Le Département des Landes

FICHE DE POSTE 638

Direction :
Direction de la culture et du patri­moine

Service :
Service dépar­te­men­tal d’archi­ves Dénomination du poste
Chargé de mis­sion pour l’archi­vage électronique

Raison d’être
Préparer et mettre en oeuvre les condi­tions de ges­tion des archi­ves électroniques par les Archives dépar­te­men­ta­les des Landes, en assu­rant une mis­sion cen­trée sur l’accom­pa­gne­ment des ser­vi­ces du Conseil dépar­te­men­tal et de l’équipe des archi­vis­tes du sec­teur « Gestion des fonds ».

Affectation/Place dans l’orga­ni­sa­tion / Liens hié­rar­chi­ques et fonc­tion­nels
Positionnement interne :
Rattachement hié­rar­chi­que : sous l’auto­rité du res­pon­sa­ble du sec­teur « ges­tion des fonds » ;

Liens fonc­tion­nels :
– rela­tions de tra­vail étroites avec les autres archi­vis­tes char­gés de fonds ;
– rela­tions de tra­vail avec le sec­teur « Conservation-Diffusion numé­ri­que », pour ce qui relève de la pré­ser­va­tion, de la numé­ri­sa­tion et de la dif­fu­sion des archi­ves ;
– rela­tions de tra­vail avec le sec­teur « Développement des publics », pour ce qui relève de la valo­ri­sa­tion des fonds ;
– enca­dre­ment fonc­tion­nel d’assis­tants de clas­se­ment, dans le cadre de pro­jets de trai­te­ment de fonds ;
– lien fonc­tion­nel avec le res­pon­sa­ble de la salle de lec­ture citoyenne ;
– tra­vail en équipe, pos­si­ble avec l’ensem­ble des agents.

Positionnement externe :
– cor­res­pon­dants archi­ves et chefs des ser­vi­ces pro­duc­teurs d’archi­ves publi­ques (Conseil dépar­te­men­tal en pre­mier lieu, ser­vi­ces et établissements publics de l’État, com­mu­nes et EPCI, établissements hos­pi­ta­liers...), ponc­tuel­le­ment élus ;
– Service des usages numé­ri­ques du Conseil dépar­te­men­tal, Agence lan­daise pour l’infor­ma­ti­que, Centre de ges­tion de la fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale ;
– réseau pro­fes­sion­nel des archi­ves : Service inter­mi­nis­té­riel des archi­ves de France, archi­vis­tes d’autres ser­vi­ces d’archi­ves, Association des archi­vis­tes fran­çais, etc. ;
– socié­tés spé­cia­li­sées dans le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique (déma­té­ria­li­sa­tion, édition de solu­tions logi­ciel­les, conser­va­tion exter­na­li­sée, etc.) ;
– public des Archives dépar­te­men­ta­les, en par­ti­cu­lier de la salle de lec­ture.

Missions/Responsabilités
– Assurer l’accom­pa­gne­ment de la déma­té­ria­li­sa­tion dans les ser­vi­ces du Conseil dépar­te­men­tal.
– Piloter la mise en oeuvre de l’archi­vage inter­mé­diaire et défi­ni­tif aux Archives dépar­te­men­ta­les.
– Sensibiliser et former à l’archi­vage électronique.
– Développer une exper­tise scien­ti­fi­que et tech­ni­que sur le sujet.
– Conduire la col­lecte des archi­ves papier du Conseil dépar­te­men­tal.
– Contribuer aux tra­vaux trans­ver­saux au sec­teur « ges­tion des fonds » et au ser­vice.

Autres mis­sions :
– Participer aux acti­vi­tés cultu­rel­les et péda­go­gi­ques du ser­vice.

Poste dont cer­tai­nes mis­sions peu­vent être télé­tra­vailla­bles :
oui

Activités/Tâches/Méthodes/Contrôle
Description détaillée
Accompagnement de la déma­té­ria­li­sa­tion dans les ser­vi­ces du Conseil dépar­te­men­tal des Landes.
Établissement de liens avec les ser­vi­ces. Prospection et accom­pa­gne­ment des pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion des pro­cé­du­res. Pour cela, étude préa­la­ble de la ges­tion de l’archi­vage des docu­ments papier ; mise en place des métho­des et outils de ges­tion néces­sai­res pour les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, ainsi que pour la reprise des arrié­rés. Audit des appli­ca­tions infor­ma­ti­ques uti­li­sées. Établissement de pro­cé­du­res et de recom­man­da­tions pour la pro­duc­tion, la ges­tion et l’inté­grité des don­nées numé­ri­ques géné­rées par le Conseil dépar­te­men­tal. Collaboration étroite avec le ser­vice des usages numé­ri­ques de la col­lec­ti­vité.

Pilotage de la mise en oeuvre de l’archi­vage inter­mé­diaire et défi­ni­tif aux Archives dépar­te­men­ta­les des Landes.
Définition des moda­li­tés de col­lecte (pré­pa­ra­tion des paquets d’infor­ma­tions, « pré-ver­se­ment », for­mats) et de des­crip­tion (méta­don­nées) des archi­ves. Rédaction de pro­fils de don­nées. Identification et mise en oeuvre des fonc­tion­na­li­tés et para­mé­tra­ges néces­sai­res à l’adap­ta­tion de l’outil de SAE (sys­tème d’archi­vage électronique) retenu par la col­lec­ti­vité. Définition des moda­li­tés de conser­va­tion (contrô­les de sécu­rité et d’inté­grité, sup­ports), de recher­che et de com­mu­ni­ca­tion des infor­ma­tions conte­nues dans le SAE. Réalisation des tests et des pre­miers ver­se­ments. Préfiguration de la montée en charge de l’outil dans le ser­vice : défi­ni­tion des pro­cé­du­res inter­nes de fonc­tion­ne­ment, pré­vi­sion de l’inter­fa­çage du SAE avec les outils de pro­duc­tion et de dif­fu­sion exis­tants dans le ser­vice au sein d’un sys­tème d’infor­ma­tion com­plet. Prise en compte de l’ensem­ble du péri­mè­tre de col­lecte du ser­vice, notam­ment celle venant des ser­vi­ces déconcen­trés de l’État.
Sensibilisation et for­ma­tion à l’archi­vage électronique.
Position de réfé­rent pour la fami­lia­ri­sa­tion des archi­vis­tes du ser­vice avec l’archi­vage électronique. Conseil et accom­pa­gne­ment des col­lè­gues pour le conseil aux pro­duc­teurs quels qu’ils soient. Organisation d’actions de sen­si­bi­li­sa­tion en direc­tion des ser­vi­ces pro­duc­teurs.

Veille scien­ti­fi­que et tech­ni­que.
Développement d’une exper­tise sur le sujet. Constitution pour le ser­vice d’une banque de res­sour­ces (normes, modè­les de don­nées, outils logi­ciels, tech­ni­ques d’archi­vage, for­mats et sup­ports), puis tenue d’une veille sur leur évolution. Actualisation régu­lière des connais­san­ces (for­ma­tion, par­ti­ci­pa­tion à des mani­fes­ta­tions pro­fes­sion­nel­les, lit­té­ra­ture spé­cia­li­sée...). Suivi des pro­jets et métho­des mis en oeuvre dans le réseau des archi­ves (SIAF, Archives natio­na­les-projet VITAM, Archives dépar­te­men­ta­les de la Gironde-projet SAEM...), si pos­si­ble échanges pro­fes­sion­nels.

Collecte et trai­te­ment des archi­ves papier du Conseil dépar­te­men­tal.
Préparation des ver­se­ments : défi­ni­tion des cri­tè­res de sélec­tion archi­vis­ti­que en col­la­bo­ra­tion avec les char­gés de fonds thé­ma­ti­ques ; ins­truc­tion des bor­de­reaux de ver­se­ment et d’élimination ; tenue à jour du regis­tre des entrées, des dos­siers de fonds, des dos­siers des pro­duc­teurs et de l’état géné­ral des fonds du ser­vice.
Traitement des fonds, sui­vant la charge du poste, en col­la­bo­ra­tion avec les char­gés de fonds thé­ma­ti­ques : enca­dre­ment fonc­tion­nel d’assis­tants de clas­se­ment, ana­lyse, tri et clas­se­ment des docu­ments, rédac­tion des ins­tru­ments de recher­che, trai­te­ment maté­riel, réco­le­ment.

Participation aux tra­vaux trans­ver­saux sur les fonds.
Participation aux chan­tiers du sec­teur « ges­tion des fonds » en pre­mier lieu, et du ser­vice en géné­ral : contri­bu­tion aux réu­nions et tra­vaux de réflexion ; pro­po­si­tions ; mise en oeuvre des plans d’actions.
Participation à la cons­truc­tion, à l’ali­men­ta­tion et à la main­te­nance des outils col­lec­tifs du sec­teur (réfé­ren­tiels, modè­les-types, guides inter­nes...).
Participation ponc­tuelle aux tra­vaux col­lec­tifs du ser­vice (opé­ra­tions géné­ra­les de réco­le­ment, de refou­le­ment...).

Ponctuel :
Participation aux acti­vi­tés cultu­rel­les et péda­go­gi­ques du ser­vice.
Aide au res­pon­sa­ble de la valo­ri­sa­tion pour le repé­rage de docu­ments.
Accueil du public, accom­pa­gne­ment de visi­tes du ser­vice, par­ti­ci­pa­tion à d’autres types d’acti­vi­tés, etc.
Toutes autres acti­vi­tés rele­vant du cadre d’emploi de l’agent.

Service de la salle de lec­ture.
Accueil et ren­sei­gne­ment des lec­teurs sur les fonds d’archi­ves, les ins­tru­ments de recher­che, les res­sour­ces numé­ri­ques (inven­tai­res en ligne et fonds numé­ri­sés), la biblio­thè­que.
Magasinage, déli­vrance et réin­té­gra­tion des docu­ments.
Surveillance : appli­ca­tion du règle­ment inté­rieur, sécu­rité des lec­teurs, sûreté des fonds.

Indicateurs de l’acti­vité du poste
Nombre et qua­lité des inter­ven­tions réa­li­sées auprès des pro­duc­teurs d’archi­ves
Nombre de nou­veaux pro­duc­teurs tou­chés
Nombre et qua­lité des études de flux d’infor­ma­tions déma­té­ria­li­sées
Qualité des pro­cé­du­res et recom­man­da­tions mises en place
Nombre de séan­ces de sen­si­bi­li­sa­tion ou de for­ma­tion à l’archi­vage électronique effec­tuées
Degré d’avan­ce­ment dans la défi­ni­tion des moda­li­tés de mise en fonc­tion­ne­ment du SAE
Métrage linéaire de docu­ments papier entrés
Nombre de visi­tes du ser­vice ou de par­ti­ci­pa­tions aux acti­vi­tés cultu­rel­les au cours de l’année

Moyens
Bureau
Téléphone
Ordinateur + suite bureau­ti­que et logi­ciels spé­ci­fi­ques (en fonc­tion des mis­sions de l’agent : ges­tion des lec­teurs et de la salle de lec­ture, aide au clas­se­ment, cata­lo­gage, ges­tion du site Internet, archi­vage électronique).
Internet, BAL interne/externe.
Photocopieur.
Équipements de pro­tec­tion indi­vi­duelle.
Matériel de condi­tion­ne­ment adapté.
Véhicule de ser­vice.
Formation conti­nue.

Compétences requi­ses et exi­gen­ces requi­ses
– Savoir :
Formation ou expé­rience dans le domaine de l’archi­vis­ti­que
Intérêt pour les nou­vel­les tech­no­lo­gies

Histoire des ins­ti­tu­tions (maî­trise)
Méthodes d’ana­lyse et de cri­ti­que des docu­ments (diplo­ma­ti­que) (pra­ti­que)
Missions, acti­vi­tés et fonc­tion­ne­ment du ser­vice (exper­tise)
Arrière-plan ins­ti­tu­tion­nel (envi­ron­ne­ment ter­ri­to­rial, pro­ces­sus admi­nis­tra­tifs, com­mande publi­que) (maî­trise)
Cadre légis­la­tif et régle­men­taire appli­ca­ble aux archi­ves (maî­trise)
Règles de clas­se­ment et de des­crip­tion des archi­ves (maî­trise)
Normes et règles du records mana­ge­ment (maî­trise ou exper­tise)
Connaissances tech­ni­ques dans le domaine de l’archi­vage électronique : normes (NF Z 42-013, ISO 15489), modè­les concep­tuels et modè­les de don­nées (Moreq, OAIS, SEDA), lan­ga­ges infor­ma­ti­ques (XML, HTML, bases de don­nées), solu­tions tech­ni­ques, for­mats, sup­ports de sto­ckage et de conser­va­tion (maî­trise ou exper­tise)
Normes et règles de conser­va­tion des archi­ves (maî­trise)
Normes et règles rela­ti­ves aux établissements rece­vant du public (connais­sance)
Droit de la pro­priété intel­lec­tuelle (connais­sance)

– Savoir-faire :
Appréhender le fonc­tion­ne­ment du ser­vice ver­sant (maî­trise)
Sélection archi­vis­ti­que (pra­ti­que à maî­trise)
Sensibiliser à l’archi­vage (pra­ti­que à maî­trise)
Identifier et clas­ser les docu­ments (pra­ti­que à maî­trise)
Appliquer les normes de des­crip­tion des archi­ves (pra­ti­que à maî­trise)
Animer un réseau, un groupe (pra­ti­que à maî­trise)
Travailler en mode projet (pra­ti­que à maî­trise)
Évaluer le besoin, les délais, les outils mis à dis­po­si­tion, les res­sour­ces humai­nes, les ris­ques (pra­ti­que à maî­trise)
Communiquer en interne (hié­rar­chie, équipe, par­te­nai­res) et en externe (par­te­nai­res, clients, pres­ta­tai­res) (pra­ti­que à maî­trise)
Réaliser une veille régu­lière et spé­cia­li­sée (pra­ti­que à maî­trise)
Établir et appli­quer un plan­ning (maî­trise)
Justifier et argu­men­ter ses choix (maî­trise)
Expression orale (maî­trise)
Capacités rédac­tion­nel­les, en par­ti­cu­lier pour la docu­men­ta­tion tech­ni­que (maî­trise)
Appliquer les règles pour la mani­pu­la­tion (gestes et pos­tu­res) (maî­trise)
Faire res­pec­ter le règle­ment de la salle de lec­ture et appli­quer les règles de com­mu­ni­ca­tion des archi­ves (maî­trise)
Environnement Internet, infor­ma­ti­que bureau­ti­que et de ges­tion des archi­ves (maî­trise)
Permis de conduire B

Savoir être :
Autonomie
Sens de l’orga­ni­sa­tion
Rigueur
Soin
Capacité à tra­vailler en équipe
Encourager le déve­lop­pe­ment des com­pé­ten­ces
Capacité à appor­ter une aide spon­ta­née aux col­lè­gues en cas de besoin
Qualités rela­tion­nel­les
Capacité à argu­men­ter, à rendre compte, péda­go­gie
Capacité à s’adap­ter aux publics, à garder son calme, à être aima­ble en toutes cir­cons­tan­ces
Sens du ser­vice public
Réactivité et adap­ta­tion rapide aux impré­vus
Vigilance
Confidentialité
Aptitude phy­si­que aux tâches de maga­si­nage, de manu­ten­tion

Evolutions pré­vi­si­bles du poste
Une fois la mise en oeuvre de l’archi­vage électronique opé­ra­tion­nelle, la mis­sion laisse la place à un posi­tion­ne­ment de réfé­rent.

Conditions de tra­vail (horai­res, lieu, dépla­ce­ments, etc..)/Cadre d’emplois pré­fé­ren­tiel
Horaires de bureau avec plage horaire varia­ble : 8h-18h (pré­sence au moins une fois par semaine jusque 18 h et modu­la­tion en fonc­tion du tour de rôle en salle).

Possibilité de tra­vail ponc­tuel en soirée ou fin de semaine (à l’occa­sion des Journées du patri­moine, des confé­ren­ces ou autres acti­vi­tés du ser­vice par exem­ple).

Lieu d’exer­cice : Mont-de-Marsan, aux Archives dépar­te­men­ta­les. Déplacements occa­sion­nels sur le dépar­te­ment.
Assistants ter­ri­to­riaux de conser­va­tion du patri­moine et des biblio­thè­ques

Hygiène et sécu­rité
Prend soin de sa santé et sécu­rité au tra­vail
Respecte les consi­gnes de sécu­rité ;
Participe aux for­ma­tions obli­ga­toi­res à la sécu­rité ;
Informe son supé­rieur hié­rar­chi­que de toute dégra­da­tion du maté­riel et des locaux ;
Signale à son supé­rieur hié­rar­chi­que tout risque nou­veau à son poste de tra­vail ;
Fait état, par le biais du regis­tre hygiène et sécu­rité, de ses obser­va­tions et sug­ges­tions en matière de pré­ven­tion des ris­ques et d’amé­lio­ra­tion des condi­tions de tra­vail.

Réception des can­di­da­tu­res : 28 juin 2021.

Contact
Téléphone col­lec­ti­vité : 05 58 05 40 40
Adresse e-mail : drh.recru­te­ment@­lan­des.fr
Renseignements com­plé­men­tai­res : contac­ter Mesdames Alice MOTTE, Responsable des Archives dépar­te­men­ta­les ou Marjolaine Perez, Responsable du Secteur Gestion des fonds.

Adresser votre can­di­da­ture à M. le Président du Conseil dépar­te­men­tal des Landes - 23 rue Victor Hugo - 40025 Mont de Marsan Cedex ou par mail : drh.recru­te­ment@­lan­des.fr