Le Forum des archivistes revient en 2025 et recherche sa destination !

1) Caractéristiques du centre des congrès

Capacité

–  Un audi­to­rium de 600 places mini­mum,
–  Un hall d’accueil per­met­tant l’accueil simul­tané d’un grand nombre de per­son­nes
–  2 à 3 gran­des salles de 150-200 places,
–  Minimum 3 à 4 peti­tes salles de réu­nion pou­vant accueillir des ate­liers ou réu­nions (50 places),
–  Un espace d’expo­si­tion
–  Un espace pour un dîner/ soirée (ou à proxi­mité)
–  Un espace de res­tau­ra­tion pour les pauses midi
–  Un espace pour ins­tal­ler un salon des expo­sants

Technique
–  Prestation Wifi effi­cace et de qua­lité, non sécu­ri­sée de pré­fé­rence
–  Accès PMR
–  Politique RSE clai­re­ment défi­nie

2) Soutien / support de la collectivité (au niveau logistique, financier, organisationnel, etc.)

L’orga­ni­sa­tion du Forum des archi­vis­tes doit pou­voir béné­fi­cier d’un appui local des élus. Une lettre de sou­tien poli­ti­que est la bien­ve­nue.

La col­lec­ti­vité, avec l’aide de ses ser­vi­ces archi­ves ou tou­risme, doit pou­voir pro­po­ser et orga­ni­ser des acti­vi­tés comme des visi­tes, des événements annexes, etc.

Exemples :
–  À Angers, le ser­vice Culture et Patrimoine a pro­posé des visi­tes, des cir­cuits de visite, etc.
–  À Troyes, les Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aube ont orga­nisé les visi­tes pro­po­sées.
–  À Saint-Étienne, le ser­vice des Archives muni­ci­pa­les a été d’une aide pré­cieuse pour l’orga­ni­sa­tion en amont et pen­dant le Forum, la Ville a également pro­posé des visi­tes.

3) Capacité hôtelière

La ville doit per­mette aux par­ti­ci­pants de se loger faci­le­ment à des prix cor­rects pre­nant en compte les pla­fonds de rem­bour­se­ment des col­lec­ti­vi­tés loca­les.

Exemples :
–  À Angers, la capa­cité hôte­lière de la ville était de 2160 lits, avec 19 Hôtels** pour 718 cham­bres et 30 Hôtels* pour 795 cham­bres. Un héber­ge­ment com­plé­men­taire (Bon-Pasteur) avait pu être pro­posé à des prix très rai­son­na­bles.
–  À Troyes, la capa­cité hôte­lière de la ville était de 1469 cham­bres, avec 27 hôtels de 3 étoiles et plus pour 831 cham­bres et 19 hôtels d’1 et 2 étoiles pour 638 cham­bres. Un héber­ge­ment com­plé­men­taire à prix très rai­son­na­ble a été pro­posé grâce au centre spor­tif de l’Aube.
–  À Saint-Étienne, 42 hôtels et 5 rési­den­ces du 4* à l’économique, soit 2215 cham­bres. 9 hôtels 2* sur l’agglo­mé­ra­tion (= 366 cham­bres) et 17 hôtels 3* (=886 cham­bres) soit un total de 1 252 cham­bres (majo­ri­tai­re­ment twi­na­bles).

4) Non concurrence avec d’autres événements

Il est impor­tant que le centre de congrès ou la ville ne pro­pose pas d’événements impac­tant le nôtre ou que la période choi­sie ne soit pas mobi­li­sée pour d’autres événements com­pa­ra­bles et/ou de taille très impor­tante ren­dant notre visi­bi­lité moin­dre et l’héber­ge­ment com­pli­qué.

5) Autres critères

Accessibilité par les trans­ports en commun
La ville d’accueil doit être acces­si­ble faci­le­ment par les trans­ports en commun.
Exemple : Angers, Troyes et Saint-Étienne béné­fi­ciaient d’un bon réseau SNCF/ TER.

Facilité de dépla­ce­ment sur place
Il doit être pos­si­ble de se dépla­cer faci­le­ment dans la ville sans for­cé­ment emprun­ter des trans­ports en commun. Les tra­jets entre les dif­fé­rents points de l’événement (centre de congrès, visi­tes, hôtels, etc.) ne doi­vent pas néces­si­ter pas de mul­ti­plier les cor­res­pon­dan­ces, de louer des cars, etc.
Exemple : à Angers, les dif­fé­rents dépla­ce­ments, enca­drés par les étudiants, ont pu se faire à pied ou en tram­way, tout comme à Troyes où l’on pou­vait rejoin­dre le centre de congrès depuis la gare à pied en 15 minu­tes.

Réseau archi­vis­ti­que local fort et lié à l’AAF
Nous atta­che­rons une impor­tance par­ti­cu­lière au fait que les archi­vis­tes locaux soient adhé­rents à l’AAF et/ou inves­tis dans l’asso­cia­tion au niveau régio­nal ou natio­nal.

Investissement dans le comité de pilo­tage
Un ou plu­sieurs repré­sen­tants de la ville et/ou des col­lec­ti­vi­tés d’accueil doi­vent pou­voir s’inves­tir si besoin dans le comité de pilo­tage ou dans les grou­pes de tra­vail mis en place.

Soutien / sup­port d’une for­ma­tion uni­ver­si­taire
L’orga­ni­sa­tion du Forum s’appuie en prin­cipe sur le sou­tien d’une for­ma­tion uni­ver­si­taire pour une aide logis­ti­que et un échange de com­pé­ten­ces.
Exemples :
–  À Angers, les étudiants ont conduit les par­ti­ci­pants dans les dif­fé­rents lieux de visite et ali­menté le blog de la mani­fes­ta­tion par des comp­tes rendus.
–  À Troyes, les étudiants de l’APSV sont venus prêtés main forte.
–  À Saint-Étienne, les étudiants du master archi­ves de l’Université de Lyon ont aidé à l’orga­ni­sa­tion logis­ti­que (accueil des par­ti­ci­pants, ren­sei­gne­ments…) et ont ali­menté les réseaux sociaux et le blog du Forum durant toute la durée de ce der­nier.

Le conseil d’admi­nis­tra­tion de l’AAF veillera à une bonne répar­ti­tion géo­gra­phi­que des événements de l’AAF sur le ter­ri­toire. Il est donc pré­fé­ra­ble que la ville n’ait pas déjà été récem­ment le lieu d’accueil d’une de nos mani­fes­ta­tions (col­lo­que des muni­ci­paux, RASAD, etc.).

Vous pouvez consul­ter la liste de nos événements à venir et passés ici : http://www.archi­vis­tes.org/-Agenda-