Le Ministère de la Justice

Fiche de poste
Secrétariat Général

Intitulé de poste : Chargé.e de suivi en confiance numé­ri­que pour le PTN – archi­viste-expert.e
Famille pro­fes­sion­nelle (RMJ) : Documentations et archi­ves (DO)
Emplois-type (RMJ) : Responsable d’une poli­ti­que docu­men­taire, éditoriale et d’archi­vage (F/H)
Affectation : Ministère de la Justice
Secrétariat géné­ral
Service de l’exper­tise et de la moder­ni­sa­tion, dépar­te­ment des archi­ves, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine
Localisation : 35, rue de la gare 75019 PARIS

Statut du poste : contrat

I - Missions et orga­ni­sa­tion du dépar­te­ment des archi­ves, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine :
Le secré­ta­riat géné­ral du minis­tère de la jus­tice assure une mis­sion géné­rale de coor­di­na­tion et de sou­tien des ser­vi­ces du minis­tère. Il exerce les fonc­tions pré­vues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet 2014 rela­tif aux secré­tai­res géné­raux des minis­tè­res.

Rattaché au ser­vice de l’exper­tise et de la moder­ni­sa­tion du secré­ta­riat géné­ral (SEM), le départe-ment des archi­ves, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine (DADP) défi­nit, en liai­son avec les direc­tions et sous le contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que de l’admi­nis­tra­tion des archi­ves, la poli­ti­que minis­té­rielle en matière d’archi­ves.

Il exerce une mis­sion géné­rale d’exper­tise auprès de l’ensem­ble des ser­vi­ces du minis­tère ainsi que des juri­dic­tions et des opé­ra­teurs qui en relè­vent. A ce titre, il apporte son exper­tise et son sou­tien aux direc­tions et ser­vi­ces du minis­tère, aux juri­dic­tions et aux opé­ra­teurs en matière de col­lecte, de conser­va­tion et de com­mu­ni­ca­tion de leurs archi­ves, quel qu’en soit le sup­port. Il par­ti­cipe à la défi- des règles de sélec­tion et de ver­se­ment des docu­ments et don­nées aux ser­vi­ces publics d’archi­ves.

En lien avec les ser­vi­ces concer­nés de l’admi­nis­tra­tion cen­trale du minis­tère et de ses opé­ra­teurs, il assure la défi­ni­tion du cycle de vie des docu­ments et des don­nées et le contrôle de leur élimination. Il assure la ges­tion des archi­ves inter­mé­diai­res des ser­vi­ces de l’admi­nis­tra­tion cen­trale du minis­tère. Participant au Plan de Transformation Numérique (PTN) du minis­tère de la jus­tice, il apporte son exper­tise aux direc­tions et ser­vi­ces du minis­tère afin d’assu­rer la pré­ser­va­tion de l’inté­grité et la péren­ni­sa­tion des don­nées des appli­ca­tions infor­ma­ti­ques du minis­tère. Il assure la ges­tion de la plate-forme d’archi­vage électronique du minis­tère ainsi que celle du coffre-fort numé­ri­que du minis­tère. Il prend en charge la col­lecte et la com­mu­ni­ca­tion des archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale du minis­tère, notam­ment l’ins­truc­tion des deman­des de consul­ta­tion par déro­ga­tion aux délais de com­mu­ni­ca­bi­lité des archi­ves publi­ques.

Il conseille les ser­vi­ces de l’admi­nis­tra­tion cen­trale du minis­tère pour l’acqui­si­tion de leur docu­men­ta­tion ; il gère les acqui­si­tions d’ouvra­ges et pério­di­ques et sous­crit les abon­ne­ments pour le compte de la Chancellerie ; il col­lecte les rap­ports pro­duits par le minis­tère et gère la biblio­thè­que. Il assure la col­lecte des cir­cu­lai­res et publie le Bulletin offi­ciel. Il conduit des actions de valo­ri­sa­tion des ser­vi­ces docu­men­tai­res.

Il contri­bue à la mise en valeur du patri­moine et de l’his­toire de la jus­tice. Il assure le suivi des mou­ve­ments et des res­tau­ra­tions des objets mobi­liers d’inté­rêt patri­mo­nial de l’admi­nis­tra­tion cen­trale du minis­tère, en par­ti­cu­lier ceux dépo­sés auprès du minis­tère par d’autres ins­ti­tu­tions, en lien avec la com­mis­sion de réco­le­ment des dépôts d’œuvres d’art.

II - Description du poste

Contexte  : dans le cadre de son PTN, le minis­tère de la Justice déma­té­ria­lise ses pro­cé­du­res (ci-viles, péna­les et admi­nis­tra­ti­ves) et déploie des outils de GED, de coffre-fort numé­ri­que (CFN), de signa­ture électronique et de numé­ri­sa­tion. En consé­quence, après une étude de cadrage sur l’archi­vage électronique pour recueillir les besoins des ser­vi­ces du minis­tère, le DADP a lancé le PROJ@E (Programme de la jus­tice pour l’archi­vage électronique) à partir de 2016. Il s’agit avant tout de conce­voir un sys­tème d’archi­vage électronique (SAE) pour garan­tir dans le temps la valeur pro­bante et la lisi­bi­lité des docu­ments pro­duits par les juri­dic­tions et les ser­vi­ces du minis­tère de la jus­tice. Brique indis­pen­sa­ble du PTN, ce SAE est dénommé Axone. Il s’agit également d’amé­lio­rer les pro­cé­du­res per­met­tant de pren­dre en compte les enjeux de l’archi­vage dans la concep­tion et la main­te­nance des sys­tè­mes d’infor­ma­tion du minis­tère de la jus­tice.
L’équipe-projet du PROJ@E est diri­gée par une cheffe de projet et placée sous l’auto­rité du chef du DADP. Ses mem­bres tra­vaillent en étroite col­la­bo­ra­tion avec le ser­vice du numé­ri­que (SNUM) du secré­ta­riat géné­ral, qui assure la maî­trise d’œuvre du projet de SAE, ainsi qu’avec l’ensem­ble des direc­tions du minis­tère impli­quées dans le PTN. L’équipe-projet PROJ@E assure le lien avec les autres pro­jets d’archi­vage électronique à l’inter­mi­nis­té­riel, notam­ment la MAC du projet VITAM, sous le contrôle du Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France (SIAF) ainsi qu’avec le projet ADAMANT (Administration Des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives Nationales dans le Temps), sys­tème d’archi­vage électronique des Archives natio­na­les. En 2018, le DADP a obtenu la maî­trise d’ouvrage de la brique de confiance numé­ri­que Scorpion, qui pro­pose des ser­vi­ces d’horo­da­tage, cachet ser­veur, véri­fi­ca­tion de signa­ture et coffre-fort numé­ri­que, autres fonc­tions impor­tan­tes pour la confiance dans la déma­té­ria­li­sa­tion induite par le PTN.

Descriptif du poste  : Au sein de la mis­sion des archi­ves électronique (MAE), maî­trise d’ouvrage du PROJ@E, et sous l’auto­rité de la cheffe de projet, le chargé de suivi accom­pa­gne les direc­tions pour orga­ni­ser les don­nées et docu­ments électroniques dans le cadre du PTN afin de struc­tu­rer les flux d’archi­vage vers le Axone ou ADAMANT, en s’appuyant sur des échanges avec les pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion et de décom­mis­sion­ne­ment d’appli­ca­tions du minis­tère.
Dans le cadre du projet, ses mis­sions consis­tent à :
–  Définir le cycle de vie des don­nées et docu­ments des appli­ca­tions tou­chées par le PTN à rac­cor­der à Axone à partir des ins­truc­tions de tri natio­na­les et tableaux de conser­va­tion en vigueur. Dans ce cadre, l’expert.e peut être amené.e à rédi­ger des textes régle­men­tai­res pour faire évoluer le droit en vigueur, en lien avec le SIAF. Ce tra­vail peut amener à mobi­li­ser des connais­san­ces juri­di­ques géné­ra­les.
–  Évaluer la valeur des don­nées et docu­ments de chacun des pro­ces­sus sélec­tion­nés pour dé-ter­mi­ner les infor­ma­tions éligibles à l’archi­vage inter­mé­diaire et défi­ni­tif, notam­ment pour des appli­ca­tions en voie de décom­mis­sion­ne­ment.
–  Écrire les spé­ci­fi­ca­tions pour trans­fé­rer les don­nées et docu­ments en pro­ve­nance des appli­ca­tions tou­chées par le PTN prises en charge (pro­fils d’archi­vage) vers Axone, mais également vers ADAMANT.
–  Assurer le lien entre le PROJ@E et les juri­dic­tions ou ser­vi­ces déconcen­trés amenés à uti­li­ser Axone dans le cadre de la mutua­li­sa­tion du SAEH.
–  Participer à la défi­ni­tion des contrats de ser­vice pour les ver­se­ments vers Axone.
–  Participer à la véri­fi­ca­tion de l’atteinte des résul­tats d’Axone (mise en place, recette, exploi­ta­tion, main­tien en condi­tion opé­ra­tion­nelle).
Pour mener à bien ses mis­sions, l’expert.e est amené.e à pilo­ter des ate­liers et assu­rer le suivi de la métho­do­lo­gie de ges­tion des pro­jets qui lui sont confiés, avec une auto­no­mie cer­taine.

III - Compétences requi­ses
–  Connaissance de l’archi­vis­ti­que, notam­ment :

• Traitement des données et documents numériques (outils, techniques, normes et standards de conservation des informations numériques).
• Contexte réglementaire de la gestion des archives publiques (code du patrimoine, instructions de tri).
• Structuration de l’information numérique (métadonnées descriptives et techniques, standard d’échange (type SEDA)).

–  Connaissance du droit de la déma­té­ria­li­sa­tion, de la pro­tec­tion des don­nées à carac­tère per­son­nel et de la sécu­rité des sys­tè­mes d’infor­ma­tion dans l’admi­nis­tra­tion publi­que.

• Connaissance des principes de confiance électronique : horodatage, signature électronique et cachet serveur, coffre-fort électronique.
• Connaissance des institutions publiques et de leur histoire et intérêt pour le fonctionnement des juridictions et des institutions judiciaires.
• Connaissance des outils bureautiques (excel et / ou calc).
• Capacité à travailler en mode projet et en équipe.
• Capacité à travailler en autonomie et à rendre compte à sa hiérarchie.
• Compétences rédactionnelles : organisation de l’information, esprit d’analyse et de synthèse.
• Écoute et sens relationnel.

Renseignements et can­di­da­tu­res :
Antoine Meissonnier – Chef du dépar­te­ment
antoine.meis­son­nier@­jus­tice.gouv.frDéborah Quirant-Pidet – Cheffe de projet
Deborah.Quirant-Pidet@justice.gouv.fr