Fonction :
Responsable du pôle relations avec le public (usagers, salle de lecture, institutions culturelles, site internet…), des fonds anciens et des archives du siège et des services généraux de l’AP-HP
Grade :
détachement de la fonction publique d’Etat ou territoriale, contractuel - Chargé de mission
Catégorie : A niveau 5
Position dans la structure :
– Liaisons hiérarchiques directes : Chef de service
– Liaisons fonctionnelles : Ensemble du service des archives, des services du Siège et des hôpitaux, Public.
Présentation du service et de l’équipe :
Service de 20 agents, fonctionnant sur 3 sites : Minimes, Bicêtre (cité des archives), Fossés Saint-Marcel (photothèque et fonds vidéo), chargé principalement de :
– la collecte, la conservation, le classement, la mise à disposition du public (professionnel et grand public), et la valorisation culturelle des archives administratives et hospitalières de l’AP-HP, anciennes et contemporaines, écrites et iconographiques ;
– du conseil, de l’expertise et du contrôle des bonnes conditions d’archivage intermédiaires au Siège et dans les sites hospitaliers.
Horaires de travail :
Régime des 35 h (amplitude horaire du service 8 h 30 - 17 h 30)
Détails : Poste basé rue des Minimes (Paris, 3e arrondissement), déplacements à la cité des archives à Bicêtre (Kremlin Bicêtre, Val de Marne), rue des Fossés Saint-Marcel (Paris, 13e arrondissement), au Siège et sur les sites hospitaliers (Paris et Île-de-France)
Missions du poste :
Missions permanentes :
Responsable des fonds anciens :
– Conservation et description des fonds ; encadrement des classements ; mise en ligne sur Internet et indexation ; réponses aux recherches et valorisation (colloques, articles…)
Conservation préventive et restauration des archives :
– Planification des opérations de restauration et de décontamination, suivi des documents envoyés chez les prestataires ;
Responsable des fonds contemporains du Siège (W), des fonds privés et de leur communication :
– Identification et valorisation des fonds (reprise de l’arriéré : identification des éliminations, rédaction d’inventaires …).
Responsable des archives de l’image (photothèque, fonds vidéo) (encadrement de 3 agents) :
– Identification et valorisation des fonds de la photothèque (rédaction d’inventaires, conditionnement et gestion des commandes iconographiques).
Chargé des relations avec le public (encadrement de 3 agents) :
– Gestion de la salle de lecture et des magasins.
– Gestion et suivi des communications : gestion des demandes de dérogations de consultation des documents non librement communicables (externe) et des demandes de prêts de dossiers administratifs (interne).
– Suivi du site Internet.
– Participation aux événements culturels du service en relation avec le musée, le Siège et les hôpitaux et aux autres manifestations culturelles extérieures à l’institution. Gestion et suivi des prêts en France et à l’étranger.
– Mise à jour de tableau de suivi des entrées.
Présidence de salle : accueil du public et conseil scientifique (par roulement)
Chef de projet pour la partie archivistique pour l’informatisation du service des archives avec le logiciel Mnesys en coopération avec les équipes informatiques du service et du Siège de l’AP-HP
Bibliothèque : coordination de l’informatisation.
Responsable de la gestion des archives administratives du siège et des services généraux (encadrement d’une équipe de 5 agents) :
– Conseils et expertise, élaboration de tableaux de gestion, collecte et traitement, formations, sensibilisation aux archives
Missions occasionnelles :
– Conseil scientifique et technique hors A.P.-H.P.
– Encadrement de stagiaires.
– Intérim du chef de service et représentation du service (assuré par les cadres dans le service)
- Contribution aux chantiers transversaux du service qui incombent à l’équipe d’encadrement
– Formateur au sein du CFTA (organisme de formation de l’AP-HP) et d’autres organismes hors A.P.-H.P. (C.N.E.H., A.A.F.).
Particularités : néant
Risques professionnels liés à l’activité : _ port occasionnel de charges lourdes
Mesures de prévention prises face à ces risques : néant
Compétences principales mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise - expert)
Compétences techniques :
Description de la compétence (Niveau demandé)
– Connaissances en archivistique (Expert) :
- maîtrise parfaite de la législation et de la réglementation sur les archives (Code du patrimoine) notamment sur les délais de communication des archives, les DUA, les liens avec la CNIL, la CADA, le CNAOP.
- maîtrise parfaite des normes internationales de description des archives (ISAD (G), ISAAR/CPF…)
- maîtrise des procédures réglementaires en archives (versement, éliminations, tri) et élaboration de tableaux de gestion
- maîtrise parfaite de la paléographie et de la compréhension de documents anciens.
– Connaissance de l’analyse historique (pour la valorisation et la réponse aux recherches sur les fonds anciens) (expert)
– Connaissances des documents anciens (leur conservation et notamment les techniques de conservation préventives, les agents de dégradation et les techniques de restauration spécialisées) (Expert)
– Connaissance des archives photographiques et audiovisuelles (Maîtrise)
– Connaître la méthodologie de la conduite de projets, leur mise en œuvre et leur évolution (Maîtrise)
– Connaissance en progiciel archivistique (de préférence pour le logiciel Mnesys) et de XML-EAD (Expert)
– Connaissance en progiciel de bibliothéconomie (de préférence pour le logiciel CADIC) et des normes d’échanges (Maîtrise)
– Connaissance du cadre législatif et réglementaire des droits spécifiques liés aux droits d’auteur, droit à l’image, à la réutilisation des données publiques (Maîtrise)
– Connaissance de l’histoire (culture historique), de l’organisation et du fonctionnement de l’administration et éventuellement de l’administration hospitalière (Maîtrise)
– Connaissances des systèmes d’archivage électroniques, des normes nationales et internationales (OAIS, SEDA), en XML et des principes du records management (Pratique)
Savoir-faire
1- Capacité à monter des groupes de travail
2- Capacité à développer des projets et en assurer le suivi
3- Capacité rédactionnelle (articles, web…)
4- Capacité à intervenir en public (conférences, formation…)
5- Capacité à encadrer des personnes non formées en archivistique pour leur faire appliquer les normes de description archivistique
6- Diriger, animer et faire évoluer une équipe, formuler des consignes, répondre aux questions
7- Rendre compte à sa hiérarchie
8- Connaissances en matière de management
9- Capacité à trouver des solutions adaptées aux besoins du service
Savoir-être (compétences comportementales)
_1- Capacité relationnelle
2- Esprit méthodique et rigoureux
3- Faire preuve de sens pratique
4- Esprit de synthèse
5- Sens de l’organisation
6- Pédagogie
7- Capacité de dialogue
8- Capacité à être réactif
9- Diplomatie
10- Sens de l’initiative
11- Sens du travail en équipe
12- Sens du service public
13- Intérêt pour l’histoire et curiosité intellectuelle
14- Goût pour le contact avec le public
Diplômes requis :
MASTER 2 en archivistique
Expériences :
gestion de service au public, de salle de lecture d’archives, gestion de collecte d’archives publiques, dans la rédaction de tableaux de gestion et expérience d’archivage électronique et compétences en informatique (progiciel archives) souhaitées…
Date limite de candidature :
19 octobre 2011
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées avant le 19 octobre au service des archives (Patrice Guérin, service des Archives de l’Assistance publique - Hôpitaux de Paris 7, rue des Minimes 75003 PARIS ou patrice.guerin@sap.aphp.fr).