L’Association Diocésaine de Paris

Organisation : Association Diocésaine de Paris
Entité : Association dio­cé­saine de Paris
Référence : ADPACAC23
Code postal : 75004
Contrat : CDI

Poste
Elle recrute un(e) Assistant(e) du Chancelier aux Archives de Catholicité, ser­vice regroupe tous les regis­tres de Baptêmes et Mariages du dio­cèse de Paris depuis 1910.
Sous la res­pon­sa­bi­lité du Chancelier, le titu­laire du poste assure le bon fonc­tion­ne­ment, l’orga­ni­sa­tion et le suivi du ser­vice des archi­ves de catho­li­cité : archi­vage, ges­tion d’une base de don­nées interne, rela­tion de ser­vice (aux parois­ses, aux per­son­nes à titre privé, et à d’autres ser­vi­ces dio­cé­sains : autant de per­son­nes situées géo­gra­phi­que­ment à dis­tance de son poste de tra­vail). L’Assistant(e) du Chancelier est amené(e) à tra­vailler avec toutes les parois­ses et dio­cè­ses de France et du monde entier. Il/elle est en rela­tion avec des reli­gieux et des laïcs afin de les aider à res­pec­ter les règles du droit cano­ni­que en matière de pré­pa­ra­tion aux sacre­ments et dans toutes les tâches admi­nis­tra­ti­ves liées aux actes de catho­li­cité.

Ses mis­sions prin­ci­pa­les :
–  Accueillir en toute situa­tion les par­ti­cu­liers comme les parois­ses pour répon­dre aux besoins des uns et appor­ter le sup­port néces­saire aux autres :

• Organiser les réponses aux courriers, mails, appels téléphoniques et rendez-vous individuels : Rechercher dans les registres, envoyer promptement des copies d’actes, transmettre aux paroisses les registres, conseiller les paroisses en matière de respect du droit canonique, orienter vers le bon interlocuteur
• Être à l’écoute des difficultés des paroisses : faire remonter les difficultés au Chancelier, établir des fiches de procédures

–  Archiver métho­di­que­ment dans le res­pect des règles de droit cano­ni­que les regis­tres et autres docu­ments des sacre­ments de l’ini­tia­tion chré­tienne.

• Mettre en œuvre une méthodologie de traitement des données sacramentelles, et s’assurer chaque année de la conformité des registres des sacrements remplie par les paroisses
• Respecter l’ordre, étiqueter, réparer les registres, en lien avec son adjointe
• Classer les notifications provenant des paroisses et les renvoyer vers les dossiers d’origine par l’intermédiaire des évêchés
• Transcrire les sacrements sur les registres de baptême, saisir et relire, suivre les notifications de sacrement
• Renseigner la base de données Archilab, extraire les statistiques annuelles

– Continuité du ser­vice

• Former régulièrement les intervenants sur les registres de catholicité en paroisse (bénévoles, secrétaires, prêtres…)
• Organiser le travail au sein de l’équipe, faire vivre, évoluer et créer des procédures
• Reporter régulièrement au Chancelier
  Le service des Archives de Catholicité est isolé géographiquement du reste des services de l’ADP.

Profil
Pour réus­sir dans cette mis­sion, plu­sieurs com­pé­ten­ces et qua­lité sont néces­sai­res :

• Bonne connaissance de l’Église catholique et de sa structure
• Maîtrise des techniques d’archivage : Niveau Licence ou Bachelor
• Maîtrise du Pack Office
• Connaissance des règles de la protection des données (législation française, européenne et droit canonique)
• Autonomie, organisation et rigueur
• Méthodologie de conduite de projet et définition du cadre du travail quotidien pour l’équipe
• Parler Anglais ; notions d’autres langues appréciées
• Pédagogie et diplomatie
• Sens de l’écoute et du service
• Sens de la discrétion et de la stricte confidentialité
• Esprit d’équipe
• Aisance relationnelle