Estérel Côte d’Azur Agglomération

Estérel Côte d’Azur Agglomération (VAR, 83)
Recrute pour la Ville de Saint-Raphaël (36 000 habi­tants)

Dans le cadre de la mise en œuvre du schéma de mutua­li­sa­tion
et selon le nou­veau pacte de gou­ver­nance du ter­ri­toire,
Un(e) e-archi­viste confirmé(e) à temps com­plet H/F
Responsable des Archives muni­ci­pa­les de Saint-Raphaël

Catégorie : A ou B
Cadre d’emploi : Attaché(e) de conser­va­tion du patri­moine ou Assistant(e) ter­ri­to­rial(e) de conser­va­tion du patri­moine et des biblio­thè­ques

Station bal­néaire enso­leillée répu­tée pour sa qua­lité de vie, située dans un cadre incom­pa­ra­ble au pied du massif de l’Estérel, la Ville de Saint-Raphaël a pour ambi­tion de faire de son ser­vice d’archi­ves un outil essen­tiel pour ren­for­cer la pro­mo­tion et l’attrac­ti­vité tou­ris­ti­ques du ter­ri­toire et en accroî­tre le rayon­ne­ment cultu­rel par le biais d’une mise en valeur des témoi­gna­ges ines­ti­ma­bles qu’il conserve, autour de son patri­moine natu­rel, archi­tec­tu­ral et mémo­riel.

Rattaché(e) à la Direction géné­rale adjointe Ressources et sous l’auto­rité de la res­pon­sa­ble du ser­vice archi­ves de l’agglo­mé­ra­tion, votre mis­sion prin­ci­pale consis­tera à assu­rer la ges­tion de l’ensem­ble de la poli­ti­que d’archi­vage du ser­vice des archi­ves de la ville : col­lec­ter, conser­ver, trai­ter, com­mu­ni­quer les archi­ves et les valo­ri­ser.
Vous contri­bue­rez à déve­lop­per des actions com­mu­nes afin de mutua­li­ser les moyens, et par­ti­ci­pe­rez à la réa­li­sa­tion du bâti­ment mutua­lisé ville/ agglo­mé­ra­tion ainsi qu’à l’élaboration du Projet scien­ti­fi­que, cultu­rel et éducatif du ser­vice mutua­lisé.
En tant qu’expert du cycle de vie des docu­ments, vous par­ti­ci­pe­rez à la sen­si­bi­li­sa­tion des pro­duc­teurs et à l’ani­ma­tion du réseau de cor­res­pon­dants archi­ves pour mener à bien la résorp­tion des arrié­rés et ins­tau­rer les bons réflexes dès la créa­tion des archi­ves papier et don­nées numé­ri­ques.
Chargé de l’accom­pa­gne­ment des ser­vi­ces dans la tran­si­tion numé­ri­que de la col­lec­ti­vité, en étroite col­la­bo­ra­tion avec les réfé­rents pro­jets qui coor­don­nent les aspects tech­ni­ques de la mise en œuvre des pro­jets d’archi­vage (dont la Direction des sys­tè­mes d’infor­ma­tion et le Délégué à la pro­tec­tion des don­nées), vous serez le réfé­rent du ser­vice pour les archi­ves électroniques et vous contri­bue­rez au recen­se­ment, à la col­lecte, au tri, au clas­se­ment, à la conser­va­tion et à la com­mu­ni­ca­tion de ces archi­ves.

Dans l’exer­cice de vos mis­sions, vous par­ti­ci­pe­rez aux pro­jets trans­ver­saux avec les archi­vis­tes du ter­ri­toire et les par­te­nai­res ins­ti­tu­tion­nels, et serez force de pro­po­si­tion pour déve­lop­per l’ouver­ture des archi­ves auprès de tous les publics.

Missions
– Gestion admi­nis­tra­tive du ser­vice

• Piloter les activités du service, définies au niveau communautaire,
• Coordonner les ressources humaines du service (3 agents),
• Mettre en place des outils de suivi d’activité,
• Superviser l’exécution du budget et les relations avec fournisseurs et prestataires,
• Participer aux activités des réseaux professionnels,
• Superviser l’accueil, les renseignements téléphoniques et les recherches administratives en interne (gestion des sorties et réintégrations, communication physique et dématérialisée des documents).

– Collecte

• Accompagner les services dans la rationalisation de leur production numérique et papier, et leur proposer de nouveaux projets dans lesquels ils soient partie prenante,
• Evaluer sous forme d’état des lieux la production et la circulation des documents électroniques dans la collectivité : base de données, documents bureautiques, images, mails, procédures dématérialisées…
• Elaborer des procédures d’archivage préalables au déploiement d’un système d’archivage électronique et formuler des propositions techniques pour assurer durablement la rationalisation des flux et la pérennisation des données conservées : arborescences, plans de classement, gestion des mails, sauvegarde, migration, sécurité…
• Participer à la mise en œuvre de l’archivage : récolement topographique (sur place dans les magasins), collecte dans les services, prise en charge des versements, transferts d’archives depuis le site de production ou de stockage vers les locaux d’archivage,
• Favoriser les relations avec les donateurs d’archives privées,
• Collecter des témoignages oraux inédits auprès de personnalités du territoire,
• Constituer des fonds d’archives audiovisuels et iconographiques à l’occasion d’événements.

– Gestion des fonds d’archi­ves et par­ti­ci­pa­tion à l’élaboration des outils de recher­che

• Gérer les différents versements : contrôle de la saisie des bordereaux, gestion de l’état des versements d’archives définitives et d’éliminables,
• Rationaliser la gestion scientifique des fonds : description et rédaction d’instruments de recherche, imports pour enrichissement de la base de données
• Suivre les chantiers de traitement de fonds spécifiques : iconographie, audiovisuel…
• Organiser la gestion des éliminables : préparation et harmonisation des bordereaux, suivi de l’externalisation du transport et de la destruction définitive,
• Classer des fonds sériels et superviser le traitement de l’arriéré,
• Numériser des fonds d’archives stratégiques : suivi de la numérisation en interne, contrôle qualité des opérations externalisées, nommage de fichiers et indexation,
• Organiser une veille réglementaire, culturelle et technologique en lien avec les métiers des archives et du patrimoine, le contexte (CADA, RGPD, réutilisation des informations publiques, propriété intellectuelle…), l’histoire et l’actualité locales.

– Gestion maté­rielle des locaux de conser­va­tion et conser­va­tion pré­ven­tive.

• Assurer la gestion rationnelle de l’occupation des magasins (magasinage, dépoussiérage, rayonnages, refoulements, conditionnement, gestion des espaces disponibles),
• Gestion prévisionnelle de la saturation des espaces,
• Surveiller les bâtiments, les conditions matérielles et la sécurité des locaux et magasins d’archives,
• Coordonner les opérations de restauration et de reliure en interne, et les prestations externalisées,
• Mettre à jour et vérifier l’actualisation régulière du plan de sauvegarde.

– Communication, valo­ri­sa­tion du patri­moine du ter­ri­toire

• Centraliser les demandes de recherches, organiser la gestion des recherches et des réponses par courrier et mail.
• Organiser l’accueil physique du public, guider lecteurs, chercheurs et autres publics,
• Superviser la gestion de la salle de lecture : temps dédié aux publics et aux recherches, statistiques de fréquentation, rédaction de l’enquête statistique annuelle,
• Partager et diffuser la connaissance des fonds et du patrimoine archivistique local auprès de nouveaux publics,
• Faire vivre et développer les actions collaboratives, les partenariats et contributions extérieures,
• Proposer des actions pédagogiques et de médiation innovantes et transversales, notamment dans le cadre de conventions en faveur de l’EAC (éducation artistique et culturelle),
• Préparer le site internet des Archives municipales de Saint-Raphaël et de l’agglomération,
• Mettre à disposition des producteurs d’outils spécifiques via un intranet par le biais d’Avenio web,
• Développer la visibilité du service par le biais des réseaux sociaux,
• Contrôler l’accès, la conformité des données collectées et utilisées dans le cadre du RGPD,
• Développer, animer avec les services versants et faire connaitre des outils de diffusion de données brutes pour l’open data de la collectivité : collecte de jeux de données, sélection de métadonnées et rédaction de fiches synthétiques, en collaboration avec Data Sud.

Compétences et qua­li­tés requi­ses :
– Savoir :

• Diplôme sanctionnant un Master 2 en archivistique ou diplôme équivalent,
• Expertise sur le cadre législatif et réglementaire des archives publiques,
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et intercommunalités,
• Expertise sur les normes, réglementation et référentiels, relatifs à la description, la gestion des données et à leur pérennisation,
• Expérience dans le classement de fonds anciens, modernes et contemporains selon le cadre de 1926, et dans la résorption d’arriérés,
• Excellent niveau de culture générale pour appréhender et mieux analyser les documents à traiter et leur contexte, pour renseigner le public,
• Maîtrise et dextérité dans l’usage des outils informatiques : environnement Windows, logiciels bureautiques, arborescences, classement de fichiers,
• Connaissance des sites web, portails et principales banques de données archivistiques, moteurs de recherche, techniques documentaires en général,
• Expertise dans les techniques de numérisation, d’indexation et d’intégration de données,
• Connaissance des enjeux liés au numérique, connaissance du contexte et de l’avancement de la réflexion au niveau national et international, intérêt dans le domaine des archives électroniques,
• Bonne connaissance des solutions techniques et des prestataires liés à l’installation d’un SAE (système d’archivage électronique),
• Connaissance et expérience des outils de rétroconversion d’instruments de recherche en XML avec la DTD/EAD (X Metal ou équivalent),
• Orthographe, syntaxe et grammaire irréprochables,
• Expérience avérée dans le domaine des archives historiques et contemporaines et sur un poste similaire.

– Savoir-faire

• Expertise dans la gestion de projets,
• Capacité de synthèse et d’élaboration d’outils d’aide à la décision,
• Aisance à animer une petite équipe,
• Organisation de déménagements d’archives,
• Réflexes et réactivité en cas de sinistres,
• Animation d’un réseau notamment pour conduire des actions de communication et de formation,
• Techniques d’expression et communication écrite et orale maitrisées,
• Aptitude à la veille pour le montage de dossiers de demandes de subventions et la participation à des événements,
• Capacité à travailler en transversalité avec le réseau associatif et institutionnel,
• Capacité à innover et créer du lien.

–  Qualités, apti­tu­des

• Discrétion professionnelle,
• Devoir de réserve et respect de la confidentialité des informations traitées,
• Forte motivation, disponibilité,
• Sens de l’organisation, méthode,
• Capacité d’initiative, autonomie,
• Travail méticuleux, rigueur, curiosité intellectuelle,
• Qualités relationnelles, sociabilité : aptitude au travail en équipe, pédagogie, sens du contact humain et de la communication,
• Réactivité pour un travail en mode multi tâches,
• Pluridisciplinarité, polyvalence,
• Vivacité d’esprit, dynamisme, facultés d’adaptation.

Particularités du poste
–  Permis B obli­ga­toire : mobi­lité géo­gra­phi­que entre les lieux de tra­vail mais aussi entre tous les lieux de sto­ckage d’archi­ves des ser­vi­ces muni­ci­paux et l’agglo­mé­ra­tion,
–  Contact avec la pous­sière et expo­si­tion pos­si­ble à des moi­sis­su­res,
–  Forme phy­si­que : pas d’inap­ti­tude à la manu­ten­tion et au port régu­lier de char­ges lour­des et en élévation, à l’expo­si­tion aux docu­ments d’archi­ves et au tra­vail de bureau devant un ordi­na­teur,
–  Travail occa­sion­nel en soirée ou le week-end selon les événements cultu­rels aux­quels par­ti­cipe le ser­vice,
–  La connais­sance pré­cise du logi­ciel Avenio et de ses modu­les Web, Web Services et Designer serait un plus, ou à défaut d’un logi­ciel équivalent,
–  Des notions de généa­lo­gie et paléo­gra­phie seraient appré­ciées,
–  Curiosité et connais­san­ces concer­nant l’his­toire locale.

Nom et coor­don­nées de l’orga­nisme
Personnes à contac­ter :
DRH : Mme Sagia Ramdani : s.ram­da­ni@es­te­rel­co­te­da­zur-agglo.fr
Archives : Mme Isabelle Pintus de Nicola : i.pin­tus@es­te­rel­co­te­da­zur-agglo.fr 06 47 42 73 48

Poste à pou­voir au plus tôt par voie de muta­tion ou par voie de contrat
Rémunération : sta­tu­taire + régime indem­ni­taire

Pour pos­tu­ler vous devez four­nir :
–  Un CV et une lettre de moti­va­tion
–  L’arrêté de der­nière situa­tion admi­nis­tra­tive
–  Les 3 der­niers bul­le­tins de salaire ainsi que le bul­le­tin du mois de décem­bre 2020
–  Tout docu­ment jus­ti­fiant de votre for­ma­tion et de votre expé­rience pro­fes­sion­nelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attes­ta­tion…)

Date limite de dépôt de can­di­da­tu­res : 10 novem­bre 2021

Dossier de can­di­da­ture à adres­ser à
Monsieur le Maire- Président de l’Agglomération –
Mairie de Saint-Raphaël
Direction des Ressources Humaines –
Hôtel de Ville –
Place Sadi Carnot – BP 80160 –
83701 SAINT-RAPHAEL CEDEX

Par cour­rier ou par mail drh@­ville-sain­tra­phael.fr