La Préfecture de Police

Statut/Corps : Contractuel de niveau B
Domaine(s) fonc­tion­nel(s) Groupe RIFSEEP
Culture et patri­moine 2

Localisation admi­nis­tra­tive et géo­gra­phi­que / Affectation :
Préfecture de Police – Service de la mémoire et des affai­res cultu­rel­les / Département patri­mo­nial /

Emploi(s) –type
Chargée/chargé de col­lec­tions ou de fonds patri­mo­niaux

Code(s) fiche de l’emploi-type
RIME FP2CUL08

Vos acti­vi­tés prin­ci­pa­les
Sous l’auto­rité du Conservateur du Patrimoine et de son adjoint, l’agent sera un col­la­bo­ra­teur direct du chef de pôle, res­pon­sa­ble de la col­lecte, de l’évaluation et de la sélec­tion des archi­ves de la Préfecture de Police de Paris.

Contexte :
Si un tra­vail consi­dé­ra­ble a été réa­lisé depuis quel­ques années, de nom­breu­ses archi­ves inter­mé­diai­res et défi­ni­ti­ves demeu­rent dans les ser­vi­ces et deman­dent à être réper­to­riées pour être triées et trans­fé­rées soit au centre des archi­ves de Créteil, soit aux archi­ves du Pré St Gervais. Il/elle par­ti­ci­pera au déve­lop­pe­ment de la poli­ti­que
d’archi­vage électronique et de col­lecte de don­nées électroniques.

Il sera prin­ci­pa­le­ment chargé de :
1 - Contrôler les archi­ves publi­ques
–  Relations avec les pro­duc­teurs et déten­teurs d’archi­ves

• Assistance méthodologique et conseil (évaluation des besoins en intégrant la dimension mixte des documents (papier et électronique), définition des procédures, détermination des équipements adéquats, application des règles de conservation)
• Visites d’audits (audit des systèmes d’informations, cartographie des applications, des données et production documentaires des producteurs, des lieux d’archivage), rapports de visites ;
• Formation des agents des services versants ;
• Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives sur l’ensemble du cycle de vie

–  Tableaux de tri des archi­ves publi­ques

• Réalisation de tableaux de tri en partenariat avec les services et en conformité avec les dispositions légales et
  réglementaires, et mises à jour

–  Contrôle des éliminations des archi­ves publi­ques

• Aide à la préparation des éliminations ;
• Vérification des bordereaux soumis au visa du conservateur ;
  – Correspondance en lien avec ce contrôle.

2 - Préparation au trans­fert des ver­se­ments
– Aide à la pré­pa­ra­tion des ver­se­ments ;
– Vérification des bor­de­reaux (confor­mité au tableau de tri, qua­lité des ana­ly­ses, numé­ro­ta­tion ...) ;
– Préserver l’inté­grité des fonds d’archi­ves.

Facteurs d’évolution à moyen terme
– Accroissement des don­nées électroniques et des don­nées sous format numé­ri­que natif et expan­sion
des sup­ports de conser­va­tion ;
– Prise en compte de la dimen­sion inter­na­tio­nale de la recher­che dans la col­lecte des don­nées

3 - Classer les archi­ves et réa­li­ser des ins­tru­ments de recher­che (occa­sion­nel­le­ment)
– tri et clas­se­ment répon­dant au prin­cipe archi­vis­ti­que de res­pect des fonds ;
– rédac­tion d’inven­tai­res confor­mes aux normes inter­na­tio­na­les (ISAD-G, ISAAR…) ;
– fixa­tion des délais de com­mu­ni­ca­bi­lité des docu­ments confor­mé­ment au code du patri­moine ; cota­tion et condi­tion­ne­ment des docu­ments ;
– ran­ge­ment des archi­ves en maga­sin (avec l’appui du pôle logis­ti­que).

4 - Accueil et orien­ta­tion des cher­cheurs par rou­le­ment
– Expliquer le fonc­tion­ne­ment de la salle de lec­ture ;
– Procéder à l’ins­crip­tion ou au renou­vel­le­ment de l’ins­crip­tion (véri­fi­ca­tion de l’iden­tité) ;
– Gérer le ves­tiaire des lec­teurs ;
– Accompagner et guider les lec­teurs dans leurs recher­ches ;
– Initier les lec­teurs au manie­ment des ins­tru­ments de recher­che (papier et électroniques) ;
– Renseigner sur les délais de com­mu­ni­ca­bi­lité des archi­ves ;
– Aide aux lec­teurs pour les deman­des de déro­ga­tions (contrôle puis trans­mis­sion de la demande au cadre en charge des déro­ga­tions) ;
– Renseigner par télé­phone.

5 - Surveillance des accès et des locaux ouverts au public
– Contrôler l’accès prin­ci­pal au ser­vice (por­tillon et entrées) ;
– Compléter le cahier des visi­teurs et four­nis­seurs ;
– Surveiller les espa­ces publics : salle des inven­tai­res (accueil, espace des usuels) et de lec­ture ;
– Veiller au res­pect des règles de sécu­rité et du règle­ment de la salle de lec­ture.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
–  Déplacements fré­quents dans l’ensem­ble des ser­vi­ces de la PP au titre de la mis­sion de contrôle – Risques liés aux dépla­ce­ments (usage du véhi­cule de ser­vice, usage des trans­ports en commun) ; Déplacements ponc­tuels à l’annexe située à Créteil.
–  Manutention et port de char­ges par­fois lour­des ;
–  Exposition à des envi­ron­ne­ments poten­tiel­le­ment sales et pous­sié­reux.
–  Contraintes horai­res en fonc­tion des horai­res d’ouver­ture au public, astrein­tes horai­res durant la pause du déjeu­ner ; soit une ampli­tude de 9 h à 17 h avec une pause méri­dienne d’une heure ;
–  L’agent devra être habi­lité Confidentiel Défense

Vos com­pé­ten­ces prin­ci­pa­les mises en œuvre
– Connaissances tech­ni­ques
Connaissance ins­ti­tu­tion­nelle et admi­nis­tra­ti­ves / notions de droit : niveau mai­trise requis
Connaissance de la légis­la­tion et de la régle­men­ta­tion des archi­ves publi­ques : niveau exper­tise requis
Connaissance des normes de des­crip­tion des archi­ves ISAD(G) et ISAAR : niveau exper­tise requis
Connaissance du logi­ciel métier Arkhéia : niveau pra­ti­que requis Savoir s’orga­ni­ser : niveau mai­trise requis

– Savoir-faire
Savoir ana­ly­ser : niveau mai­trise requis
Avoir l’esprit de syn­thèse : niveau mai­trise requis
Savoir tra­vailler en équipe : niveau mai­trise requis
Savoir appli­quer la régle­men­ta­tion : niveau mai­trise requis
Avoir la capa­cité d’ini­tia­tive : niveau mai­trise requis

– Savoir-être
Avoir le sens des rela­tions humai­nes et de la péda­go­gie : niveau mai­trise requis
Avoir le sens du ser­vice public : niveau mai­trise requis
Savoir com­mu­ni­quer : niveau mai­trise requis
Faire preuve de rigueur et de méthode : niveau mai­trise requis
Discrétion et confi­den­tia­lité :
niveau mai­trise requis

Durée atten­due sur le poste : 3 ans

Votre envi­ron­ne­ment pro­fes­sion­nel
–  Activités du ser­vice
Le Service de la Mémoire et des Affaires cultu­rel­les, en tant que garant de la mémoire de la Préfecture de Police, est chargé de col­lec­ter, d’inven­to­rier, de conser­ver et de valo­ri­ser son patri­moine quelle qu’en soit la nature. Il exerce dans son domaine de com­pé­tence un rôle de contrôle, de conseil et d’exper­tise auprès des direc­tions acti­ves et admi­nis­tra­ti­ves au sein du ter­ri­toire rele­vant de l’auto­rité de la Préfecture de Police (75-92-93-94). C’est une entité qui, au regard de la par­ti­cu­la­rité de ses mis­sions, dis­pose d’une vision trans­ver­sale de la Préfecture de Police.
Le Service de la Mémoire et des Affaires cultu­rel­les (SMAC) regroupe un effec­tif de 172 agents répar­tis entre deux dépar­te­ments : Département patri­mo­nial (Service des Archives, et Musée), et Département musi­cal com­pre­nant deux orches­tres (har­mo­nie et bat­te­rie fan­fare). Le Département patri­mo­nial assure, par conven­tion signée en 2011 avec le Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France, les mis­sions réga­lien­nes liées aux archi­ves défi­ni­ti­ves pro­dui­tes par la Préfecture de Police (conser­va­tion, trai­te­ment, clas­se­ment et com­mu­ni­ca­tion).

–  Composition et effec­tifs du ser­vice
Le Département patri­mo­nial du SMAC com­prend deux enti­tés :

• les archives qui incluent 21 agents (1A+, 1A, 6B, 13C). Le pôle Contrôle est composé de 5 ETP (1A, 4B, 1C).
• le musée qui comprend 6 agents (1A, 5C).
  Le Département de la Musique des gardiens de la paix est constitué de 130 musiciens et 11 personnels administratifs et techniques (1B, 9C, 1CEA).
  Enfin, la cellule des relations publiques est composée de deux agents contractuels (A et B) et la cheffe de service (A+) est secondée d’un secrétaire général (A).

–  Liaisons hié­rar­chi­ques

• N + 1 : Lien hiérarchique avec le chef du pôle contrôle et collecte
• N + 2 : Lien hiérarchique avec le chef du Département patrimonial
• N + 3 : Lien hiérarchique avec le chef du Service de la Mémoire et des Affaires culturelles

–  Liaisons fonc­tion­nel­les

• Avec l’ensemble des services de la préfecture de Police : relations à l’occasion du versement ou de la collecte, conseil, information, formation et suivi des éliminations
• Avec les usagers des archives
• Avec le secrétaire général du SMAC
• Avec les Services d’Archives des départements 75, 92, 93, 94 et mission des Archives de France au ministère de l’Intérieur, et Archives nationales (pôle justice et intérieur)

Qui contac­ter ?
Chef du dépar­te­ment patri­mo­nial – 01 53 71 61 10
Adjointe au chef du Département patri­mo­nial, res­pon­sa­ble du Pôle col­lecte et contrôle - 01 53 71 61 34

Date limite : 31 mars