Petit glossaire de termes archivistiques

- Analyse :
Opération qui consiste à pré­sen­ter sous une forme concise et pré­cise les don­nées carac­té­ri­sant l’infor­ma­tion conte­nue dans un docu­ment ou un ensem­ble de docu­ments (de la pièce au fonds). Par exten­sion, le résul­tat de cette opé­ra­tion.

- Archives cou­ran­tes :
Documents et dos­siers ouverts ou récem­ment clos gardés dans les bureaux pour le trai­te­ment des affai­res.

- Archives défi­ni­ti­ves :
Documents qui, après évaluation, sont conser­vés sans limi­ta­tion de durée.

- Archives inter­mé­diai­res :Ensemble de docu­ments qui, n’étant plus d’usage cou­rant, doi­vent être conser­vés tem­po­rai­re­ment, pour des besoins admi­nis­tra­tifs ou juri­di­ques.

- Archives orales :
Documents cons­ti­tués de témoi­gna­ges oraux pro­vo­qués ou spon­ta­nés, sous forme d’enre­gis­tre­ments ou trans­crits.

- Archives pri­vées :
Documents d’archi­ves, pro­duits ou reçus par des indi­vi­dus, des famil­les, des asso­cia­tions, des entre­pri­ses, des partis poli­ti­ques, des syn­di­cats etc., et par tout autre ins­ti­tu­tion privée ou orga­nisme non public.

- Archives publi­ques :
Documents résul­tant de l’acti­vité d’orga­nis­mes de droit public ou dési­gnés comme tels par la légis­la­tion.

- Bordereau de ver­se­ment :
Relevé détaillé énumérant des docu­ments et des dos­siers remis à un ser­vice d’archi­ves par un ser­vice ver­sant ; le bor­de­reau de ver­se­ment est un ins­tru­ment de recher­che pro­vi­soire.

- Charte d’archi­vage :
Liste typo­lo­gi­que et par­fois des­crip­tive des dos­siers et docu­ments d’un orga­nisme, clas­sés par fonds ou par pro­ve­nance, don­nant pour chacun d’eux les règles à obser­ver pour leur conser­va­tion et leur tri.

- Classement :
Trois défi­ni­tions :
1) Opération consis­tant à la mise en ordre intel­lec­tuelle et phy­si­que des docu­ments d’archi­ves à l’inté­rieur des dos­siers, et des dos­siers à l’inté­rieur d’un fonds*, réa­li­sée en appli­ca­tion du prin­cipe du res­pect des fonds, ou en cas d’impos­si­bi­lité d’appli­ca­tion de ce prin­cipe, selon des cri­tè­res chro­no­lo­gi­ques, géo­gra­phi­ques, numé­ri­ques, alpha­bé­ti­ques ou thé­ma­ti­ques. Le clas­se­ment abou­tit à la cons­ti­tu­tion des arti­cles, à leur cota­tion et à leur ran­ge­ment sur les rayon­na­ges et condi­tionne la rédac­tion de l’ins­tru­ment de recher­che per­met­tant de les retrou­ver.
2) Opération maté­rielle de mise en ordre des docu­ments par leur inser­tion dans le dos­sier cor­res­pon­dant.
3) Procédure de pro­tec­tion d’un fonds d’archi­ves pri­vées au titre d’une légis­la­tion spé­ci­fi­que sur les archi­ves ou sur les biens cultu­rels.

- Collecte :
Action consis­tant à recher­cher et à recueillir des archi­ves auprès de leurs pro­duc­teurs*, selon dif­fé­ren­tes moda­li­tés : ver­se­ments*, dépôts, dons, ou achats.

- Communicabilité :
Possibilité de com­mu­ni­quer au public un docu­ment ou un dos­sier, selon ce que per­met­tent la légis­la­tion, la régle­men­ta­tion en vigueur et son état de conser­va­tion.

- Communication :
Ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par les ser­vi­ces d’archi­ves pour assu­rer l’accès aux docu­ments, soit sur place, soit à dis­tance.

- Conditionnement :
Opération consis­tant à placer des docu­ments d’archi­ves dans des conte­nants appro­priés de façon à assu­rer leur pro­tec­tion et leur conser­va­tion.

- Conservation maté­rielle :
Ensemble de tech­ni­ques, métho­des et pro­cé­dés des­ti­nés à assu­rer l’inté­grité phy­si­que des docu­ments.

- Conservation pré­ven­tive :
Ensemble des mesu­res prises par un ser­vice d’archi­ves pour assu­rer la conser­va­tion maté­rielle des docu­ments qui lui sont confiés en vue d’assu­rer leur sau­ve­garde.

- Cotation :
Attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers.

- Elimination :
Procédure régle­men­taire qui consiste à détruire des docu­ments dont la conser­va­tion n’est plus jus­ti­fiée. C’est l’une des trois pos­si­bi­li­tés du trai­te­ment final des docu­ments pro­po­sée dans un tableau de ges­tion*.

- Fonds d’archi­ves :
Ensemble des docu­ments de toute nature qu’une per­sonne, phy­si­que ou morale, a pro­duits ou reçus dans l’exer­cice de ses acti­vi­tés, et cons­ti­tués de façon orga­ni­que.

- Indexation :
Opération des­ti­née à repré­sen­ter par les éléments d’un lan­gage docu­men­taire ou natu­rel, des don­nées résul­tant de l’ana­lyse du contenu d’un docu­ment ou du docu­ment lui-même.

- Instrument de recher­che :
Outil papier ou infor­ma­tisé énumérant ou décri­vant un ensem­ble de docu­ments d’archi­ves pour les faire connaî­tre aux lec­teurs.

- ISAAR(CPF) :
Norme inter­na­tio­nale sur les noti­ces d’auto­rité archi­vis­ti­ques rela­ti­ves aux col­lec­ti­vi­tés, aux per­son­nes et aux famil­les.

- ISAD (G) :
Norme géné­rale et inter­na­tio­nale de des­crip­tion archi­vis­ti­que qui four­nit, dans le cadre du res­pect des fonds, une struc­ture type de des­crip­tion pour les archi­ves de toute forme, de tout sup­port et de toute époque.

- ISAF :
Norme inter­na­tio­nale don­nant des lignes direc­tri­ces pour la des­crip­tion des fonc­tions/acti­vi­tés des col­lec­ti­vi­tés asso­ciées à la pro­duc­tion et à la ges­tion des archi­ves (ISAF : Norme inter­na­tio­nale sur les acti­vi­tés et fonc­tions des col­lec­ti­vi­tés).

- Magasin :
Local d’un bâti­ment d’archi­ves des­tiné à la conser­va­tion des docu­ments.

- Migration :
Action de trans­fé­rer des docu­ments d’un sys­tème à un autre en pré­ser­vant leur authen­ti­cité, leur inté­grité, leur fia­bi­lité et leur exploi­ta­bi­lité.

- Plan de clas­se­ment :
Système qui fixe l’orga­ni­sa­tion des archi­ves cou­ran­tes en usage dans les bureaux. C’est aussi l’ordre dans lequel les archi­ves défi­ni­ti­ves d’un fonds ont été clas­sées et ordon­nées dans un ser­vice d’archi­ves.

- Préarchivage :
Gestion des archi­ves inter­mé­diai­res jusqu’à l’expi­ra­tion de leur délai d’uti­lité admi­nis­tra­tive, indui­sant à terme leur tri, leur élimination ou leur conser­va­tion défi­ni­tive.

- Producteur d’archi­ves :
Personne phy­si­que ou morale, publi­que ou privée, qui a pro­duit, reçu et conservé des archi­ves dans l’exer­cice de son acti­vité.

- Récolement :
Opération consis­tant à dres­ser la liste topo­gra­phi­que des arti­cles conser­vés dans un ser­vice d’archi­ves ou un fonds. C’est aussi l’opé­ra­tion des­ti­née à véri­fier l’inté­gra­lité des fonds et col­lec­tions d’un ser­vice d’archi­ves pério­di­que­ment ou lors du chan­ge­ment de res­pon­sa­ble d’un ser­vice d’archi­ves.

- Records mana­ge­ment :
Ensemble des mesu­res des­ti­nées à ratio­na­li­ser la pro­duc­tion, le tri, la conser­va­tion et l’uti­li­sa­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

- Restauration :
Ensemble des tech­ni­ques employées pour remet­tre en état, ren­for­cer ou ralen­tir la dégra­da­tion des docu­ments fra­gi­li­sés ou endom­ma­gés.

- Service ver­sant :
Tout ser­vice admi­nis­tra­tif qui trans­fère des archi­ves en sa pos­ses­sion dans un ser­vice d’archi­ves, qu’il les ait lui-même pro­dui­tes (on parle alors de ser­vice pro­duc­teur*) ou qu’il les ait héri­tées d’un ser­vice dont il a ou non repris les attri­bu­tions.

- Tableau de ges­tion :
État des docu­ments pro­duits par un ser­vice ou un orga­nisme, reflé­tant son orga­ni­sa­tion et ser­vant à gérer ses archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res et à pro­cé­der à l’archi­vage de ses archi­ves his­to­ri­ques. Il fixe pour chaque type de docu­ments les délais d’uti­lité admi­nis­tra­tive, les délais de ver­se­ment (c’est-à-dire de trans­fert) au ser­vice d’archi­ves com­pé­tent pour les rece­voir,le trai­te­ment final et les moda­li­tés de tri à lui appli­quer.

- Tri :
Terme géné­ri­que dési­gnant toute opé­ra­tion consis­tant à sépa­rer, dans un ensem­ble de docu­ments, ceux qui doi­vent être conser­vés de ceux qui sont des­ti­nés à être détruits.

- Versement :
Opération maté­rielle et intel­lec­tuelle par laquelle la res­pon­sa­bi­lité de la conser­va­tion d’archi­ves passe de l’admi­nis­tra­tion à un ser­vice de préar­chi­vage ou à un ser­vice d’archi­ves, ou bien d’un ser­vice de préar­chi­vage à un ser­vice d’archi­ves. Ce terme dési­gne aussi, par exten­sion, les docu­ments ainsi trans­fé­rés en une seule fois.

Si vous sou­hai­tez appro­fon­dir votre recher­che nous vous conseillons de consul­ter le Dictionnaire de ter­mi­no­lo­gie archi­vis­ti­que édité en 2002 sur le site de la Direction des archi­ves de France.