Le Département de la Drôme

Agent chargé(e) de l’élaboration d’ins­tru­ments de recher­che aux archi­ves dépar­te­men­ta­les

Positionnement du poste dans la struc­ture :
Direction : Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse
Service : Archives Départementales
Poste de rat­ta­che­ment hié­rar­chi­que : Archiviste res­pon­sa­ble du Pôle Traitement
Localisation : Service des Archives Départementales, 14 rue de la Manutention à Valence

Missions :
– Mission de la Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse :
Appuyer tech­ni­que­ment les élus pour la défi­ni­tion de la poli­ti­que dépar­te­men­tale en matière d’actions cultu­rel­les, de sports, de la jeu­nesse et de l’éducation popu­laire.
En ce qui concerne la culture, cette direc­tion regroupe les ser­vi­ces sui­vants : Culture,
Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et
Médiathèques Départementales.
Mettre en oeuvre la poli­ti­que déci­dée par l’Assemblée dépar­te­men­tale.

– Missions des Archives Départementales :
Recueillir, clas­ser, conser­ver et rendre acces­si­bles au public l’ensem­ble des docu­ments émis et archi­vés par les acteurs du dépar­te­ment, qu’ils soient publics ou privés.
Exercer au nom de l’État une mis­sion de contrôle spé­ci­fi­que et tech­ni­que sur les archi­ves des com­mu­nes, des établissements hos­pi­ta­liers, des admi­nis­tra­tions et établissements publics, dans le res­sort géo­gra­phi­que du Département.

Raison d’être du poste :
– Identifier, trier et clas­ser des docu­ments d’archi­ves publi­ques ou pri­vées, dans le res­pect des
direc­ti­ves du Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France.-· Construire, réa­li­ser et mettre à dis­po­si­tion du public des ins­tru­ments de recher­che.

Relations de tra­vail :
Relations inter­nes au ser­vice :
– avec le Directeur, qui défi­nit les orien­ta­tions du ser­vice,
– avec l’archi­viste res­pon­sa­ble du pole Traitement des archi­ves qui défi­nit les orien­ta­tions de clas­se­ment
– avec l’archi­viste res­pon­sa­ble de la cel­lule des fonds clos et privés,

• qui organise son travail
• auquel il/elle rend compte de son travail,

– avec les autres agents du Pôle Traitement, pour tra­vail en coor­di­na­tion,
– avec l’ensem­ble des agents du siège des Archives Départementales, pour tra­vail en
com­plé­men­ta­rité.

Relations inter­nes au Conseil Départemental :
– avec la Direction des Systèmes d’Information qui assure un appui tech­ni­que.
– avec les ser­vi­ces admi­nis­tra­tifs du Département (État, établissements hos­pi­ta­liers,
établissements publics à com­pé­tence dépar­te­men­tale), pour conseils sur les pro­cé­du­res d’archi­vage, pré­va­li­da­tion des pro­po­si­tions de ver­se­ments et d’éliminations et récep­tion de leurs archi­ves défi­ni­ti­ves,

Relations exter­nes :
– avec tous les ser­vi­ces admi­nis­tra­tifs du Département (État, établissements hos­pi­ta­liers, établissements publics à com­pé­tence dépar­te­men­tale), pour conseils sur les pro­cé­du­res d’archi­vage, pré­va­li­da­tion des pro­po­si­tions de ver­se­ments et d’éliminations et récep­tion de leurs archi­ves défi­ni­ti­ves.

Activités cons­ti­tu­ti­ves du poste
Activités prin­ci­pa­les :
– Classement des fonds clos et privés :

• identification des documents,
• tri en fonction de critères établis par le Service interministériel des archives de France,
• analyse des documents,
• saisie informatique des données.

– Réalisation des plans de clas­se­ment.
– Élaboration des ins­tru­ments de recher­che selon la norme ISAD(G).
– Recherches docu­men­tai­res concer­nant les fonds trai­tés, dans le but de rédi­ger les
intro­duc­tions, états des sour­ces com­plé­men­tai­res, biblio­gra­phies...
– Cotation des docu­ments conser­vés.
– Indexation.
– Conditionnement : mise en boîte, étiquetage, et ran­ge­ment dans les maga­sins.
– Prévenir les dété­rio­ra­tions des docu­ments.

Activités selon affec­ta­tion :
– Traitement des fonds publics ouverts
– Tri et élimination en fonc­tion de cri­tè­res établis par le Service inter­mi­nis­té­riel des
Archives de France

• réalisation de bordereaux d’éliminations
• préparation matérielle de l’élimination physique et refoulement éventuel
• saisie des changements dans le logiciel de gestion (libération d’espace, élimination de cotes)
• suivi d’un secteur administratif de collecte (bordereaux de versement et d’élimination)
• participation à l’élaboration d’états de versements, de chartes d’archivage et d’instruments de recherche méthodique par secteur administratif

– Participation à des pro­jets trans­ver­saux de clas­se­ment du ser­vice des Archives
– Suivi des dons et dépôts d’archi­ves pri­vées ini­tiés par le Directeur et le res­pon­sa­ble de la cel­lule.
– Participation au fonc­tion­ne­ment de la salle de lec­ture.
– Récolement une fois par an.
– Encodage des ins­tru­ments de recher­che élaborés par le pôle Traitement des archi­ves.

Compétences néces­sai­res pour occu­per le poste
– Avoir de soli­des connais­san­ces archi­vis­ti­ques :

• règles d’analyse des documents et rédaction d’instruments de recherche,
• normes ISAD(G) et ISAAR (CPF),
• cadre de classement des Archives départementales
• modalités d’entrées des fonds privés

– Connaître et appli­quer la régle­men­ta­tion rela­tive à la col­lecte, la conser­va­tion et à la com­mu­ni­ca­tion des archi­ves : lois rela­ti­ves aux archi­ves, cir­cu­lai­res de la direc­tion des Archives de France rela­ti­ves au tri et à la com­mu­ni­ca­bi­lité des archi­ves.
– Connaître l’orga­ni­sa­tion, le fonc­tion­ne­ment et l’acti­vité du ser­vice des Archives Départementales.
– Avoir des connais­san­ces en his­toire, notam­ment sur les pério­des moderne et contem­po­raine (XVIIe-XXe siècle).
– Connaître les struc­tu­res et le fonc­tion­ne­ment des admi­nis­tra­tions et ins­ti­tu­tions.
– Maîtriser l’outil infor­ma­ti­que : outils bureau­ti­ques, Internet et com­mu­ni­ca­tions par cour­riel, logi­ciels de ges­tion des archi­ves, nou­vel­les tech­no­lo­gies (EAD, etc.).

Qualités requi­ses
– Esprit de syn­thèse.
– Esprit métho­di­que.
– Maîtriser la ges­tion du temps.
– Capacités rédac­tion­nel­les.
– Capacités rela­tion­nel­les.
– Diplomatie.
– Curiosité intel­lec­tuelle.
– Intérêt pour l’his­toire et l’actua­lité.
– Initiative.
– Sens du tra­vail en équipe.

Formation et expé­rience
– Diplôme(s) (habi­li­ta­tion, permis) requis
Baccalauréat.
– Formation ini­tiale pré­co­ni­sée :
Master II en archi­vis­ti­que sou­haité
Licence 3 en his­toire, archi­vis­ti­que ou docu­men­ta­tion,
Formation en his­toire, archi­vis­ti­que ou en docu­men­ta­tion.
– Formation à pré­voir pour occu­per le poste
Formation en archi­vis­ti­que si néces­saire.
Formation infor­ma­ti­que.
Formation nou­vel­les tech­no­lo­gies (EAD...).

Conditions de tra­vail asso­ciées au poste
– Difficultés et contrain­tes :
Secret pro­fes­sion­nel.
Manutention.
Manipulation de docu­ments très sales ou conta­mi­nés par des cham­pi­gnons.

Conditions d’accès au poste :
– Par voie de recru­te­ment :
Le cas échéant.
– Par voie de mobi­lité interne :
Oui.
– Grades pré­fé­ren­tiels de la F.P.T. (cadre d’emplois, grade per­ti­nent pour obte­nir le
poste) :
Catégorie B - cadre d’emploi des assis­tants ter­ri­to­riaux de conser­va­tion du patri­moine.

Les can­di­da­tu­res (lettre et CV détaillé) sont à adres­ser à :
Département de la Drôme
Direction des Ressources Humaines
26 avenue du Président Herriot
26026 Valence cedex 9
ou par mail : emploi@­la­drome.fr avant le 15 avril.