L’Université de Paris

Direction géné­rale délé­guée aux affai­res juri­di­ques / Département des archi­ves
Cadre de l’offre d’emploi :
Catégorie A
BAP F
Corps Ingénieur d’études
Quotité de tra­vail : 100%

Emploi-type REFERENS
F2A44
Durée du contrat : agent titu­laire ou contrac­tuel (contrat de trois ans)

Date de la publi­ca­tion : 23/09/2020

Date sou­hai­tée de prise de fonc­tion
15 novem­bre 2020

Localisation du poste :
85, bou­le­vard Saint-Germain – 75006 Paris

Contact :
direc­tion.juri­di­que@u-paris.fr

Rejoindre l’Université de Paris
Postuler aujourd’hui à l’Université de Paris, issue du rap­pro­che­ment des uni­ver­si­tés Paris Descartes et Paris Diderot et inté­grant l’Institut de phy­si­que du globe de Paris, c’est choi­sir une uni­ver­sité qui pro­pose pour la pre­mière fois sur le ter­ri­toire pari­sien, une offre de for­ma­tion plu­ri­dis­ci­pli­naire des plus com­plè­tes et des plus ambi­tieu­ses en recher­che, tout en ayant un fort rayon­ne­ment inter­na­tio­nal.
Présente sur plus de 20 sites, dont 11 à Paris, 7 en Ile de France, et 3 en outre-mer, l’Université de Paris vous attend avec plus de 200 métiers et de vastes pers­pec­ti­ves de par­cours pro­fes­sion­nels. En tant qu’employeur res­pon­sa­ble, elle s’engage à favo­ri­ser la qua­lité de vie au tra­vail, l’inclu­sion pro­fes­sion­nelle et l’inno­va­tion indi­vi­duelle et col­lec­tive.

Présentation de la direc­tion/struc­ture d’accueil du poste
La Direction Générale Déléguée aux Affaires Juridiques (DGDAJ) de l’Université de Paris est com­po­sée de 25 agents, dont 14 juris­tes. Elle a pour mis­sion d’assu­rer la sécu­ri­sa­tion juri­di­que de l’acti­vité de l’établissement. A ce titre, elle apporte un conseil juri­di­que aux dif­fé­rents acteurs de celui-ci, traite les conten­tieux et pré­conten­tieux, assure la rédac­tion et la vali­da­tion juri­di­que des conven­tions hors recher­che, des sta­tuts et des règle­ments. Elle a également comme mis­sion d’assu­rer la veille juri­di­que et le secré­ta­riat des ins­tan­ces cen­tra­les et dis­ci­pli­nai­res, et orga­nise les pro­ces­sus électoraux.
Elle a enfin pour mis­sion d’assu­rer la sécu­ri­sa­tion des docu­ments et don­nées, à tra­vers notam­ment son dépar­te­ment des archi­ves.

Missions du dépar­te­ment des archi­ves
Le dépar­te­ment des archi­ves est inté­gré au sein d’un pôle Sécurisation des don­nées et des docu­ments. Composé du dépar­te­ment des archi­ves, du délé­gué à la pro­tec­tion des don­nées (DPD) et de la per­sonne res­pon­sa­ble de l’accès aux docu­ments admi­nis­tra­tifs (PRADA), ce pôle a pour mis­sion de sécu­ri­ser la ges­tion et la conser­va­tion des docu­ments et don­nées de l’établissement.

Composé de 4 agents, le dépar­te­ment des archi­ves a pour mis­sion de col­lec­ter, clas­ser, conser­ver et valo­ri­ser les archi­ves admi­nis­tra­ti­ves, scien­ti­fi­ques et péda­go­gi­ques de l’établissement.
Dans le cadre de la fusion, le dépar­te­ment coor­donne plu­sieurs pro­jets por­tant sur l’archi­vage des docu­ments papier et électroniques en situa­tion de réor­ga­ni­sa­tion ou encore l’exten­sion du logi­ciel de ges­tion d’archi­ves à l’ensem­ble de l’uni­ver­sité.

Missions et acti­vi­tés
Missions du poste
Sous la res­pon­sa­bi­lité du res­pon­sa­ble de dépar­te­ment des archi­ves, vous assu­rez la mise en œuvre des pro­ces­sus d’évaluation, de col­lecte et de clas­se­ment sur un por­te­feuille de ser­vi­ces de l’uni­ver­sité et par­ti­ci­pez aux acti­vi­tés de conser­va­tion et de com­mu­ni­ca­tion des archi­ves. Vous pilo­tez ou contri­buez à des chan­tiers du dépar­te­ment des archi­ves pou­vant notam­ment porter sur des ques­tions d’archi­vage numé­ri­que ou de ges­tion des don­nées de la recher­che.
Vous assu­rez également la fonc­tion de Personne res­pon­sa­ble de l’accès aux docu­ments admi­nis­tra­tifs (PRADA) d’Université de Paris..

Encadrement
Aucun.

Activités prin­ci­pa­les
Le poste com­prend plu­sieurs acti­vi­tés prin­ci­pa­les :
1. Collecte des archi­ves
Piloter la ges­tion docu­men­taire et l’archi­vage sur un por­te­feuille de docu­ments
Auditer les ser­vi­ces et évaluer les besoins en ges­tion docu­men­taire et en archi­vage en concer­ta­tion avec les pro­duc­teurs Etablir des tableaux de ges­tion et autres outils d’har­mo­ni­sa­tion de la pro­duc­tion docu­men­taire (pro­ces­sus, pro­cé­du­res, guides de bonnes pra­ti­ques, notes, etc.)
Participer à la modé­li­sa­tion de leurs pro­ces­sus
Préparer et accueillir des ver­se­ments
Proposer des outils adap­tés à chaque entité pro­duc­trice
Concevoir et animer des pro­gram­mes de for­ma­tion à l’archi­vage à des­ti­na­tion des per­son­nels admi­nis­tra­tifs et scien­ti­fi­ques
Conseiller les ser­vi­ces dans leurs pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion et d’archi­vage électronique

2. Classement des archi­ves
Classer des fonds d’archi­ves admi­nis­tra­tifs et scien­ti­fi­ques selon la norme ISAD-G et les règles de des­crip­tion archi­vis­ti­que

3. Valorisation des archi­ves
Assurer la com­mu­ni­ca­tion des docu­ments aux publics inter­nes et exter­nes, en appli­ca­tion des dis­po­si­tions léga­les et dans le res­pect des droits des per­son­nes et de l’accès à l’infor­ma­tion
Coordonner la col­lecte de témoi­gna­ges oraux auprès des ensei­gnants cher­cheurs, réa­li­sée par des étudiants du master Journalisme scien­ti­fi­que de l’uni­ver­sité
Valoriser les fonds d’archi­ves de l’uni­ver­sité : mise en ligne d’ins­tru­ments de recher­che, orga­ni­sa­tion d’expo­si­tions en col­la­bo­ra­tion avec les ser­vi­ces concer­nés de l’uni­ver­sité

4. Participation aux acti­vi­tés du dépar­te­ment
Participer à la bonne conser­va­tion des fonds et à la ges­tion des maga­sins d’archi­ves
Participer aux acti­vi­tés cou­ran­tes du dépar­te­ment des archi­ves : exé­cu­tion bud­gé­taire, orga­ni­sa­tion d’éliminations et de trans­ferts d’archi­ves, com­mu­ni­ca­tions, etc.
Participer et éventuellement animer des grou­pes de tra­vail mis en place dans le cadre des pro­jets de l’Etablissement
Piloter des pro­jets du dépar­te­ment des archi­ves
Assurer une veille métier

5. Exercice de la fonc­tion de Personne res­pon­sa­ble de l’accès aux docu­ments admi­nis­tra­tifs
Analyse et trai­te­ment des deman­des d’accès à des docu­ments admi­nis­tra­tifs pro­duits par Université de Paris
Sensibilisation des ser­vi­ces d’Université de Paris aux ques­tions rela­ti­ves à l’accès aux docu­ments admi­nis­tra­tifs

Profil recher­ché
Compétences et apti­tu­des pro­fes­sion­nel­les requi­ses
Connaissances :
Connaissance appro­fon­die du cadre légal et déon­to­lo­gi­que en matière d’archi­ves publi­ques
Connaissance du cadre légal et régle­men­taire rela­tif à l’accès aux docu­ments admi­nis­tra­tifs
Connaissance du monde de l’ensei­gne­ment supé­rieur et de la recher­che
Connaissance des enjeux de la science ouverte et de la ges­tion des don­nées de recher­che

Savoir-faire :
Maîtrise des outils de bureau­ti­que cou­rants
Maîtrise des règles de ges­tion des archi­ves, notam­ment des normes en matière de col­lecte et detrai­te­ment et clas­se­ment
Pilotage de projet
Savoir iden­ti­fier les atten­tes et les besoins d’un ser­vice pour pro­po­ser les solu­tions adap­tées

Savoir-être :
Curiosité intel­lec­tuelle
Être auto­nome et être force de pro­po­si­tion
Aptitude au tra­vail en équipe ou en réseau
Rigueur et sens de l’orga­ni­sa­tion, res­pect des délais
Capacité d’adap­ta­tion

Être doté d’un bon rela­tion­nel et d’aisance à l’oral
Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la déci­sion

Outils spé­ci­fi­ques à l’acti­vité
Suite Office
Logiciel de ges­tion d’archi­ves Mnesys

Formation et expé­rience néces­sai­res
Master 2 en archi­vis­ti­que
Expérience d’au moins deux années sou­hai­tées
Une expé­rience passée en établissement d’ensei­gne­ment supé­rieur et de recher­che serait sou­hai­tée

Modalités de can­di­da­ture
Poste ouvert aux agents titu­lai­res ou non titu­lai­res.
Pour pro­po­ser votre can­di­da­ture, envoyez votre dos­sier com­plet (CV et lettre de moti­va­tion), en rap­pe­lant la réfé­rence de l’offre, par mail à direc­tion.juri­di­que@u-paris.fr