Lieu
Institut national de la propriété industrielle
15 rue des Minimes
92400 COURBEVOIE
Accès
en bus n° 163 - 164 - 167 - 178 - 278
en train : gare Saint Lazare ligne L - arrêt : Bécon les Bruyères - sortie : Asnières
Thème
La collecte d’archives numériques : quelles stratégies ?
L’archivage numérique s’est développé dans le secteur privé depuis une dizaine d’années avec une accélération récente incontestable. Des systèmes d’archivage électronique (SAE) sont déjà en production et de très nombreux projets de SAE sont en cours de mise en œuvre.
La collecte d’archives numériques est désormais opérationnelle. Elle pose de nombreuses questions d’organisation et de stratégie. En termes d’organisation, le service d’archives doit trouver les meilleures approches pour se positionner afin de construire des stratégies avec d’autres métiers comme les informaticiens, les juristes, les qualiticiens, les auditeurs, les data analysts, etc. Il s’agit également de mettre en place des opérations de collecte qui se font de plus en plus en mode projet avec des équipes transverses alliant a minima le(s) service(s) propriétaire des données, le services d’archives et le service informatique. La collecte est une opération multidimensionnelle avec des enjeux allant de la gestion des risques à la maîtrise de coûts, sans oublier les besoins de l’utilisateur qui doivent occuper une place centrale dans les méthodes de travail proposées pour que les données soient accessibles et exploitables.
La production documentaire numérique connaissant une croissance exponentielle, il est impensable de tout collecter. L’évaluation et la sélection doivent relever d’une collecte concertée s’assurant que les documents et données stratégiques soient bien conservés ou éliminés. Quelle est la place à accorder à la collecte patrimoniale dans ce contexte ? Est-elle complémentaire ou distincte d’une collecte stratégique portant sur des données identifiées comme vitales ?
Comité d’organisation :
Bureau de la section archives économiques et d’entreprises.
Contenu préparé par :
– Responsable du comité : Lourdes Fuentes Hashimoto, chef du service conseil et projets, département Archives et Records management du Groupe Total.
– Marie Laperdrix, chef du service des archives économiques et financières, ministère de l’Economie et des Finances, ministère de l’Action et des Comptes publics.
– Anthea Seles, secrétaire générale du Conseil International des Archives.
Programme
9h – Mot d’accueil par l’AAF
Introduction par l’Institut National de la Propriété Industrielle : La gestion de l’archivage électronique à l’INPI : présentation du GIE Archidata
Valérie Marchal (responsable du service archives et présidente du GIE ARCHIDATA) et Jean-François Vetillard (chef de projet archivage électronique)
10h - Table ronde n° 1 : Comment intégrer les stratégies de collecte à la gouvernance des données ?
La collecte d’archives numériques est aujourd’hui parfaitement opérationnelle et est intégrée dans les processus de travail des archivistes. Afin de pouvoir la réaliser dans les meilleures conditions, il convient de définir des stratégies adaptables à son écosystème de travail et son organisation. Comment se positionner au sein de son organisation ? Quelles alliances construire ? Comment insérer la stratégie de collecte dans d’autres politiques menées au sein de sa structure notamment l’urbanisation des systèmes d’information, la maîtrise des risques juridiques et financiers, l’open data, la certification ISO 9001… ? Comment structurer l’intervention des archivistes de manière transversale à l’entreprise ? Comment prendre en compte la dimension « internationale » des modes de production de l’information (filiales à l’étranger, services à l’étranger, données venant d’organismes internationaux…) ?
Modérateur : Marie Laperdrix
– Anne Burnel, directrice des Archives du Groupe La Poste
– Clotilde Cucchi-Vignier, chef du département Archives et Records management, Groupe Total.
– Agnès Ripoll-Ghys, responsable du pôle archives électroniques et signature électronique, Orange.
11h15 - Pause
11h45 - Table ronde n° 2 – Stratégies opérationnelles de collecte : retours d’expérience
Sur la base de retours d’expérience concrets, l’objectif est de discuter de la réadaptation perpétuelle des méthodes de collecte. Comment réinvente-t-on les stratégies en fonction des contextes organisationnels, de la culture d’entreprise, des besoins et des attentes des utilisateurs, des contraintes métier des services producteurs, des risques juridiques et financiers, des coûts des opérations d’archivage ? Doit-on parfois aller à contre-courant par rapport aux méthodes imaginées initialement ? Quelle est la variable d’ajustement entre la stratégie initiale et la réalité du terrain ? Comment fait-on coexister différentes échelles de traitement des données ? Quelles sont les limites de la standardisation ? Comment intègre-t-on plus précisément la gestion des risques ? La collecte d’archives numériques nous force de plus en plus à travailler en mode-projet, à faire du sur mesure dans certains cas. Est-ce que cette approche est pertinente, est-elle durable et viable sur le long terme ?
Modérateur : Lourdes Fuentes Hashimoto
– Marie Bessard, Digital Archiving Manager, Sanofi.
– Marine Guénerais, cheffe du secteur conseil et collecte des archives, ministère de l’Economie et des Finances, ministère de l’Action et des Comptes publics.
– Sandra Holgado, experte archives, EDF
13h – 14h – Déjeuner
14h15 - Table ronde n°3 – Une réorganisation de la collecte vers une collecte stratégique, une nécessité ? Expériences internationales, session en anglais avec une traduction en français.
La croissance exponentielle de l’information est une réalité et très souvent il y a une masse d’informations non structurées qui peut avoir de la valeur. La tâche peut sembler écrasante d’autant plus que les médias numériques rendent très difficile l’application de méthodes de tri et de sélection traditionnelles. Deux questions se posent : comment identifier où se trouvent stockées toutes les données pertinentes ? Et comment identifie-t-on ce qui a réellement de la valeur pour la conservation à long terme ? Le changement d’échelle avec la surabondance informationnelle liée au numérique induit-il une nouvelle posture ? L’utilisation d’outils d’automatisation de la sélection est-elle viable ? Le recours à des systèmes qui peuvent aider les archivistes à comprendre les vastes ensembles documentaires numériques peut être questionné : comment interagir efficacement avec ces ressources ? Où se situe notre responsabilité ? Cette session s’efforcera de fournir des approches pratiques sur les méthodes pour identifier l’information pertinente dans l’océan de données non structurées.
Modérateur : Anthéa Seles
– Maria Luisa Di Biagio, Information Governance Division, Banque centrale européenne
– James Mortlock, Digital Archives Manager, HSBC Group Management Services
– Tim Gollins, head of digital archiving, Archives nationales d’Ecosse
15h15 – Conclusion prospective par William Kilbride, Digital Preservation Coalition (session en anglais avec une traduction en français).
Avec le parrainage d’Iron Mountain
et le soutien de nos co-organisateurs le Conseil international des archives
et l’INPI
Inscriptions
Les inscriptions se feront obligatoirement en ligne sur ce site.
Billetterie Weezevent
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https://www.weezevent.com/journee-section-entreprises-17-mai-2018-courbevoie