La Préfecture de Police

Administrations pari­sien­nes
Statut/Corps : Contractuel de niveau B
Domaine(s) fonc­tion­nel(s) : Culture et patri­moine
Groupe RIFSEEP : 2
Code(s) fiche de l’emploi-type : RIME FP2CUL08

Localisation admi­nis­tra­tive et géo­gra­phi­que / Affectation
Préfecture de Police – Service de la mémoire et des affai­res cultu­rel­les / Département patri­mo­nial /
Pôle Contrôle et col­lecte des archi­ves publi­ques / Le Pré-Saint-Gervais (93)

Vos acti­vi­tés prin­ci­pa­les
Sous l’auto­rité du Conservateur du Patrimoine et de son adjoint, l’agent sera un col­la­bo­ra­teur direct du chef de pôle, res­pon­sa­ble de la col­lecte, de l’évaluation et de la sélec­tion des archi­ves de la Préfecture de Police de Paris.

Contexte :
Si un tra­vail consi­dé­ra­ble a été réa­lisé depuis quel­ques années, de nom­breu­ses archi­ves inter­mé­diai­res et défi­ni­ti­ves demeu­rent dans les ser­vi­ces et deman­dent à être réper­to­riées pour être triées et trans­fé­rées soit au centre des archi­ves de Créteil, soit aux archi­ves du Pré St Gervais. Il/elle par­ti­ci­pera au déve­lop­pe­ment de la poli­ti­que d’archi­vage électronique et de col­lecte de don­nées électroniques.
Il sera prin­ci­pa­le­ment chargé de :
1 - Contrôler les archi­ves publi­ques
– Relations avec les pro­duc­teurs et déten­teurs d’archi­ves

• Assistance méthodologique et conseil (évaluation des besoins en intégrant la dimension mixte des documents
  (papier et électronique), définition des procédures, détermination des équipements adéquats, application des règles
  de conservation)
• Visites d’audits (audit des systèmes d’informations, cartographie des applications, des données et production documentaires des producteurs, des lieux d’archivage), rapports de visites ;
• Formation des agents des services versants ;
• Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives sur l’ensemble du cycle de vie

– Tableaux de tri des archi­ves publi­ques

• Réalisation de tableaux de tri en partenariat avec les services et en conformité avec les dispositions légales et réglementaires, et mises à jour

– Contrôle des éliminations des archi­ves publi­ques

• Aide à la préparation des éliminations ;
• Vérification des bordereaux soumis au visa du conservateur ;
• Correspondance en lien avec ce contrôle.

2 - Préparation au trans­fert des ver­se­ments
– Aide à la pré­pa­ra­tion des ver­se­ments ;
– Vérification des bor­de­reaux (confor­mité au tableau de tri, qua­lité des ana­ly­ses, numé­ro­ta­tion ...) ;
– Préserver l’inté­grité des fonds d’archi­ves.

Facteurs d’évolution à moyen terme
– Accroissement des don­nées électroniques et des don­nées sous format numé­ri­que natif et expan­sion des sup­ports de conser­va­tion ;
– Prise en compte de la dimen­sion inter­na­tio­nale de la recher­che dans la col­lecte des don­nées

3 - Classer les archi­ves et réa­li­ser des ins­tru­ments de recher­che (occa­sion­nel­le­ment)
– tri et clas­se­ment répon­dant au prin­cipe archi­vis­ti­que de res­pect des fonds ;
– rédac­tion d’inven­tai­res confor­mes aux normes inter­na­tio­na­les (ISAD-G, ISAAR…) ;
– fixa­tion des délais de com­mu­ni­ca­bi­lité des docu­ments confor­mé­ment au code du patri­moine ; cota­tion et condi­tion­ne­ment des docu­ments ;
– ran­ge­ment des archi­ves en maga­sin (avec l’appui du pôle logis­ti­que).

4 - Accueil et orien­ta­tion des cher­cheurs par rou­le­ment
– Expliquer le fonc­tion­ne­ment de la salle de lec­ture ;
– Procéder à l’ins­crip­tion ou au renou­vel­le­ment de l’ins­crip­tion (véri­fi­ca­tion de l’iden­tité) ;
– Gérer le ves­tiaire des lec­teurs ;
– Accompagner et guider les lec­teurs dans leurs recher­ches ;
– Initier les lec­teurs au manie­ment des ins­tru­ments de recher­che (papier et électroniques) ;
– Renseigner sur les délais de com­mu­ni­ca­bi­lité des archi­ves ;
– Aide aux lec­teurs pour les deman­des de déro­ga­tions (contrôle puis trans­mis­sion de la demande au cadre en charge des déro­ga­tions) ;
– Renseigner par télé­phone.

5 - Surveillance des accès et des locaux ouverts au public
– Contrôler l’accès prin­ci­pal au ser­vice (por­tillon et entrées) ;
– Compléter le cahier des visi­teurs et four­nis­seurs ;
– Surveiller les espa­ces publics : salle des inven­tai­res (accueil, espace des usuels) et de lec­ture ;
– Veiller au res­pect des règles de sécu­rité et du règle­ment de la salle de lec­ture.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
– Déplacements fré­quents dans l’ensem­ble des ser­vi­ces de la PP au titre de la mis­sion de contrôle – Risques liés aux dépla­ce­ments (usage du véhi­cule de ser­vice, usage des trans­ports en commun) ; Déplacements ponc­tuels à l’annexe située à Créteil.
– Manutention et port de char­ges par­fois lour­des ;
– Exposition à des envi­ron­ne­ments poten­tiel­le­ment sales et pous­sié­reux.
– Contraintes horai­res en fonc­tion des horai­res d’ouver­ture au public, astrein­tes horai­res durant la pause du déjeu­ner ; soit une ampli­tude de 9 h à 17 h avec une pause méri­dienne d’une heure ;
– L’agent devra être habi­lité Confidentiel Défense

Vos com­pé­ten­ces prin­ci­pa­les mises en œuvre
– Connaissances tech­ni­ques
Connaissance ins­ti­tu­tion­nelle et admi­nis­tra­ti­ves / notions de droit : niveau mai­trise requis
Connaissance de la légis­la­tion et de la régle­men­ta­tion des archi­ves publi­ques : niveau exper­tise requis
Connaissance des normes de des­crip­tion des archi­ves ISAD(G) et ISAAR : niveau exper­tise requis
Connaissance du logi­ciel métier Arkhéia : niveau pra­ti­que requis

– Savoir-faire
Savoir s’orga­ni­ser : niveau mai­trise requis
Savoir ana­ly­ser : niveau mai­trise requis
Avoir l’esprit de syn­thèse : niveau mai­trise requis
Savoir tra­vailler en équipe : niveau mai­trise requis
Savoir appli­quer la régle­men­ta­tion : niveau mai­trise requis
Avoir la capa­cité d’ini­tia­tive : niveau mai­trise requis

– Savoir-être
Avoir le sens des rela­tions humai­nes et de la péda­go­gie : niveau mai­trise requis
Avoir le sens du ser­vice public : niveau mai­trise requis
Savoir com­mu­ni­quer : niveau mai­trise requis
Faire preuve de rigueur et de méthode : niveau mai­trise requis
Discrétion et confi­den­tia­lité : niveau mai­trise requis

Durée atten­due sur le poste : 3 ans

Votre envi­ron­ne­ment pro­fes­sion­nel
– Activités du ser­vice
Le Service de la Mémoire et des Affaires cultu­rel­les, en tant que garant de la mémoire de la Préfecture de Police, est chargé de col­lec­ter, d’inven­to­rier, de conser­ver et de valo­ri­ser son patri­moine quelle qu’en soit la nature. Il exerce dans son domaine de com­pé­tence un rôle de contrôle, de conseil et d’exper­tise auprès des direc­tions acti­ves et admi­nis­tra­ti­ves au sein du ter­ri­toire rele­vant de l’auto­rité de la Préfecture de Police (75-92-93-94). C’est une entité qui, au regard de la par­ti­cu­la­rité de ses mis­sions, dis­pose d’une vision trans­ver­sale de la Préfecture de Police.
Le Service de la Mémoire et des Affaires cultu­rel­les (SMAC) regroupe un effec­tif de 172 agents répar­tis entre deux dépar­te­ments : Département patri­mo­nial (Service des Archives, et Musée), et Département musi­cal com­pre­nant deux orches­tres (har­mo­nie et bat­te­rie fan­fare). Le Département patri­mo­nial assure, par conven­tion signée en 2011 avec le Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France, les mis­sions réga­lien­nes liées aux archi­ves défi­ni­ti­ves pro­dui­tes par la Préfecture de Police (conser­va­tion, trai­te­ment, clas­se­ment et com­mu­ni­ca­tion).

– Composition et effec­tifs du ser­vice
Le Département patri­mo­nial du SMAC com­prend deux enti­tés :

• les archives qui incluent 21 agents (1A+, 1A, 6B, 13C). Le pôle Contrôle est composé de 5 ETP (1A, 4B, 1C).
• le musée qui comprend 6 agents (1A, 5C).

Le Département de la Musique des gar­diens de la paix est cons­ti­tué de 130 musi­ciens et 11 per­son­nels admi­nis­tra­tifs et tech­ni­ques (1B, 9C, 1CEA).
Enfin, la cel­lule des rela­tions publi­ques est com­po­sée de deux agents contrac­tuels (A et B) et la cheffe de ser­vice (A+) est secondée d’un secré­taire géné­ral (A).

– Liaisons hié­rar­chi­ques

• N + 1 : Lien hiérarchique avec le chef du pôle contrôle et collecte
• N + 2 : Lien hiérarchique avec le chef du Département patrimonial
• N + 3 : Lien hiérarchique avec le chef du Service de la Mémoire et des Affaires culturelles

– Liaisons fonc­tion­nel­les

• Avec l’ensemble des services de la préfecture de Police : relations à l’occasion du versement ou de la collecte, conseil, information, formation et suivi des éliminations
• Avec les usagers des archives
• Avec le secrétaire général du SMAC
• Avec les Services d’Archives des départements 75, 92, 93, 94 et mission des Archives de France au ministère de l’Intérieur, et Archives nationales (pôle justice et intérieur)

Qui contac­ter ?
Chef du dépar­te­ment patri­mo­nial – 01 53 71 61 10
Adjointe au chef du Département patri­mo­nial, res­pon­sa­ble du Pôle col­lecte et contrôle – 01 53 71 61 34
Secrétariat du SMAC / Archives : archi­ves­de­la­pre­fec­tu­re@in­te­rieur.gouv.fr