Être chef·fe de projet archivage électronique

Compétences ciblées :

Savoirs :
– Principes de la ges­tion électronique des docu­ments
– Gestion de l’infor­ma­tion numé­ri­que
– Techniques, normes et stan­dards de conser­va­tion des infor­ma­tions numé­ri­ques

Savoir-faire :
– Gérer l’inter­fa­çage avec un sys­tème d’archi­vage électronique
– Concevoir et gérer un projet
– Mettre en place les solu­tions tech­ni­ques appro­priées

Savoir-être :
– Capacité à tra­vailler en équipe
– Esprit d’ana­lyse
– Capacité à expo­ser et à défen­dre ses choix

Pré-requis : il est recom­mandé d’avoir suivi le stage Introduction à l’archi­vage électronique ou d’avoir un niveau équivalent.

Objectifs : connaî­tre les étapes indis­pen­sa­bles pour cadrer et mener à bien un projet d’archi­vage électronique en insis­tant sur des outils métho­do­lo­gi­ques pour garan­tir la bonne com­plé­men­ta­rité des équipes fonc­tion­nel­les et des équipes tech­ni­ques.

Public : chef.fe.s de ser­vice, chef.fe.s de projet chargé.e.s de mettre en place l’archi­vage électronique dans leur orga­ni­sa­tion (archi­vis­tes et infor­ma­ti­cien.ne.s), archi­vis­tes chargé.e.s de la col­lecte des archi­ves contem­po­rai­nes, chef.fe.s de projet infor­ma­ti­ques.

Contenu :
– Apprendre à cadrer et à pla­ni­fier un projet d’archi­vage électronique : ana­ly­ser son contexte, iden­ti­fier les leviers d’actions et les par­te­nai­res adé­quats, iden­ti­fier les études préa­la­bles néces­sai­res, expri­mer des besoins fonc­tion­nels et les mettre en rela­tion avec des éléments tech­ni­ques, savoir ana­ly­ser des outils du marché, défi­nir une stra­té­gie de mise en œuvre d’un sys­tème d’archi­vage électronique (SAE) ou de ges­tion électronique de docu­ments (GED) : ges­tion interne à l’orga­ni­sa­tion, mutua­li­sa­tion, exter­na­li­sa­tion
– Méthodologie d’expres­sion de for­ma­li­sa­tion ds besoins : appré­hen­der le voca­bu­laire commun à tous les acteurs du projet (infor­ma­ti­cien.ne ...)
– Inscrire un projet dans une stra­té­gie adap­tée à son propre contexte
– Apprendre à pren­dre en compte les outils exis­tants dans l’orga­ni­sa­tion afin de garan­tir la cohé­rence fonc­tion­nelle des outils d’archi­vage électronique
– Savoir mesu­rer l’impact orga­ni­sa­tion­nel d’un projet d’archi­vage électronique
– Comprendre les enjeux liés à l’archi­tec­ture tech­ni­que du sys­tème et notam­ment les
exi­gen­ces en matière de sto­ckage (interne et/ou exter­na­lisé).
– Connaître les contrain­tes liées à l’exter­na­li­sa­tion du sto­ckage : régle­men­ta­tion, pré­cau­tions pour garan­tir la réver­si­bi­lité, savoir défi­nir des clau­ses dans un contrat
d’exter­na­li­sa­tion.
– Connaître les éléments néces­sai­res à la rédac­tion des cahiers de char­ges : assis­tance à maî­trise d’ouvrage, logi­ciel, autres pres­ta­tions
– Définir des solu­tions d’attente (sto­ckage, contrôle de l’inté­grité, etc.)

Modalités péda­go­gi­ques
– Études de cas
– Retour d’expé­rience
– Exercices pra­ti­ques
– Cours magis­traux
– Échanges entre les par­ti­ci­pants et avec le for­ma­teur

Intervenant : pro­fes­sion­nel du monde des archi­ves