Journée d’études 2018 de la section des archivistes d’entreprises et du secteur privé

L’archi­vage numé­ri­que s’est déve­loppé dans le sec­teur privé depuis une dizaine d’années avec une accé­lé­ra­tion récente incontes­ta­ble. Des sys­tè­mes d’archi­vage électronique (SAE) sont déjà en pro­duc­tion et de très nom­breux pro­jets de SAE sont en cours de mise en œuvre.
La col­lecte d’archi­ves numé­ri­ques est désor­mais opé­ra­tion­nelle. Elle pose de nom­breu­ses ques­tions d’orga­ni­sa­tion et de stra­té­gie. En termes d’orga­ni­sa­tion, le ser­vice d’archi­ves doit trou­ver les meilleu­res appro­ches pour se posi­tion­ner afin de cons­truire des stra­té­gies avec d’autres métiers comme les infor­ma­ti­ciens, les juris­tes, les qua­li­ti­ciens, les audi­teurs, les data ana­lysts, etc. Il s’agit également de mettre en place des opé­ra­tions de col­lecte qui se font de plus en plus en mode projet avec des équipes trans­ver­ses alliant a minima le(s) ser­vice(s) pro­prié­taire des don­nées, le ser­vi­ces d’archi­ves et le ser­vice infor­ma­ti­que. La col­lecte est une opé­ra­tion mul­ti­di­men­sion­nelle avec des enjeux allant de la ges­tion des ris­ques à la maî­trise de coûts, sans oublier les besoins de l’uti­li­sa­teur qui doi­vent occu­per une place cen­trale dans les métho­des de tra­vail pro­po­sées pour que les don­nées soient acces­si­bles et exploi­ta­bles.
La pro­duc­tion docu­men­taire numé­ri­que connais­sant une crois­sance expo­nen­tielle, il est impen­sa­ble de tout col­lec­ter. L’évaluation et la sélec­tion doi­vent rele­ver d’une col­lecte concer­tée s’assu­rant que les docu­ments et don­nées stra­té­gi­ques soient bien conser­vés ou éliminés. Quelle est la place à accor­der à la col­lecte patri­mo­niale dans ce contexte ? Est-elle com­plé­men­taire ou dis­tincte d’une col­lecte stra­té­gi­que por­tant sur des don­nées iden­ti­fiées comme vita­les ?

Mot d’accueil par l’AAF

Mot d’accueil par l’INPI par Romain Soubeyran, direc­teur géné­ral de l’INPI

Introduction par l’Institut National de la Propriété Industrielle : La ges­tion de l’archi­vage électronique à l’INPI : pré­sen­ta­tion du GIE Archidata
Valérie Marchal (res­pon­sa­ble du ser­vice archi­ves et pré­si­dente du GIE ARCHIDATA)

et Jean-François Vetillard (chef de projet archi­vage électronique)

Table ronde n° 1 : Comment inté­grer les stra­té­gies de col­lecte à la gou­ver­nance des don­nées ?
La col­lecte d’archi­ves numé­ri­ques est aujourd’hui par­fai­te­ment opé­ra­tion­nelle et est inté­grée dans les pro­ces­sus de tra­vail des archi­vis­tes. Afin de pou­voir la réa­li­ser dans les meilleu­res condi­tions, il convient de défi­nir des stra­té­gies adap­ta­bles à son écosystème de tra­vail et son orga­ni­sa­tion. Comment se posi­tion­ner au sein de son orga­ni­sa­tion ? Quelles allian­ces cons­truire ? Comment insé­rer la stra­té­gie de col­lecte dans d’autres poli­ti­ques menées au sein de sa struc­ture notam­ment l’urba­ni­sa­tion des sys­tè­mes d’infor­ma­tion, la maî­trise des ris­ques juri­di­ques et finan­ciers, l’open data, la cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001… ? Comment struc­tu­rer l’inter­ven­tion des archi­vis­tes de manière trans­ver­sale à l’entre­prise ? Comment pren­dre en compte la dimen­sion « inter­na­tio­nale » des modes de pro­duc­tion de l’infor­ma­tion (filia­les à l’étranger, ser­vi­ces à l’étranger, don­nées venant d’orga­nis­mes inter­na­tio­naux…) ?
Modérateur : Marie Laperdrix
–  Anne Burnel, direc­trice des Archives du Groupe La Poste
–  Clotilde Cucchi-Vignier, chef du dépar­te­ment Archives et Records mana­ge­ment, Groupe Total.
–  Agnès Ripoll-Ghys, res­pon­sa­ble du pôle archi­ves électroniques et signa­ture électronique, Orange.

Table ronde n° 2 – Stratégies opé­ra­tion­nel­les de col­lecte : retours d’expé­rience
Sur la base de retours d’expé­rience concrets, l’objec­tif est de dis­cu­ter de la réa­dap­ta­tion per­pé­tuelle des métho­des de col­lecte. Comment réin­vente-t-on les stra­té­gies en fonc­tion des contex­tes orga­ni­sa­tion­nels, de la culture d’entre­prise, des besoins et des atten­tes des uti­li­sa­teurs, des contrain­tes métier des ser­vi­ces pro­duc­teurs, des ris­ques juri­di­ques et finan­ciers, des coûts des opé­ra­tions d’archi­vage ? Doit-on par­fois aller à contre-cou­rant par rap­port aux métho­des ima­gi­nées ini­tia­le­ment ? Quelle est la varia­ble d’ajus­te­ment entre la stra­té­gie ini­tiale et la réa­lité du ter­rain ? Comment fait-on coexis­ter dif­fé­ren­tes échelles de trai­te­ment des don­nées ? Quelles sont les limi­tes de la stan­dar­di­sa­tion ? Comment intè­gre-t-on plus pré­ci­sé­ment la ges­tion des ris­ques ? La col­lecte d’archi­ves numé­ri­ques nous force de plus en plus à tra­vailler en mode-projet, à faire du sur mesure dans cer­tains cas. Est-ce que cette appro­che est per­ti­nente, est-elle dura­ble et viable sur le long terme ?
Modérateur : Lourdes Fuentes Hashimoto
–  Marie Bessard, Digital Archiving Manager, Sanofi.
–  Marine Guénerais, cheffe du sec­teur conseil et col­lecte des archi­ves, minis­tère de l’Economie et des Finances, minis­tère de l’Action et des Comptes publics.
–  Sandra Holgado, experte archi­ves, EDF

Table ronde n°3 – Une réor­ga­ni­sa­tion de la col­lecte vers une col­lecte stra­té­gi­que, une néces­sité ? Expériences inter­na­tio­na­les, ses­sion en anglais avec une tra­duc­tion en fran­çais.
La crois­sance expo­nen­tielle de l’infor­ma­tion est une réa­lité et très sou­vent il y a une masse d’infor­ma­tions non struc­tu­rées qui peut avoir de la valeur. La tâche peut sem­bler écrasante d’autant plus que les médias numé­ri­ques ren­dent très dif­fi­cile l’appli­ca­tion de métho­des de tri et de sélec­tion tra­di­tion­nel­les. Deux ques­tions se posent : com­ment iden­ti­fier où se trou­vent sto­ckées toutes les don­nées per­ti­nen­tes ? Et com­ment iden­ti­fie-t-on ce qui a réel­le­ment de la valeur pour la conser­va­tion à long terme ? Le chan­ge­ment d’échelle avec la sura­bon­dance infor­ma­tion­nelle liée au numé­ri­que induit-il une nou­velle pos­ture ? L’uti­li­sa­tion d’outils d’auto­ma­ti­sa­tion de la sélec­tion est-elle viable ? Le recours à des sys­tè­mes qui peu­vent aider les archi­vis­tes à com­pren­dre les vastes ensem­bles docu­men­tai­res numé­ri­ques peut être ques­tionné : com­ment inte­ra­gir effi­ca­ce­ment avec ces res­sour­ces ? Où se situe notre res­pon­sa­bi­lité ? Cette ses­sion s’effor­cera de four­nir des appro­ches pra­ti­ques sur les métho­des pour iden­ti­fier l’infor­ma­tion per­ti­nente dans l’océan de don­nées non struc­tu­rées.
Modérateur : Anthéa Seles
–  Maria Luisa Di Biagio, Information Governance Division, Banque cen­trale euro­péenne

–  James Mortlock, Digital Archives Manager, HSBC Group Management Services

–  Tim Gollins, head of digi­tal archi­ving, Archives natio­na­les d’Ecosse

Conclusion pros­pec­tive par William Kilbride, Digital Preservation Coalition (ses­sion en anglais avec une tra­duc­tion en fran­çais).
La tra­duc­tion est offerte grâce au sou­tien finan­cier d’Iron Mountain