Modalités de la candidature :
– Personne à contacter : Houda BEAUGÉ, Adjointe au DRH.
– Courriel ou courrier : houda.beauge@ch-roubaix.fr
Date limite de la candidature : 12 avril 2015
Lieu du poste : Roubaix
Date de prise de fonction souhaitée : 4 mai 2015
Service : Centre d’Information et de Documentation (C.I.D.).
Métier : Archiviste.
Fonction : Responsable du C.I.D.
Catégorie : A.
Type de recrutement : Mutation, détachement, CDI.
Rémunération : selon profil et expériences.
Liaisons fonctionnelles : ensemble des services de l’établissement.
Présentation du service et de l’équipe : service de 10 agents.
Missions principales du service : conservation, classement, mise à disposition des archives relatives aux informations de santé.
Amplitude horaire du service : 7h30-17h30.
Missions du poste :
1. Missions permanentes :
Définir une politique d’archivage, en collaboration avec le médecin responsable de l’information médicale (médecin DIM), sous la responsabilité de la Direction de l’Etablissement et en accord avec la Direction des Archives Départementales.
Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l’archivage, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.
– Gestion des fonds d’archives médicales :
- Suivre le traitement des fonds de dossiers médicaux
- Suivre la communication des dossiers médicaux (recherche, envoi des dossiers médicaux, enregistrement des mouvements des dossiers médicaux, réinsertion des dossiers médicaux retournés par les services)
- Suivre la sélection des dossiers médicaux à conserver au titre d’archives définitives
- Organiser des opérations d’élimination régulières dans le respect de la réglementation et en assurant une traçabilité et une confidentialité
– Gestion des archives administratives des services de l’hôpital :
- Conseiller et réaliser une expertise auprès des services producteurs sur leurs systèmes de circulation et de gestion des documents
- Elaborer en lien avec eux, des outils de records management : plans de classement des archives courantes et intermédiaires, systèmes de cotation, tableaux de gestion.
- Rédiger des procédures d’archivage et accompagner leur mise en œuvre (actions de formation et de sensibilisation pour accompagner la conduite du changement, animation d’un réseau de correspondants archives, etc.)
- Encadrer les versements d’archives administratives aux Archives départementalesF (conseils pour la préparation de versements et aide à la réalisation d’inventaires électroniques)
- Participer au réseau des archivistes des établissements hospitaliers du département et de la région
– Gestion des archives électroniques :
- Etablir, en concertation avec les acteurs concernés (services producteurs, services informatiques) des règles d’utilisation et de gestion des documents et données enregistrées sur les supports numériques (documents bureautiques, applications informatiques)
– Organisation des relations avec les partenaires extérieurs (prestataire externe, Archives départementales, …)
– Suivi et évaluation
– Elaboration d’un rapport d’activités
2. Missions occasionnelles :
– Accueil dans la salle de lecture du CID : accueil du public interne ou externe à l’établissement
– Reprise des arriérés d’archives
– Formations
– Contribution aux chantiers transversaux du service (informatisation, dématérialisation, mise en place de logiciels de gestion électronique des documents …)
– Encadrement de stagiaires
– Participation à des actions de communication externe de l’établissement (volet culturel et patrimonial)
Particularités : travail en sous-sol.
Risques professionnels liés à l’activité : port occasionnel de charges lourdes.
Compétences :
– Connaissances en archivistique :
- Maîtrise parfaite de législation et de la réglementation applicable aux archives publiques (Code du Patrimoine) et plus particulièrement aux archives hospitalières (Code de la Santé Publique)
- Parfaite maîtrise des délais de communicabilité des archives et des liens avec la CNIL, la CADA, le CNAOP
- Maîtrise des règles de gestion des archives contemporaines et des normes et règles du records management (méthode de l’audit de l’existant, des techniques d’élaboration de plans de classements et de tableaux de gestion, etc.)
- Maîtrise des procédures réglementaires en archives (versements, éliminations, tri).
– Maîtrise / Pratique :
- Connaître la méthodologie de la conduite de projets, leur mise en œuvre et leur évolution
- Bonnes connaissances des progiciels de gestion d’archives (en particulier les modules communication et récolement)
- Culture historique
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Connaissance des systèmes de gestion électronique des documents, des systèmes d’archivage électronique, des normes nationales et internationales (NF Z42-013, MoReq, OAIS, SEDA, etc.)
Savoir-faire :
– Capacité à monter des groupes de travail
– Capacité à développer des projets et à en assurer le suivi
– Rendre compte à sa hiérarchie
– Capacité à intervenir en public
– Diriger, animer et faire évoluer une équipe, formuler des consignes, répondre aux questions
– Connaissances en matière de management
– Capacité à encadrer des personnes non formées en archivistique pour leur faire appliquer les normes de description archivistique
– Capacité rédactionnelle
– Capacité à trouver des solutions adaptées aux besoins du service
Savoir-être :
– Capacités relationnelles
– Esprit méthodique et rigoureux
– Sens pratique
– Esprit de synthèse
– Sens de l’organisation
– Pédagogie
– Réactivité
– Diplomatie
– Sens de l’initiative
– Sens du travail en équipe
– Sens du service public
– Intérêt pour l’histoire et curiosité intellectuelle
– Goût pour le contact avec le public
Diplôme requis :
Master 2 en archivistique
Expériences souhaitées :
– Gestion de collecte d’archives publiques
– Rédaction de tableaux de gestion
– Expérience d’archivage électronique
– Compétence en informatique (progiciel archives) souhaitées.
