que soient leur date, leur forme et leur sup­port maté­riel, pro­duits ou reçus par toute per­sonne phy­si­que ou morale, et par tout ser­vice ou orga­nisme public ou privé dans l’exer­cice de leur acti­vité ».

Des docu­ments de toute époque

Le mot « archi­ves » signi­fie autant contem­po­rain qu’ancien : un docu­ment est un docu­ment d’archi­ves dès sa créa­tion.

Pourquoi conser­ver les docu­ments ?

La conser­va­tion des archi­ves répond à un triple inté­rêt :

  • Organiser la gestion des documents
    Elle permet d’organiser la gestion courante d’un service (en administration comme en entreprise), et de disposer en permanence des informations utiles.
  • Justifier les droits des personnes physiques ou morales
    Elle permet de justifier les droits et obligations des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et en cas de contestation, de posséder des preuves.
  • Sauvegarder la mémoire
    Elle permet, en constituant les matériaux de l’histoire, de sauvegarder la mémoire.

Les trois « âges » des archi­ves (décret n° 79-1037 du 3 décem­bre 1979) :

  • Archives courantes : dossiers vivants, conservés dans le bureau.
  • Archives intermédiaires : dossiers clos, mais conservés à proximité, dans un local de préarchivage, pour des raisons d’activité du service ou de prescription légale.
  • Archives définitives : dossiers présentant un intérêt historique (tant pour la documentation de la recherche que pour la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées), et qui doivent donc être conservés définitivement.

Le records management

Le records mana­ge­ment : un outil de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion.

Le records mana­ge­ment, concept né aux Etats-Unis, est une fonc­tion d’orga­ni­sa­tion et de ges­tion de l’ensem­ble des docu­ments essen­tiels à la conduite de l’acti­vité d’une orga­ni­sa­tion, publi­que ou privée. Sa fina­lité est de per­met­tre à l’orga­ni­sa­tion de dis­po­ser à tout moment des docu­ments. Le champ du records mana­ge­ment recou­vre les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

Le records mana­ge­ment gère les records, c’est-à-dire, selon les cultu­res d’entre­prise et d’admi­nis­tra­tion : les dos­siers vivants, les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, les docu­ments inter­nes de réfé­rence. Il prend en compte les exi­gen­ces léga­les de conser­va­tion, la res­pon­sa­bi­lité et la tra­ça­bi­lité, les besoins d’infor­ma­tion, l’effi­ca­cité des sys­tè­mes et des pro­cé­du­res, le "rap­port qua­lité/prix" de l’infor­ma­tion archi­vée.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe commun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Schéma du cycle de vie du document au sens records management
Schéma du cycle de vie du document au sens records management


Le records mana­ge­ment a fait l’objet en 2001 d’une norme inter­na­tio­nale ISO 15489, reprise en 2002 par l’asso­cia­tion fran­çaise de nor­ma­li­sa­tion (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.

Mieux gérer l’infor­ma­tion en entre­prise : Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes. Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes a situé ini­tia­le­ment son tra­vail par rap­port au deuxième volet (le rap­port tech­ni­que) de la Norme ISO N°15489-2 rela­tive au “Records Management”

Les archives électroniques

Le champ de l’archi­vage électronique com­mence au moment de la vali­da­tion du docu­ment.

Les spé­ci­fi­ca­tions néces­sai­res à la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique, sont décri­tes dans le rap­port MoReq tra­duit en fran­çais en 2004, et issu des tra­vaux de la Commission euro­péenne. Ce rap­port défi­nit le modèle d’exi­gen­ces pour l’archi­vage électronique. Il est com­pa­ti­ble avec les exi­gen­ces de la norme ISO 15489..

MoReq a l’avan­tage d’inclure la notion de valeur pro­bante des docu­ments, déve­lop­pée dans la norme ISO 15489, tout en recen­trant le débat sur le plan de clas­se­ment, les contrô­les et la sécu­rité, les délais de conser­va­tion et la notion de sort final des docu­ments, la cap­ture des docu­ments, l’iden­ti­fi­ca­tion, la recher­che, le repé­rage et la res­ti­tu­tion.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe commun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Retour en haut de la page