Le Groupe Monte-Carlo Société des Bains de Mer

Un poste de RECORDS MANAGER – ARCHIVISTE COURANT ET INTERMEDIAIRE H/F est à pour­voir au sein du Groupe Monte-Carlo Société des Bains de Mer

Qui sommes-nous ?
Créée en 1863 pour exploi­ter le mono­pole des jeux à Monaco et déve­lop­per l’attrac­ti­vité et l’acti­vité tou­ris­ti­que de la Principauté, la Société des Bains de Mer a non seu­le­ment joué un rôle essen­tiel dans le déve­lop­pe­ment de l’acti­vité hôte­lière et tou­ris­ti­que de Monaco, mais a également eu une action impor­tante en matière cultu­relle, sociale et dans l’amé­na­ge­ment de la Principauté, notam­ment au XXe siècle et dans la pre­mière partie du XXIe siècle. A cet égard, une partie des archi­ves de la Société a le statut d’archi­ves d’inté­rêt public (dont des archi­ves publi­ques et des archi­ves patri­mo­nia­les au sens de l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 rela­tive aux archi­ves d’inté­rêt public).
Premier employeur privé de la Principauté (près de 4 000 sala­riés per­ma­nents) et pre­mière entre­prise tou­ris­ti­que privée de la Côte d’Azur en 2020, Monte-Carlo Société des Bains de Mer est un Groupe coté en bourse, prin­ci­pa­le­ment tourné vers le tou­risme de luxe. La Société est pro­prié­taire et ges­tion­naire de plu­sieurs pala­ces et hôtels haut de gamme, deux casi­nos, plus de 25 res­tau­rants (dont 4 étoilés Michelin), des spas, des établissements de loi­sirs haut de gamme, deux salles de spec­ta­cles, plu­sieurs établissements de nuit, ainsi que des bou­ti­ques de luxe. Elle est également très impli­quée dans l’actua­lité événementielle, notam­ment spor­tive, de la Principauté.
Dans le cadre d’une démar­che de ren­for­ce­ment de la prise en compte de ses archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, Monte-Carlo Société des Bains de Mer recrute actuel­le­ment un/une Records Manager – Archiviste Courant et Intermédiaire pour élaborer la poli­ti­que d’archi­vage du Groupe, mettre en place les pro­cé­du­res indis­pen­sa­bles à la tra­ça­bi­lité et à la bonne ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res du Groupe, et en assu­rer le suivi.
Cette créa­tion de poste s’insère dans un double mou­ve­ment de moder­ni­sa­tion de la ges­tion de ses archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res et d’une amé­lio­ra­tion de l’iden­ti­fi­ca­tion et du ver­se­ment des archi­ves défi­ni­ti­ves auprès de la res­pon­sa­ble Patrimoine du Groupe, qui assure déjà la conser­va­tion d’une partie des fonds les plus anciens.
Le/la Records Manager est également en charge du dépôt légal.

Mission :
En lien étroit avec la Mission de Préfiguration des Archives Nationales (Gouvernement Princier de Monaco) et rat­ta­ché direc­te­ment au Secrétariat Général du Groupe, ce poste nou­vel­le­ment créé a voca­tion à venir com­plé­ter, en étroite col­la­bo­ra­tion, l’action de la Responsable Patrimoine, et à inter­ve­nir en trans­ver­sa­lité avec les dif­fé­rents Établissements du Groupe et Directions, afin d’assu­rer le suivi des archi­ves du Groupe durant tout leur cycle de vie. Le/La Records Manager – Archiviste Courant et Intermédiaire col­la­bore également avec la Direction Juridique et Conformité, le Délégué à la Protection des Données et la Direction des Systèmes d’Information.
Il est en charge du suivi des obli­ga­tions du Groupe en matière de dépôt légal, confor­mé­ment à la régle­men­ta­tion en vigueur et réa­lise les démar­ches en ce sens.

Principales acti­vi­tés :
– Met en oeuvre la stra­té­gie glo­bale de gou­ver­nance de l’infor­ma­tion et de la docu­men­ta­tion pro­duite au sein du Groupe selon les normes en vigueur (notam­ment ISO 15489) :

• Audit des services
• Mise en place et suivi de la politique d’archivage et de toutes les procédures nécessaires au suivi des archives courantes et intermédiaires, physiques et numériques (dont l’encadrement des éliminations)
• Production de référentiels d’archivage (tableaux de gestion)
• Rédaction d’une charte de nommage et de procédures de gestion des documents numériques
• Cartographie des outils et données numériques du Groupe

– Assure un suivi des locaux de conser­va­tion d’archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, en lien avec les Directions et Établissements, et assume un rôle de conseil pour la conser­va­tion pré­ven­tive et cura­tive de ces fonds
– Participe aux pro­jets numé­ri­ques de la Société (conseil, accom­pa­gne­ment sur les aspects de ges­tion docu­men­taire et de cycle de vie des docu­ments)
– Mène une réflexion, élabore et met en place un projet de Système d’Archivage Electronique (SAE)
– Accompagne les dif­fé­ren­tes Directions ainsi que les Établissements du Groupe dans la pré­pa­ra­tion des ver­se­ments d’archi­ves défi­ni­ti­ves, en lien avec la Responsable du Patrimoine
– Coordonne les réfé­rents Archives des dif­fé­rents ser­vi­ces et établissements du Groupe, en col­la­bo­ra­tion avec la Responsable du Patrimoine
– Mène des actions de sen­si­bi­li­sa­tion et de for­ma­tion des ser­vi­ces à la bonne ges­tion de leurs docu­ments
– Instruit des deman­des de recher­che concer­nant les docu­ments non encore versés aux archi­ves patri­mo­nia­les
– Réalise un repor­ting per­ma­nent auprès de sa hié­rar­chie en l’aler­tant en cas de dif­fi­cultés
– Est chargé(e) de la des­crip­tion archi­vis­ti­que et de la pro­duc­tion d’ins­tru­ments de recher­ches nor­ma­li­sés
La fiche métier n’a aucune valeur contrac­tuelle, les mis­sions men­tion­nées sur cette fiche métier ne sont pas exhaus­ti­ves et toutes autres mis­sions ou acti­vi­tés sup­plé­men­tai­res pour­ront être confiées, en cas de néces­sité du ser­vice.

Temps de tra­vail : Temps plein, horai­res admi­nis­tra­tifs
Contraintes du métier : Port de char­ges lour­des de manière ponc­tuelle
Salaire : 3 110,00 € bruts men­suels (envi­ron 16% de char­ges à déduire pour obte­nir le net)
Lieu du poste : Monte-Carlo Société des Bains de Mer, Monaco (98000)

Date de prise de fonc­tion sou­hai­tée : Dès que pos­si­ble
Type de contrat : CDI

Profil sou­haité :
Niveau Bac +5
Master Métier des archi­ves
Expérience requise dans le domaine ou poste simi­laire de 2 ans mini­mum

Qualités requi­ses :
– Méthodique, orga­nisé
– Patient, méti­cu­leux
– Excellente pré­sen­ta­tion
– Forte aisance rela­tion­nelle
– Capacités rédac­tion­nel­les
Langues étrangères : Ø
Outils infor­ma­ti­ques : Pack Office, Outlook
Logiciels spé­ci­fi­ques : Ø

Ce poste pro­pose de nom­breux avan­ta­ges, notam­ment :
• Indexation des salai­res selon l’infla­tion, per­met­tant un main­tien du pou­voir d’achat
• Indemnité de trans­port (selon condi­tions)
• Mutuelle d’entre­prise
• Prime d’ancien­neté
• Prime de 13ème mois
• Prime d’inté­res­se­ment annuelle sur les résul­tats dès 3 mois de contrat, et sous condi­tion de résul­tat béné­fi­ciaire
• Fonds Social dès 6 mois d’ancien­neté (réduc­tions tari­fai­res...)
• Opportunités d’évolution de car­rière
• Restauration d’entre­prise