La Caisse des Dépôts

Numéro de réfé­rence 1-0007571
Intitulé offre Responsable archi­ves Intermédiaires - Records mana­ge­ment H/F
Famille de métiers 11 - Communication
Emploi-repère 110301 - Rsp Docu / Archives / Biblio / Icono
Type de contrat : CDI/Fonctionnaire
Part Variable sur Objectif (PVO) PVO à 8%
Régime de temps Forfait
Entité SDI530 ARCHIVES INTERMEDIAIRES
Lieu de tra­vail France : PARIS
Manager offre d’emploi : Céline CAVILLON
Nom du deman­deur 00061334 - Diane RAINERI
Chargé de recru­te­ment et CRH 00052975 - Hélène REGNIER, 00061334 - Diane RAINERI

Mission géné­rale
A l’écoute des évolutions du pays, le groupe Caisse des Dépôts assure des mis­sions d’inté­rêt géné­ral en appui des poli­ti­ques publi­ques natio­na­les et loca­les :
finan­ce­ment du loge­ment social, déve­lop­pe­ment des entre­pri­ses, tran­si­tion écologique et énergétique. Mobilisé avant tout pour le déve­lop­pe­ment économique du pays et de tous ses ter­ri­toi­res, le Groupe se dis­tin­gue par un posi­tion­ne­ment unique : lais­ser le temps à l’inno­va­tion et à la crois­sance dura­ble.
Pour être tou­jours plus per­for­mante et s’adap­ter à un contexte en cons­tante évolution, la Caisse des Dépôts se trans­forme. A cette fin, elle a notam­ment créé la DOT, la Direction des Opérations et du pilo­tage de la Transformation opé­ra­tion­nelle.
La DOT s’est donnée pour pro­messe de ser­vice de « déployer pour chaque métier et chaque fonc­tion trans­verse une excel­lence opé­ra­tion­nelle garante de la per­for­mance, de la sécu­ri­sa­tion et de la rési­lience de la Caisse des Dépôts, ren­for­cée par la trans­for­ma­tion du modèle opé­ra­tion­nel et s’appuyant sur la trans­for­ma­tion mana­gé­riale ».
Cette pro­messe s’incarne dans des ambi­tions qui, dans chacun des métiers qu’elle exerce, contri­buent à l’excel­lence opé­ra­tion­nelle et à l’action déployée par la Caisse des Dépôts en faveur de la trans­for­ma­tion écologique, des sou­ve­rai­ne­tés et de la cohé­sion sociale et ter­ri­to­riale.
Pour être au rendez-vous de ses ambi­tions et ainsi se mettre plei­ne­ment au ser­vice des objec­tifs stra­té­gi­ques de la Caisse des Dépôts, le Comex de la DOT a réso­lu­ment engagé les mana­gers de la Direction :
• à orien­ter leur action sur la recher­che du résul­tat et à jouer col­lec­tif,
• à trans­for­mer leurs acti­vi­tés pour leur donner tou­jours plus d’impact, en faire la preuve, et obte­nir grâce à cela la reconnais­sance de leurs par­ties pre­nan­tes.
Au sein de la DOT, la direc­tion de l’immo­bi­lier et de l’envi­ron­ne­ment de tra­vail est char­gée d’assu­rer la main­te­nance et la pré­ser­va­tion du patri­moine mobi­lier et immo­bi­lier de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), la maî­trise des ris­ques phy­si­ques et envi­ron­ne­men­taux, la four­ni­ture des ser­vi­ces logis­ti­ques à l’occu­pant, la ges­tion des archi­ves de l’Etablissement public (EP) ainsi que la res­tau­ra­tion de l’ensem­ble des col­la­bo­ra­tri­ces et col­la­bo­ra­teurs.
Le dépar­te­ment « Archives » situé au 15 quai Anatole France à Paris ainsi que sur le site de Blois, compte 22 col­la­bo­ra­teurs répar­tis en 3 unités :
– Archives his­to­ri­ques dédiées au trai­te­ment, à la conser­va­tion, la com­mu­ni­ca­tion et la valo­ri­sa­tion des archi­ves défi­ni­ti­ves (patri­mo­nia­les et de direc­tion), quel que soit leur format ;
– Archives inter­mé­diai­res/Records Management (RM) en charge de l’élaboration de stra­té­gies de ges­tion docu­men­taire basées sur les prin­ci­pes du RM et d’apport de solu­tions de conser­va­tion phy­si­que et numé­ri­que
– Centre des archi­ves de Blois en charge de la ges­tion de la conser­va­tion et la com­mu­ni­ca­tion des archi­ves phy­si­ques.
Le dépar­te­ment établit les poli­ti­ques de gou­ver­nance docu­men­taire numé­ri­que et phy­si­que appli­ca­bles à la Caisse des Dépôts et accom­pa­gne leur mise en oeuvre par les direc­tions de l’établissement. Il inter­vient en appui des stra­té­gies et pro­jets des direc­tions.

Missions
Le poste se trouve au sein de l’unité « Archives inter­mé­diai­res/Records mana­ge­ment » (SDI530), cons­ti­tuée de 6 per­son­nes, et est placé sous l’auto­rité de la res­pon­sa­ble du dépar­te­ment des archi­ves.
– Contribuer à l’élaboration et la mise en oeuvre de la poli­ti­que d’archi­vage à tra­vers le Records mana­ge­ment, ainsi que de la poli­ti­que de col­lecte des archi­ves inter­mé­diai­res. Vous coor­don­nez les acti­vi­tés :

• Liées aux relations avec les services producteurs d’archives : conseil, sensibilisation, formation, élaboration et mise en oeuvre des outils du records management.
  Dans le cadre des réflexions et projets des directions, vous conduisez des études RM et définissez les stratégies de gestion et conservation numérique et physique des documents d’activité et des archives. Vous élaborez en concertation avec la direction des SI la vision cible du SI documentaire, et contribuez à l’intégration des problématiques d’archivage dans la stratégie digitale de l’EP. Vous veillez à faire évoluer la politique d’archivage (PA) en fonction des enjeux de l’EP et de l’évolution du cadre normatif, et veillez à l’adéquation fonctionnelle des solutions avec l’offre de services en cohérence avec la PA. Vous conduisez le changement lors de la mise en place de nouveaux services et veillez à la définition des processus et à la rédaction des procédures.
  Dans le cadre de la collecte, et notamment du projet Campus (déménagement des directions parisiennes sur un site unique à l’horizon 2027), vous pilotez votre équipe dans l’accompagnement des directions de l’EP pour la sélection et la gestion des documents engageants, dans la collecte et le contrôle de ces archives et dans les différentes opérations liées à leur transfert.
  Lors de recherches portant sur des archives intermédiaires, vous apportez ponctuellement votre expertise sur le classement des fonds et leur référencement dans l’outil de gestion et le SAE.

• Liées à l’animation de la filière RM et des référents au sein de l’Etablissement public (comités, actions de communication), et à l’administration des outils de conservation (référentiels, SAE, progiciel de gestion documentaire).

– Manager l’équipe : vous pilo­tez l’acti­vité, fixez les objec­tifs, évaluez, par­ti­ci­pez au déve­lop­pe­ment des com­pé­ten­ces (accom­pa­gne­ment métier, plans de for­ma­tion... ;), recru­tez et animer le col­lec­tif. Vous défi­nis­sez les prio­ri­tés et suivez les actions de l’unité ins­cri­tes dans la stra­té­gie du dépar­te­ment et de la direc­tion ; vous veillez à la ges­tion des moyens finan­ciers et maté­riels de l’unité et contri­buez à l’élaboration du budget du dépar­te­ment ;

– Collaborer en syner­gie avec les autres res­pon­sa­bles du dépar­te­ment, avec les direc­tions métiers et les acteurs SI, juri­di­que et risque. Vous assu­rez un repor­ting (élaboration de KPI... ;) régu­lier à la res­pon­sa­ble de dépar­te­ment.
Ces mis­sions reflè­tent l’essen­tiel de l’acti­vité à ce jour mais sont sus­cep­ti­bles d’ajus­te­ments au regard des évolutions futu­res de la direc­tion. Vous pour­rez, par exem­ple par­ti­ci­per à des pro­jets trans­ver­saux liés à votre acti­vité.

Profil attendu
Vous béné­fi­ciez d’une for­ma­tion supé­rieure (de type Master 2 ou équivalent) en archi­vis­ti­que et d’une expé­rience pro­fes­sion­nelle de 5 ans mini­mum sur un poste équivalent. Une expé­rience préa­la­ble en mana­ge­ment d’équipe est sou­hai­tée.

Compétences mises en oeuvre :
– Vous maî­tri­sez le contexte régle­men­taire et nor­ma­tif des la ges­tion des archi­ves (Code du patri­moine, Règlement géné­ral sur la pro­tec­tion des don­nées et normes sur l’archi­vage phy­si­que et électronique... ;) ;
– Vous avez des capa­ci­tés rela­tion­nel­les et mana­gé­ria­les fortes pour animer un col­lec­tif ;
– Vous savez conduire des pro­jets infor­ma­ti­ques, notam­ment ceux liés à la digi­ta­li­sa­tion des pro­ces­sus de conser­va­tion des docu­ments ;
– Vous maî­tri­sez les outils bureau­ti­ques indis­pen­sa­bles (Excel, Word et PowerPoint) ainsi que la suite Adobe, et êtes capa­ble d’uti­li­ser les pro­gi­ciels d’indexa­tion et de ges­tion des archi­ves (Cindoc, Spark Archives) ;
– Vous avez de bonnes capa­ci­tés rédac­tion­nel­les et com­mu­ni­ca­tion­nel­les, inté­grant le sens de l’écoute et du ser­vice vis-à-vis des inter­lo­cu­teurs dans les métiers.

Qualités per­son­nel­les :
Notre orga­ni­sa­tion est atta­chée à pro­mou­voir au quo­ti­dien un mode de tra­vail col­la­bo­ra­tif. Au-delà, vous pour­rez nous appor­ter :
– Votre sens de l’inté­rêt géné­ral, du ser­vice rendu et de la rela­tion client ;
– Votre apti­tude à orga­ni­ser et prio­ri­ser ;
– Votre capa­cité d’adap­ta­tion, notam­ment aux contrain­tes des mis­sions, et votre poly­va­lence ;
– Vos capa­ci­tés d’ana­lyse et de syn­thèse ;
– Votre goût du tra­vail en équipe et en trans­ver­sa­lité ;
– Votre auto­no­mie ;
– Votre réac­ti­vité ;
– Votre sens de la confi­den­tia­lité ;
– Votre diplo­ma­tie.