Fiche de poste
Secrétariat Général
Intitulé de poste : Chargé.e de suivi en confiance numérique – archiviste-expert.e
Famille professionnelle (RMJ) : Documentations et archives (DO)
Emplois-type (RMJ) : Responsable d’une politique documentaire, éditoriale et d’archivage (F/H)
Affectation : Ministère de la Justice
Secrétariat général
Service de l’expertise et de la modernisation, département des archives, de la documentation et du patrimoine
Localisation : 35, rue de la gare 75019 PARIS
Statut du poste : contrat
I - Missions et organisation du département des archives, de la documentation et du patrimoine :
Le secrétariat général du ministère de la justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrétaires généraux des ministères.
Rattaché au service de l’expertise et de la modernisation du secrétariat général (SEM), le départe-ment des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) définit, en liaison avec les directions et sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, la politique ministérielle en matière d’archives.
Il exerce une mission générale d’expertise auprès de l’ensemble des services du ministère ainsi que des juridictions et des opérateurs qui en relèvent. A ce titre, il apporte son expertise et son soutien aux directions et services du ministère, aux juridictions et aux opérateurs en matière de collecte, de conservation et de communication de leurs archives, quel qu’en soit le support. Il participe à la définition des règles de sélection et de versement des documents et données aux services publics d’archives.
En lien avec les services concernés de l’administration centrale du ministère et de ses opérateurs, il assure la définition du cycle de vie des documents et des données et le contrôle de leur élimination. Il assure la gestion des archives intermédiaires des services de l’administration centrale du ministère. Participant au Plan de Transformation Numérique (PTN) du ministère de la justice, il apporte son expertise aux directions et services du ministère afin d’assurer la préservation de l’intégrité et la pérennisation des données des applications informatiques du ministère. Il assure la gestion de la plate-forme d’archivage électronique du ministère ainsi que celle du coffre-fort numérique du ministère. Il prend en charge la collecte et la communication des archives de l’administration centrale du ministère, notamment l’instruction des demandes de consultation par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques.
Il conseille les services de l’administration centrale du ministère pour l’acquisition de leur documentation ; il gère les acquisitions d’ouvrages et périodiques et souscrit les abonnements pour le compte de la Chancellerie ; il collecte les rapports produits par le ministère et gère la bibliothèque. Il assure la collecte des circulaires et publie le Bulletin officiel. Il conduit des actions de valorisation des services documentaires.
Il contribue à la mise en valeur du patrimoine et de l’histoire de la justice. Il assure le suivi des mouvements et des restaurations des objets mobiliers d’intérêt patrimonial de l’administration centrale du ministère, en particulier ceux déposés auprès du ministère par d’autres institutions, en lien avec la commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art.
II - Description du poste
CONTEXTE : dans le cadre de son PTN, le ministère de la Justice dématérialise ses procédures (ci-viles, pénales et administratives) et déploie des outils de GED, de coffre-fort numérique (CFN), de signature électronique et de numérisation. En conséquence, après une étude de cadrage sur l’archivage électronique pour recueillir les besoins des services du ministère, le DADP a lancé le PROJ@E (Programme de la justice pour l’archivage électronique) à partir de 2016. Il s’agit avant tout de concevoir un système d’archivage électronique (SAE) pour garantir dans le temps la valeur probante et la lisibilité des documents produits par les juridictions et les services du ministère de la justice. Brique indispensable du PTN, ce SAE est dénommé Axone. Il s’agit également d’améliorer les procédures permettant de prendre en compte les enjeux de l’archivage dans la conception et la maintenance des systèmes d’information du ministère de la justice.
L’équipe-projet du PROJ@E est dirigée par une cheffe de projet et placée sous l’autorité du chef du DADP. Ses membres travaillent en étroite collaboration avec le service du numérique (SNUM) du secrétariat général, qui assure la maîtrise d’œuvre du projet de SAE, ainsi qu’avec l’ensemble des directions du ministère impliquées dans le PTN. L’équipe-projet PROJ@E assure le lien avec les autres projets d’archivage électronique à l’interministériel, notamment la MAC du projet VITAM, sous le contrôle du Service interministériel des Archives de France (SIAF) ainsi qu’avec le projet ADAMANT (Administration Des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives Nationales dans le Temps), système d’archivage électronique des Archives nationales. En 2018, le DADP a obtenu la maîtrise d’ouvrage de la brique de confiance numérique Scorpion, qui propose des services d’horodatage, cachet serveur, vérification de signature et coffre-fort numérique, autres fonctions importantes pour la confiance dans la dématérialisation induite par le PTN.
DESCRIPTIF du poste : Au sein de la mission des archives électronique (MAE), maîtrise d’ouvrage du PROJ@E, et sous l’autorité de la cheffe de projet, le chargé de suivi en confiance numérique accompagne les directions pour organiser les données et documents électroniques dans le cadre du PTN afin de structurer les flux d’archivage vers le SAE ou le CFN, en s’appuyant sur des échanges avec les nouveaux projets de dématérialisation du ministère.
Dans le cadre du projet, ses missions consistent à :
– Organiser la structuration des données et documents au sein d’Axone par la construction des arbres de positionnement, plans de classement et référentiels associés (conservation et définition des habilitations), dans le respect des exigences VITAM.
– Assurer la maîtrise d’ouvrage de Scorpion en accord avec les instructions d’archivage, les politiques de signature et cachet serveur et de gestion de la preuve numérique du ministère nécessaire à la bonne mise en œuvre du PTN.
– Évaluer la valeur des données et documents de chacun des processus sélectionnés pour dé-terminer les informations éligibles à l’archivage intermédiaire et définitif conformément aux exigences réglementaires du code du patrimoine.
– Écrire les spécifications pour transférer les données et documents en provenance des applications prises en charge (profils d’archivage) vers Axone ou Scorpion.
– Participer à la définition des contrats de service pour les versements vers Axone ou Scorpion.
– Participer à la vérification de l’atteinte des résultats d’Axone et Scorpion (mise en place, recette, exploitation, maintien en condition opérationnelle).
– Accompagner les directions et services du ministère utilisateurs de Scorpion (conduite au changement, formation et assistance aux utilisateurs) dans le cadre du PTN.
Pour mener à bien ses missions, l’expert.e est amené.e à piloter des ateliers et assurer le suivi de la méthodologie de gestion des projets qui lui sont confiés, avec une autonomie certaine.
III - Compétences requises
– Connaissance de l’archivistique, notamment :
- Traitement des données et documents numériques (outils, techniques, normes et standards de conservation des informations numériques).
- Contexte réglementaire de la gestion des archives publiques (code du patrimoine, instructions de tri).
- Structuration de l’information numérique (métadonnées descriptives et techniques, arbre de positionnement et plan de classement, standard d’échange (type SEDA)).
- Structuration et paramétrages métiers de la brique interministérielle VITAM.
– Connaissance du droit de la dématérialisation, de la protection des données à caractère personnel et de la sécurité des systèmes d’information dans l’administration publique.
- Connaissance des principes de confiance électronique : horodatage, signature électronique et cachet serveur, coffre-fort électronique.
- Connaissance des institutions publiques et de leur histoire et intérêt pour le fonctionnement des juridictions et des institutions judiciaires.
- Connaissance des outils bureautiques (excel et / ou calc).
- Capacité à travailler en mode projet et en équipe.
- Capacité à travailler en autonomie et à rendre compte à sa hiérarchie.
- Compétences rédactionnelles : organisation de l’information, esprit d’analyse et de synthèse.
- Écoute et sens relationnel.
Renseignements et candidatures :
Antoine Meissonnier – Chef du département
antoine.meissonnier@justice.gouv.frDéborah Quirant-Pidet – Cheffe de projet
Deborah.Quirant-Pidet@justice.gouv.fr