La ville de Poitiers

Pour le ser­vice de la ges­tion de l’action admi­nis­tra­tive

Présentation du ser­vice :
Le ser­vice Gestion de l’Action Administrative est un ser­vice du Pôle Pilotage de la Direction Générale des Services.
Il est com­posé de trois cen­tres d’acti­vi­tés :
– Assemblées Ville de Poitiers et Communauté d’Agglomération Grand Poitiers / SMASP / SMRQU
– Conseil / Veille juri­di­que et Contentieux
– Veille docu­men­taire et Archives Municipales
Le ser­vice compte 12 agents sur le site cen­tral (actuel­le­ment situé 5 rue de la Traverse).
Les Archives Municipales (2 agents : caté­go­rie B et C) sont situées au 158 rue Blaise Pascal à Poitiers.
Dans toutes ses com­pé­ten­ces, le ser­vice tra­vaille en trans­ver­sa­lité avec l’ensem­ble des ser­vi­ces en jouant un rôle de pré­ven­tion, de veille, de ges­tion et de conser­va­tion légale des actes admi­nis­tra­tifs et des docu­ments d’acti­vité.
Poste situé sous la hié­rar­chie directe de la res­pon­sa­ble du centre d’acti­vité Veille docu­men­taire – Archives

Missions :
– Le (la) res­pon­sa­ble des archi­ves muni­ci­pa­les a pour mis­sion glo­bale de mettre en place une poli­ti­que de pré­ser­va­tion et de ges­tion des docu­ments d’acti­vi­tés gérés par les ser­vi­ces de la col­lec­ti­vité et, à terme, une poli­ti­que de valo­ri­sa­tion des docu­ments d’archi­ves.
– Il (elle) devra déter­mi­ner les orien­ta­tions et les objec­tifs néces­sai­res à l’accom­plis­se­ment de cette poli­ti­que et mettre en oeuvre les moyens pour y par­ve­nir.
– Il (elle) devra notam­ment avoir une bonne connais­sance de toutes les thé­ma­ti­ques tou­chant à l’archi­vage électronique et infor­ma­ti­que des docu­ments d’acti­vi­tés.

En lien avec la res­pon­sa­ble du centre d’acti­vité Veille docu­men­taire – Archives, il (elle) devra :
1) Gérer le centre d’acti­vi­tés Archives Municipales :
– Encadrer, mana­ger le per­son­nel en place.
– Engager la poli­ti­que de moder­ni­sa­tion des archi­ves muni­ci­pa­les : ges­tion du fonds de docu­ments, mise en place de logi­ciels de ges­tion, archi­vage des docu­ments électroniques, à terme numé­ri­sa­tion de cer­tai­nes par­ties du fonds,
– Veiller au res­pect des normes de conser­va­tion des docu­ments d’archi­ves : maî­trise des normes et des espa­ces de conser­va­tion.
– Elaborer un guide de pro­cé­du­res :

• Internes dans le but de veiller à la bonne conservation et à l’intégrité des archives : collecte, classement, conservation, tri, élimination, recherches, inventaire, actions spécialisée de conservation (restaurations, désinfections…).
• Externes à destination des services : plan de classement des dossiers, tableaux de gestion (Durée d’utilisation Administrative, communicabilité),
• Organiser la sensibilisation et la formation nécessaires à l’accompagnement des services producteurs de documents en terme d’environnement juridique et de bonnes pratiques archivistiques.
• Mettre en place et animer un réseau de correspondants archives.

2) Mettre en place une valo­ri­sa­tion des archi­ves muni­ci­pa­les :
– Concevoir et élaborer des pro­jets de conser­va­tion et de valo­ri­sa­tion du patri­moine archi­vis­ti­que : com­mu­ni­ca­tion, conseil, accom­pa­gne­ment de cher­cheurs, for­ma­tion, publi­ca­tions, orga­ni­sa­tion d’expo­si­tions ou de mani­fes­ta­tions à l’égard de publics spé­ci­fi­ques…
– Initier et déve­lop­per une poli­ti­que de par­te­na­riat, de contrac­tua­li­sa­tion avec les acteurs exté­rieurs : autres col­lec­ti­vi­tés, Archives Départementales, Archives de France, Ecoles, Université…

Qualifications pro­fes­sion­nel­les :
– Maîtrise du cadre légis­la­tif et régle­men­taire appli­ca­ble aux archi­ves.
– Maîtrise des tech­ni­ques et des normes archi­vis­ti­ques.
– Connaissance en terme d’archi­vage électronique sou­hai­tée.
– Connaissances infor­ma­ti­ques liées à l’uti­li­sa­tion d’un logi­ciel métier.
– Aptitude à la conduite et à la ges­tion de projet.
– Capacités d’enca­dre­ment.
– Capacités de méthode et d’orga­ni­sa­tion.
– Qualités rédac­tion­nel­les et de syn­thèse.
– Qualités péda­go­gi­ques.

Profil :
– Sens du ser­vice public.
– Sens des rela­tions publi­ques.
– Sens de la com­mu­ni­ca­tion.
– Sens du tra­vail en équipe.
– Sens de l’auto­rité et de l’écoute.
– Autonomie et esprit d’ini­tia­tive.

Diplômes ou niveau d’études requis :
Titulaire d’un diplôme Bac + 5 Archivistique

Pour tous ren­sei­gne­ments com­plé­men­tai­res, veuillez contac­ter :
Mme Pierrette FRANCOIS,  poste 36 50 Directrice du ser­vice Gestion de l’Action Administrative.

_Mme Françoise BENETEAU  poste 36 51, Adjointe de la direc­trice.
Melle Karine RABOT  poste 44 96, Responsable Veille docu­men­taire - Archives.