Le Département de la Charente

Contrat de projet - Catégorie B - Assistant de conser­va­tion

Notre ins­ti­tu­tion
Placé idéa­le­ment au cœur de la Région Nouvelle-Aquitaine, le dépar­te­ment de la Charente offre l’avan­tage d’une agréa­ble qua­lité de vie et de pay­sa­ges très divers : Charente limou­sine, Charente péri­gour­dine, pays du Cognac, vallée de l’image d’Angoulême, cons­ti­tuent des atouts économiques et cultu­rels pour le dépar­te­ment.
De nom­breux et grands fes­ti­vals y sont orga­ni­sés toute l’année : le fes­ti­val inter­na­tio­nal de la Bande des­si­née y côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du monde à Confolens. Ouvert sur les métro­po­les, le dépar­te­ment de la Charente est acces­si­ble grâce aux axes natio­naux et la LGV qui des­ser­vent ses ter­ri­toi­res. Le Conseil dépar­te­men­tal gère un budget d’envi­ron 500 mil­lions d’euros, 2000 sala­riés, 200 offres d’emplois annuel­les. Tourné vers le déve­lop­pe­ment de l’image de son ter­ri­toire, le Département de la Charente accorde une impor­tance par­ti­cu­lière à l’éducation, à tra­vers les col­lè­ges dont il a la charge, à l’acces­si­bi­lité de ses ter­ri­toi­res, à tra­vers l’entre­tien des routes dépar­te­men­ta­les, et aux soli­da­ri­tés humai­nes, à tra­vers les mai­sons des soli­da­ri­tés.
Fortes d’une équipe de 23 agents, les Archives dépar­te­men­ta­les de la Charente sont une direc­tion du pôle Education, Culture et Sports et sont orga­ni­sées en trois sec­teurs : Fonds ; Conservation et biblio­thè­que ; Publics.
L’ensem­ble des fonds et col­lec­tions repré­sente 17 kilo­mè­tres linéai­res, répar­tis sur deux sites à Angoulême. Les Archives dépar­te­men­ta­les super­vi­sent par ailleurs le pré-archi­vage du Conseil dépar­te­men­tal com­posé de deux locaux prin­ci­paux d’une capa­cité totale proche de 2 kilo­mè­tres linéai­res.

Cadre ins­ti­tu­tion­nel
Pôle : PECS
Direction : Archives
Service : -
Secteur / cel­lule : Fonds
Résidence admi­nis­tra­tive : Angoulême
Localisation géo­gra­phi­que : 24 avenue Gambetta 16000 ANGOULEME
Emploi repère : Archiviste
Niveau fonc­tion­nel : 5.1

Environnement hié­rar­chi­que et fonc­tion­nel
Relations fonc­tion­nel­les
– Internes

• Agents des secteurs Fonds et Conservation
• Secrétariat

– Externes

• Ensemble des services du Conseil
  départemental
• Prestataires et partenaires

Définition du poste
Met en place le sys­tème de pré-archi­vage du Conseil dépar­te­men­tal entendu comme un véri­ta­ble ser­vice rendu du point de vue orga­ni­sa­tion­nel (pro­cé­du­res et réseau de réfé­rents) et maté­riel (ges­tion des locaux de pré-archi­vage et des ver­se­ments aux Archives dépar­te­men­ta­les). Gère les deman­des de com­mu­ni­ca­tions admi­nis­tra­ti­ves for­mu­lées par les ser­vi­ces. Est un relais entre les ser­vi­ces pro­duc­teurs et les Archives dépar­te­men­ta­les qui assu­rent le contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que.

Activités
Mission 1 : Résorber les arrié­rés d’archi­ves inter­mé­diai­res
– Evaluation de la situa­tion avec pro­duc­tion de diag­nos­tics et de plans d’actions ciblés ;
– Traitement intel­lec­tuel :

• Identification des producteurs, des documents et des DUA afférentes.

– Traitement maté­riel :

• Préparation des éliminations ;
• Soumission des propositions de versements aux AD 16 ;
• Mise en conformité des archives intermédiaires devant être conservées par le pré-archivage.

Mission 2 : Assurer la ges­tion des locaux de pré-archi­vage
– Evaluation des locaux de conser­va­tion inter­mé­diaire (locaux prin­ci­paux situés au pôle Solidarités et secondai­res situés sur le pla­teau) avec pro­po­si­tions d’amé­na­ge­ment/réa­mé­na­ge­ment/équipement ;
– Définition d’une poli­ti­que d’implan­ta­tion des fonds avec répar­ti­tion et attri­bu­tion d’espa­ces dédiés aux ser­vi­ces ;
– Définition d’une poli­ti­que d’adres­sage des maga­sins, de cota­tion des archi­ves et de contrôle des condi­tions cli­ma­ti­ques ;
– Informatisation : para­mé­trage et mise en ser­vice du logi­ciel Thot Préarchivage, tenue du réco­le­ment, sta­tis­ti­ques ;
– Gestion de l’espace dis­po­ni­ble : cam­pa­gnes de refou­le­ment, recondi­tion­ne­ment, éliminations et ver­se­ments aux AD16

Mission 3 :
– Evaluation de la pro­duc­tion docu­men­taire des ser­vi­ces : visi­tes, rédac­tion de tableaux de ges­tion et de plans de clas­se­ment ;
– Rédaction de comp­tes rendus de visi­tes ou de réu­nions ;
– Mise en place, for­ma­tion et ani­ma­tion du réseau des réfé­rents Archives ;
– Mise en place d’une pro­cé­dure et d’outils pour les éliminations et les trans­ferts au sein des locaux de préar­chi­vage ;
– Prise en charge des trans­ferts d’archi­ves : ins­truc­tion des bor­de­reaux, prise en charge des docu­ments, contrôle de confor­mité, cota­tion, étiquetage, ran­ge­ment, loca­li­sa­tion dans Thot et trans­mis­sion des infor­ma­tions aux ser­vi­ces.

Mission 4 : Gérer les com­mu­ni­ca­tions admi­nis­tra­ti­ves
– Mise en place d’une pro­cé­dure et d’outils pour répon­dre aux deman­des de com­mu­ni­ca­tion for­mu­lées par les ser­vi­ces ;
– Sortie et remise des docu­ments aux ser­vi­ces deman­deurs ;
– Suivi des mou­ve­ments et relance pour réin­té­gra­tion des docu­ments ;
– Réintégration des docu­ments ;
– Tenue de sta­tis­ti­ques sur les mou­ve­ments.

Conditions par­ti­cu­liè­res d’exer­cice
Temps de tra­vail : temps com­plet
Moyens logis­ti­ques : EPI, ordi­na­teur fixe et por­ta­ble, télé­phone fixe et por­ta­ble, véhi­cule de ser­vice (pool)
Conditions par­ti­cu­liè­res :
– Déplacements fré­quents
– Port de char­ges
– Exposition à la pous­sière

Compétences atten­dues
Savoirs
(Niveau Expertise (E), Maitrise (M), Initiation (I)
1- Procédures d’évaluation et de sélec­tion des archi­ves (E)
2- Connaissances des com­pé­ten­ces et des pro­duc­teurs d’archi­ves dépar­te­men­ta­les (E)
3- Cadre légis­la­tif et régle­men­taire s’appli­quant aux archi­ves publi­ques (M)
4- Principes scien­ti­fi­ques et déon­to­lo­gi­ques appli­qués à la conser­va­tion pré­ven­tive des archi­ves (M)

Savoir-Faire
1- Logistique et ges­tion de l’espace (E)
2- Capacité de ges­tion du temps et prio­ri­sa­tion (E)
3- Capacité à faire face aux urgen­ces et aux impré­vus (E)
4- Utilisation du logi­ciel Thot et d’Excel (M)
5- Capacités de rédac­tion (M)

Savoir-Etre
1- Capacité à com­mu­ni­quer et à rendre compte (E)
2- Rigueur (E)
3- Autonomie (M)
4- Pédagogie et intel­li­gence rela­tion­nelle (M)
5- Sens de la confi­den­tia­lité (M)

La can­di­da­ture (lettre de moti­va­tion, CV, diplô­mes et der­nier arrêté de situa­tion sta­tu­taire pour les titu­lai­res de la Fonction publi­que) doit être dépo­sée sur le site Internet du Département https://www.lacha­rente.fr/boite-a-outils/emploi/
Date limite de can­di­da­ture : 17 juin 2022
Référence : 2022_PECS_Archiviste_Archives dépar­te­men­ta­les_Secteur Fond_(Contrat de projet)

Cette pro­cé­dure de recru­te­ment répond aux dis­po­si­tions de la loi de trans­for­ma­tion de la fonc­tion publi­que du 6 août 2019 et du décret n° 2019-1414 du 19 décem­bre 2019