Le Secours Populaire français

1. RAISON D’ETRE
Poste du res­pon­sa­ble juri­que :
Directrice juri­di­que
Nom du titu­laire Astrid Decamps

La Direction juri­di­que de l’Association du Secours popu­laire fran­çais (SPF) est en charge des ques­tions d’ordre juri­di­que et des conten­tieux. Elle assure le suivi et la mise à jour du dos­sier de reconnais­sance d’uti­lité publi­que (RUP) et la pré­sen­ta­tion au Conseil d’admi­nis­tra­tion des pro­jets d’acqui­si­tions des fédé­ra­tions. Elle assure la ges­tion admi­nis­tra­tive et la régu­la­ri­sa­tion des libé­ra­li­tés, le suivi des contrats et conven­tions. Elle suit les deman­des d’agré­ments, les décla­ra­tions admi­nis­tra­ti­ves et l’établissement des docu­ments légaux et la mise en confor­mité. Elle assure le suivi de la car­to­gra­phie des ris­ques et du RGPD. Pour l’ensem­ble de son péri­mè­tre, elle conseille et accom­pa­gne les fédé­ra­tions et assure une veille juri­di­que.
Au sein de la Direction juri­di­que, l’archi­viste expert(e) contri­bue à l’élaboration et à la mise en œuvre de la poli­ti­que de records mana­ge­ment, de col­lecte, de conser­va­tion, de trai­te­ment, de com­mu­ni­ca­tion et de mise en valeur des archi­ves (hors valo­ri­sa­tion archi­ves patri­mo­nia­les) au sein de l’asso­cia­tion natio­nale du SPF.
A moyen terme, il/elle accom­pa­gne le réseau des Fédérations dépar­te­men­ta­les dans l’élaboration et la mise en œuvre de leur poli­ti­que d’archi­vage (en lien avec la poli­ti­que d’archi­vage natio­nale) et contri­bue à déve­lop­per une culture de l’archi­vage au sein de l’asso­cia­tion.
Il/elle col­la­bore à la valo­ri­sa­tion des archi­ves patri­mo­nia­les et his­to­ri­ques qui est sous la res­pon­sa­bi­lité de la Direction de la com­mu­ni­ca­tion / Service Documentation et valo­ri­sa­tion patri­mo­niale.
Il/elle anime un réseau de béné­vo­les et sala­riés.
Il/elle est force de pro­po­si­tion pour assu­rer la sécu­rité juri­di­que de l’infor­ma­tion sur tous sup­ports.
Il/elle pro­pose et mettra en œuvre les orien­ta­tions et le cadre de la ges­tion des archi­ves phy­si­ques et numé­ri­ques.
Il/elle coor­donne et super­vise les acti­vi­tés :
–  Liées aux rela­tions avec les direc­tions et ser­vi­ces pro­duc­teurs d’archi­ves : accom­pa­gne­ment, conseil, sen­si­bi­li­sa­tion, for­ma­tion, élaboration des pro­cé­du­res de ver­se­ment, uti­li­sa­tion interne de l’infor­ma­tion, contrôle ;
–  Découlant de la chaîne de trai­te­ment archi­vis­ti­que : tri, des­truc­tions, clas­se­ment, des­crip­tion archi­vis­ti­que, réa­li­sa­tion d’inven­tai­res d’archi­ves ;
–  Liées à la ges­tion maté­rielle des docu­ments : orga­ni­sa­tion des flux, maî­trise des espa­ces de conser­va­tion, conser­va­tion pré­ven­tive et pal­lia­tive ;

Visant à :
–  Protéger et main­te­nir les orien­ta­tions, l’iden­tité et les valeurs du SPF ;
–  Limiter la mise en cause de la res­pon­sa­bi­lité de l’asso­cia­tion et de ses diri­geants ;
–  Répondre aux exi­gen­ces léga­les et régle­men­tai­res en termes de conser­va­tion des docu­ments ;
–  Protéger les savoirs et savoir-faire des acteurs.

2. POSTE
2.1 Missions et acti­vi­tés
2.11 Association natio­nale du SPF
Il/elle par­ti­cipe au mana­ge­ment de la fonc­tion archive dans l’orga­ni­sa­tion à tra­vers un réseau de cor­res­pon­dants dédiés rat­ta­chés fonc­tion­nel­le­ment :
–  en déve­lop­pant des pro­jets ;
–  en par­ti­ci­pant aux rela­tions exter­nes du ser­vice ;
–  en défi­nis­sant et en sui­vant la mise en œuvre des pro­cé­du­res de tra­vail.
Il/elle gère les moyens qui lui sont affec­tés, par­ti­cipe / contri­bue à la sélec­tion des moyens affec­tés à l’archi­vage et super­vise leur uti­li­sa­tion effec­tive.
Dans son domaine, il/elle par­ti­cipe à des mises en concur­rence et suivi de pres­ta­tion, des rela­tions client/four­nis­seur ou pres­ta­taire.
Il/elle est amené à mettre son exper­tise au ser­vice du déve­lop­pe­ment du métier.

Records mana­ge­ment et col­lecte
– Met en place, évalue et contrôle le sys­tème de cir­cu­la­tion des docu­ments ;
–  Elabore des outils du records mana­ge­ment (plans de clas­se­ment des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, sys­tème de cota­tion…) ;
– Met en œuvre des outils du records mana­ge­ment ;
–  Assure la rela­tion et la com­mu­ni­ca­tion avec les ser­vi­ces ver­sants/pro­duc­teurs.

Animation, sen­si­bi­li­sa­tion et accom­pa­gne­ment
–  Anime et met en œuvre la poli­ti­que d’archi­vage à tra­vers un réseau de cor­res­pon­dants fonc­tion­nels au sein des dif­fé­rents direc­tions et ser­vi­ces ;
– Assure et veille à l’appli­ca­tion effec­tive de la poli­ti­que d’archi­vage ;
–  Forme à la pré­pa­ra­tion des ver­se­ments et des éliminations :

• Gestion des archives intermédiaires ;
• Préparation, transfert de documents / versements :
  Contrôle des versements d’archives définitives ;
  Aspects archivistiques ;
  Aspects logistiques.
• Tableaux de tri et de conservation ;
• Reconstitution du contexte de production des documents ;
• Élimination physique des documents.

Classement et des­crip­tion
–  Elabore le plan de clas­se­ment :

• Recueil des informations ;
• Identification des documents ;
• Rédaction du plan de classement.

–  Analyse des docu­ments/dos­siers ;
–  Définit les moda­li­tés de recher­che et d’indexa­tion.

Conservation
–  Définit la poli­ti­que de conser­va­tion pré­ven­tive et cura­tive :

• Surveillance des conditions de conservation matérielle et l’intégrité des collections, récolement ;
• Audit, diagnostic, analyse des besoins ;
• Évaluation et négociation des moyens ;
• Travail en partenariat pour la mise en œuvre des projets avec les prestataires externes ou services ressources en interne : sélection, contractualisation, suivi des missions ;
• Relations avec les directions et services versants pour contrôle et conseil ;
• Formation à la conservation préventive.

–  Veille à l’adé­qua­tion des moyens par rap­port au volume et à la typo­lo­gie des archi­ves :

• Bâtiments, locaux de conservation, conduite projets associés, gestion et organisation de l’espace, fixation des règles d’accès ;
• Archives électroniques : suivi du stockage.

–  Veille à la capa­cité de res­tau­ra­tion des archi­ves.

Communication et valo­ri­sa­tion (hors archive patri­mo­niale)
–  Veille à ce que les publics inter­nes ou exter­nes accè­dent aux archi­ves ;
–  Veille à la valo­ri­sa­tion des archi­ves.

2.12 En direc­tion des fédé­ra­tions du SPF
–  Il/elle fait, anime et pro­meut la poli­ti­que d’archi­vage du SPF au sein du mou­ve­ment en orga­ni­sant notam­ment des jour­nées de sen­si­bi­li­sa­tion ou des temps de ren­contres décen­tra­li­sées ;
–  Il/elle accom­pa­gne les Secrétaires géné­raux des Fédérations dans l’élaboration de leur poli­ti­que d’archi­vage en lien avec la poli­ti­que d’archi­vage du SPF ;
–  Il/elle est force de pro­po­si­tion et de conseil auprès des Secrétaires géné­raux pour la mise en œuvre de la poli­ti­que d’archi­vage au sein de leurs fédé­ra­tions ;
–  En lien avec l’ins­ti­tut de for­ma­tion, il/elle contri­bue à l’accultu­ra­tion et à la montée en com­pé­tence des Fédérations dans le domaine de l’archi­vage (livret péda­go­gi­que, jour­née de for­ma­tion par exem­ple).
L’archi­viste expert(e) pri­vi­lé­gie l’appui de res­sour­ces béné­vo­les et la recher­che de gra­tuité pour mener à bien ses mis­sions.

2.2 Compétences et savoirs faire opé­ra­tion­nels
–  Choisir et mettre en œuvre les tech­ni­ques de conser­va­tion des docu­ments (exper­tise) ;
–  Culture géné­rale (Expertise) ;
–  Environnement de tra­vail (ins­ti­tu­tion­nel, juri­di­que) (exper­tise) ;
–  Méthode de cons­ti­tu­tion d’archi­ves orales (connais­sance à exper­tise) ;
–  Méthodes de mana­ge­ment (exper­tise) ;
–  Méthodes de valo­ri­sa­tion des archi­ves (exper­tise) ;
–  Outils infor­ma­ti­ques (exper­tise) ;
–  Principes de l’archi­vage électronique (exper­tise) ;
–  Principes d’élaboration de pro­cé­du­res de col­lecte (exper­tise) ;
–  Principes du records mana­ge­ment (exper­tise) ;
–  Principes et tech­ni­ques de com­mu­ni­ca­tion (mai­trise) ;
–  Règles et prin­ci­pes du clas­se­ment et de l’ana­lyse archi­vis­ti­ques (aisance à capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Techniques de conser­va­tion des sup­ports des docu­ments (exper­tise) ;
–  Techniques de for­ma­tion (exper­tise) ;
–  Choisir et mettre en œuvre les solu­tions d’archi­vage électronique (aisance à capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Choisir et mettre en œuvre les tech­ni­ques de conser­va­tion des docu­ments (capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Choisir et mettre en œuvre les tech­ni­ques de valo­ri­sa­tion des archi­ves (capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Classement et ana­lyse archi­vis­ti­ques (exper­tise à capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Définir et appli­quer les règles d’archi­vage (exper­tise à capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Gestion et mana­ge­ment (exper­tise à capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Pédagogie (mai­trise) ;
–  Qualités rela­tion­nel­les (mai­trise) ;
–  Structurer et retrou­ver l’infor­ma­tion (capa­cité de pro­po­si­tion) ;
–  Utiliser les tech­ni­ques de com­mu­ni­ca­tion et les métho­des péda­go­gi­ques (capa­cité de pro­po­si­tion).

2.3 Connaissances
–  Connaissance de l’envi­ron­ne­ment asso­cia­tif et ses carac­té­ris­ti­ques.

2.4 Profil demandé
–  Diplôme uni­ver­si­taire spé­cia­lisé en archi­vis­ti­que de niveau Bac+5 ;
–  Expérience de 5 ans dans le domaine ;
–  Qualités requi­ses : rigueur, réac­ti­vité, être force de pro­po­si­tion, aisance rela­tion­nelle et capa­cité d’écoute, confi­den­tia­lité ;
–  Le par­tage de l’his­toire, des valeurs, des mis­sions et du fonc­tion­ne­ment du SPF serait un plus.