L’Université Paris Cité

ref 7741
Direction géné­rale délé­guée aux affai­res juri­di­ques / Pôle Sécurisation des don­nées et docu­ments / Département des archi­ves

Cadre de l’offre d’emploi :
Catégorie A
Personnel non ensei­gnant (BIATSS)
BAP F – Culture, Communication, Production et dif­fu­sion des savoirs
Corps ASI – Assistant ingé­nieur

Quotité de tra­vail : 100%
Emploi-type REFERENS
F3A42 Assistant.e archi­viste

Durée du contrat : agent titu­laire ou contrac­tuel (contrat de deux ans)
Date sou­hai­tée de prise de fonc­tion : 01/02/2024

Localisation du poste :
85, bou­le­vard Saint-Germain – 75006 Paris

Contact :
Benjamin RULLIER, res­pon­sa­ble du dépar­te­ment des archi­ves ben­ja­min.rul­lier@u-paris.fr

Résumé du poste
Le/la chargé.e d’archi­ves assure la mise en œuvre des pro­ces­sus d’évaluation, de col­lecte et de clas­se­ment des archi­ves des ser­vi­ces, com­po­san­tes et labo­ra­toi­res de l’uni­ver­sité dont il/elle a la charge, et par­ti­cipe aux acti­vi­tés de conser­va­tion et de com­mu­ni­ca­tion des archi­ves. Il/Elle contri­bue aux chan­tiers et pro­jets du dépar­te­ment des archi­ves et peut être amené à en pilo­ter.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE
Missions du dépar­te­ment des archi­ves
Le dépar­te­ment des archi­ves est inté­gré au sein du pôle Sécurisation des don­nées et des docu­ments de la Direction géné­rale délé­guée aux affai­res juri­di­ques d’Université Paris Cité Ce pôle a pour mis­sion de sécu­ri­ser la ges­tion et la conser­va­tion des docu­ments et don­nées de l’établissement.

Composé de 4 agents, le dépar­te­ment des archi­ves a pour mis­sion de col­lec­ter, clas­ser, conser­ver et valo­ri­ser les archi­ves admi­nis­tra­ti­ves, scien­ti­fi­ques et péda­go­gi­ques de l’établissement, ainsi qu’accom­pa­gner ses direc­tions géné­ra­les délé­guées, facultés, com­po­san­tes et labo­ra­toi­res dans la ges­tion et l’archi­vage de leurs docu­ments et don­nées.
Dans le cadre de la trans­for­ma­tion admi­nis­tra­tive de l’uni­ver­sité, le dépar­te­ment coor­donne plu­sieurs pro­jets por­tant notam­ment sur l’archi­vage des docu­ments papier et électroniques des ser­vi­ces en situa­tion de réor­ga­ni­sa­tions, l’exten­sion de son logi­ciel de ges­tion d’archi­ves à l’ensem­ble de l’uni­ver­sité ou la concep­tion et la mise en œuvre de la poli­ti­que d’archi­vage et des outils asso­ciés (réfé­ren­tiel de conser­va­tion des docu­ments et don­nées).

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Missions du poste
Sous la res­pon­sa­bi­lité du res­pon­sa­ble de dépar­te­ment, vous par­ti­ci­pez à la mise en œuvre des pro­ces­sus d’évaluation, de col­lecte et de clas­se­ment des archi­ves d’un por­te­feuille de ser­vi­ces de l’uni­ver­sité, et par­ti­ci­pez aux acti­vi­tés de conser­va­tion et de com­mu­ni­ca­tion des archi­ves. Vous contri­buez voire pilo­tez des chan­tiers du dépar­te­ment des archi­ves notam­ment ceux rela­tifs trai­te­ment des archi­ves des ser­vi­ces en situa­tion de réor­ga­ni­sa­tions, au pilo­tage de l’occu­pa­tion des maga­sins d’archi­ves, au pilo­tage du trai­te­ment de l’arriéré d’archi­ves dans les maga­sins ou à l’élaboration du réfé­ren­tiel de ges­tion des docu­ments et don­nées de l’établissement.

Activités prin­ci­pa­les
Le poste com­prend plu­sieurs acti­vi­tés prin­ci­pa­les :

1. Collecte des archi­ves
Auditer les ser­vi­ces et évaluer les besoins en ges­tion docu­men­taire et en archi­vage en concer­ta­tion avec les pro­duc­teurs
Coordonner la ges­tion docu­men­taire et l’archi­vage sur un por­te­feuille de ser­vi­ces
Établir des tableaux de ges­tion et autres outils d’har­mo­ni­sa­tion de la pro­duc­tion docu­men­taire (pro­ces­sus, pro­cé­du­res, guides de bonnes pra­ti­ques, notes, etc.)
Préparer et accueillir des ver­se­ments.
Concevoir et animer des pro­gram­mes de for­ma­tion à l’archi­vage à des­ti­na­tion des per­son­nels admi­nis­tra­tifs et scien­ti­fi­ques.
Contribuer aux actions de conseil des ser­vi­ces dans leurs pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion et d’archi­vage électronique

2. Classement des archi­ves
Classer des fonds d’archi­ves admi­nis­tra­tifs et scien­ti­fi­ques selon la norme ISAD-G et les règles de des­crip­tion archi­vis­ti­que
Coordonner et trai­ter l’arriéré d’archi­ves dans les maga­sins d’archi­ves

3. Valorisation des archi­ves
Assurer la com­mu­ni­ca­tion des docu­ments aux publics inter­nes et exter­nes, en appli­ca­tion des dis­po­si­tions léga­les et dans le res­pect des droits des per­son­nes et de l’accès à l’infor­ma­tion
Accueillir les cher­cheurs en salle de lec­ture
Contribuer à la valo­ri­sa­tion des fonds d’archi­ves de l’uni­ver­sité : mise en ligne d’ins­tru­ments de recher­che sur Calames, déter­mi­na­tion des docu­ments pou­vant être numé­ri­sés dans le cadre de cam­pa­gnes de numé­ri­sa­tion

4. Participation aux acti­vi­tés du ser­vice
Participer à la bonne conser­va­tion des fonds et à la ges­tion des maga­sins d’archi­ves (mise à jour des réco­le­ments, etc.)
Participer aux acti­vi­tés cou­ran­tes du dépar­te­ment des archi­ves : orga­ni­sa­tion d’éliminations et de trans­ferts d’archi­ves, etc.
Participer et coor­don­ner des chan­tiers et pro­jets du dépar­te­ment des archi­ves
Assurer une veille métier

Encadrement
Aucun.

Conditions par­ti­cu­liè­res d’exer­cice
Outils spé­ci­fi­ques à l’acti­vité
–  Suite logi­ciel bureau­ti­que (Microsoft Office, Open Office)
–  Logiciel de ges­tion d’archi­ves Mnesys
–  Feuille de style Sosie pour les ver­se­ments aux Archives natio­na­les
–  Outils de trai­te­ment d’archi­ves électroniques (ReSIP, Archifiltre)
Manutention et port de char­ges lour­des de manière occa­sion­nelle
Déplacements fré­quents sur site

PROFIL RECHERCHE
Connaissances
–  Connaissance appro­fon­die du cadre légal et déon­to­lo­gi­que en matière d’archi­ves publi­ques
–  Connaissance de l’envi­ron­ne­ment de l’ensei­gne­ment supé­rieur et de la recher­che et du fonc­tion­ne­ment d’une uni­ver­sité

Savoir-faire – Compétences opé­ra­tion­nel­les
–  Maîtrise des outils de bureau­ti­que cou­rants
–  Maîtrise des règles de ges­tion des archi­ves, notam­ment des normes en matière de col­lecte et de clas­se­ment
–  Connaissance de la métho­do­lo­gie de projet
–  Savoir iden­ti­fier les atten­tes et les besoins d’un ser­vice pour pro­po­ser les solu­tions adap­tées

Savoir-être – Compétences com­por­te­men­ta­les
–  Curiosité intel­lec­tuelle
–  Être auto­nome et être force de pro­po­si­tion
–  Aptitude au tra­vail en équipe ou en réseau
–  Rigueur et sens de l’orga­ni­sa­tion, res­pect des délais
–  Capacité d’adap­ta­tion et d’anti­ci­pa­tion
–  Être doté d’un bon rela­tion­nel et d’aisance à l’oral
–  Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la déci­sion

Formation et expé­rience néces­sai­res
–  Diplôme de Licence pro­fes­sion­nelle ou de Master en archi­vis­ti­que
–  Une expé­rience en matière de ges­tion d’archi­ves publi­ques d’au moins une année est sou­hai­tée