La Région Grand Est

Direction : Direction des Assemblées et des Services Intérieurs
Service : Moyens Généraux
Statut : fonc­tion­naire ou contrac­tuel
Grade : Attaché ter­ri­to­rial de conser­va­tion
Classification : P1

Missions
Participer à l’élaboration et au pilo­tage de la poli­ti­que d’archi­vage électronique de la col­lec­ti­vité
Assurer le suivi et le déve­lop­pe­ment de l’archi­vage électronique de la région Grand-Est
Accompagner la tran­si­tion numé­ri­que pour les archi­ves publi­ques dans le ser­vice des Archives et auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs
Assurer le suivi fonc­tion­nel des logi­ciels de ges­tion des archi­ves
Participer à la stra­té­gie de gou­ver­nance de la donnée

Activités prin­ci­pa­les
– Pilotage et coor­di­na­tion de la poli­ti­que d’archi­vage

• Participer avec le chef de service à la conduite du projet (planification, partenariat, gestion administrative/budgétaire)
• Conseiller et apporter son expertise
• Apporter son appui technique ou méthodologique auprès d’autres services/directions

– Gestion des outils et suivi de pro­jets

• Assurer le suivi des outils de la collectivité relatifs à l’archivage électronique
• Proposer des solutions techniques adaptées (système d’archivage électronique (SAE), serveurs de stockage dédiés, outils de préparation au versement…) et assurer la cohérence entre celles-ci.
• Accompagner les projets de dématérialisation de la collectivité et les outils de gestion électronique de document (GED) en apportant une expertise documentaire et archivistique
• Assurer le suivi et l’évolution des outils de gestion des archives (Thot et Avenio)
• Travailler en transversalité avec les autres argents du service Archives et leur apporter un appui technique sur la gestion des documents numérique
• Assurer la collecte, la pérennisation et la diffusion des données et des documents produits ou reçus par les services de la collectivité et ses organismes associés

– Gestion de la col­lecte :
En lien avec la direc­tion du Numérique et les ser­vi­ces pro­duc­teurs

• Assurer la veille technologique de la production et le traitement des fonds dématérialisés d’archives publiques de la collectivité : cartographie de la production numérique et des applications, cycle de vie et sort final des données
• Mettre en œuvre et tenir à jour des outils archivistiques adaptés à la collecte numérique : plans de classement, référentiels de conservation, …

– Relation avec les ser­vi­ces ver­sants :
Accompagner les ser­vi­ces à la trans­for­ma­tion numé­ri­que de la col­lec­ti­vité :

• Sensibiliser, aider et conseiller les services producteurs sur la bonne gestion de leurs outils numériques (bureautiques et métier) : formations, accompagnement au déploiement d’outils dans les services, coordination et animation des groupes de travail sur l’archivage électronique
• Encadrer et évaluer la production documentaire : contrôle qualité, fiabilité, authenticité et sécurité des données
• Développer des référentiels à destination des services en lien avec la gestion des archives numériques : guide de gestion, fiches pratiques…
• Mettre en œuvre des actions de communication et d’animation sur la gestion des données numériques à destination des services : journées évènementielles, cleaning days, …

– Conservation :

• Assurer la préparation et le suivi des transferts dans l’outil d’archivage électronique / veiller à l’interopérabilité avec le système d’information de la collectivité : validité des formats, durée de conservation, métadonnées, profils d’archivage, …
• Suivre le stockage des archives numériques et aider à déterminer les meilleures options pour leur conservation
• Apporter une expertise technique archivistique dans l’identification des délais de conservation des documents et des données, y compris dans le cadre de la RGPD
• Effectuer des contrôles qualité ponctuels une fois les documents archivés dans l’outil, mettre en place les actions nécessaires en cas de besoin
• Suivre les éliminations des données en conformité avec la réglementation

– Communication :

• Proposer des solutions techniques pour la mise à disposition des services et du public externe des archives numériques communicables
• Participer à l’évolution des interfaces de communication du service (intranet, extranet)
• Participer aux projets de la collectivité liés à l’Open data

– Veille régle­men­taire et tech­no­lo­gi­que :

• Suivre les évolutions réglementaires et technologiques
• Participer à des séminaires, des groupes de travail et suivre des formations sur l’ensemble des domaines en relation avec l’archivage numérique et la gestion de la donnée.

– Activités liées aux mis­sions du ser­vice :
Participer aux opé­ra­tions de réco­le­ment, à la prise en charge des ver­se­ments, aux cam­pa­gnes d’élimination, à la com­mu­ni­ca­tion et aux actions de valo­ri­sa­tion et aux recher­ches com­plexes à des­ti­na­tion des ser­vi­ces et du public

Compétences et apti­tu­des
– Connaissances et com­pé­ten­ces requi­ses pour le poste :

• Diplôme requis : master 2 en archivistique
• Expérience concrète sur un poste similaire souhaitée
• Maitrise du cadre législatif et réglementaire applicable aux archives
• Maîtrise du cadre juridique et les techniques spécifiques aux archives électroniques (signature électronique, horodatage, tiers certificateur, cryptage, etc.)
• Maîtrise des techniques de records management et de gestion électronique de documents (GED)
• Connaissance de l’histoire et du fonctionnement de l’institution
• Maitrise des normes et règles de traitement et de conservation des archives quel que soit le support
• Maitrise des outils bureautiques et des outils de gestion d’archives (Avenio et Thot)
• Techniques de conduite de projet

Aptitudes et qua­li­tés requi­ses pour le poste :
–  Capacité d’ana­lyse et de syn­thèse
–  Capacité de conseil
–  Aptitude à coor­don­ner les infor­ma­tions
–  Capacité à tra­vailler en trans­ver­sa­lité
–  Aptitudes à la réflexion stra­té­gi­que
–  Autonomie
–  Force de pro­po­si­tion
–  Réactivité
–  Rigueur
–  Capacité à tra­vailler en équipe
–  Sens du contact
–  Sens pra­ti­que et des res­pon­sa­bi­li­tés
–  Aisance à l’écrit

Relations hié­rar­chi­ques et fonc­tion­nel­les
Sous la res­pon­sa­bi­lité du chef de pôle archi­ves du ser­vice des moyens géné­raux et inté­rieur de la DASI

Conditions par­ti­cu­liè­res d’exer­cice
Mobilité : dépla­ce­ments très fré­quents sur les trois sites, les agen­ces et ponc­tuel­le­ment vers les locaux de conser­va­tion
Port ponc­tuel de char­ges

Les can­di­da­tu­res sont à adres­ser à Madame Juliette REINBOLT (juliette.rein­bolt@­gran­dest.fr)