La Ville d’Avignon

Pour son Pôle Vivre Ensemble
Département Culture
Direction des Archives – Service des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques

Statut : titu­laire ou contrac­tuel
Filière Culturelle – Catégorie B

Environnement et contexte :
La Ville d’Avignon, enga­gée dans un pro­ces­sus de déma­té­ria­li­sa­tion des pro­cé­du­res admi­nis­tra­ti­ves, recrute un archi­viste records mana­ger afin de réaf­fir­mer le rôle pré­pon­dé­rant de l’archi­viste dès la créa­tion des docu­ments d’acti­vi­tés qu’ils soient papiers ou nati­ve­ment numé­ri­ques.
La direc­tion des Archives muni­ci­pa­les est com­posé de 15 agents (4A, 2B, 9C) et com­prend 3 ser­vi­ces : ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques, ser­vice des fonds cons­ti­tués (anciens, moder­nes, privés, impri­més), ser­vice des publics.
Ce poste est placé sous l’auto­rité hié­rar­chi­que de la cheffe du ser­vice des archi­ves contem­po­rai­nes et numé­ri­ques.

Missions :
–  Participer à la col­lecte, au trai­te­ment et au clas­se­ment des archi­ves papiers et numé­ri­ques pour garan­tir une ges­tion des fonds de qua­lité.
–  Faire évoluer les pro­ces­sus de trai­te­ment de la chaîne archi­vis­ti­que pour main­te­nir la qua­lité d’archi­vage quel que soit le sup­port de l’infor­ma­tion.
–  Intervenir auprès des pro­duc­teurs d’archi­ves pour mettre en place une ges­tion rai­son­née de la pro­duc­tion docu­men­taire cou­rante et inter­mé­diaire.
–  Accompagner la mise en place d’une GED et d’un SAE.
–  Prendre une part active à la vie du ser­vice.

Activités :
– Accompagner les ser­vi­ces dans la pro­duc­tion et la ges­tion de leurs docu­ments d’acti­vi­tés
Réaliser les plans de clas­se­ment de la pro­duc­tion des docu­ments d’acti­vi­tés des ser­vi­ces.
Elaborer un plan de nom­mage appli­ca­ble à tous les ser­vi­ces.
Former, accom­pa­gner et animer un réseau de cor­res­pon­dants archi­ves.
Organiser des actions de sen­si­bi­li­sa­tion et de for­ma­tion à l’archi­vage.
Aider les ser­vi­ces dans la rédac­tion de leur bor­de­reau de ver­se­ment.
Participer à la réflexion sur la déma­té­ria­li­sa­tion des pro­cé­du­res et ses consé­quen­ces archi­vis­ti­ques.
Accompagner les ser­vi­ces ver­sants dans la mise en œuvre de la GED.

– Collecter et opti­mi­ser le trai­te­ment et des fonds
Réaliser et exploi­ter un état des lieux et conce­voir un plan de trai­te­ment des archi­ves.
Rédiger et remet­tre à jour les tableaux d’archi­vage.
Elaborer des pro­cé­du­res pour les ver­se­ments et les éliminations d’archi­ves numé­ri­ques.
Coordonner la récep­tion et le réco­le­ment des ver­se­ments.
Accompagner l’équipe char­gée du trai­te­ment des ver­se­ments.
Préparer et suivre les opé­ra­tions annuel­les d’élimination d’archi­ves.
Contribuer à la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique (SAE).

Compétences :
– Savoirs
Maîtriser le cadre légis­la­tif et régle­men­taire appli­ca­ble aux archi­ves.
Maîtriser les normes, règles et outils du records mana­ge­ment.
Maîtriser les normes et règles de des­crip­tion et d’indexa­tion des docu­ments.
Connaitre les normes, règles et outils de ges­tion des docu­ments électroniques.
Connaitre le fonc­tion­ne­ment de l’admi­nis­tra­tion com­mu­nale.

– Savoir être
Qualités rela­tion­nel­les, sens de la diplo­ma­tie.
Esprit d’ana­lyse et de syn­thèse, rigueur et méthode.
Sens de l’orga­ni­sa­tion.
Capacités à pro­po­ser, argu­men­ter et rendre-compte.
Disponibilité et réac­ti­vité.
Autonomie.
Intérêt pour l’action publi­que locale et le ser­vice public.

– Savoir faire
Concevoir et conduire des pro­jets.
Conduire des réu­nions.
Élaborer et animer des actions de com­mu­ni­ca­tion et de for­ma­tion.
Réaliser des diag­nos­tics et pro­po­ser des pré­co­ni­sa­tions.
Élaborer des outils de ges­tion des archi­ves.
Maîtriser les outils de bureau­ti­que (Word, Excel, Power Point).
Etre en capa­cité de pren­dre en main rapi­de­ment le logi­ciel de ges­tion des archi­ves (Avenio).

Relations fonc­tion­nel­les :
Ensemble des ser­vi­ces et agents des Archives muni­ci­pa­les
Services muni­ci­paux
Services et agents des établissements publics com­mu­naux (CCAS, hôpi­tal, Crédit muni­ci­pal, OPHLM, DSP, etc.)
Archives dépar­te­men­ta­les de Vaucluse

Conditions d’exer­cice du poste :
Lieu : Archives muni­ci­pa­les – 6 rue Saluces
Horaires : 36 h par semaine – 6 jours d’ARTT

Contraintes par­ti­cu­liè­res
Nombreux dépla­ce­ments dans les ser­vi­ces muni­ci­paux et établissements com­mu­naux.
Port occa­sion­nel de char­ges.
Travail isolé occa­sion­nel.

Rémunération sta­tu­taire + régime indem­ni­taire + prime de fin d’année

Les can­di­da­tu­res doi­vent être adres­sées avant le 14 novem­bre 2018 à l’atten­tion de
Madame Bérangère GLIN
Cheffe du Département des Ressources humai­nes –
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
ou par mail : mobi­lite.recru­te­ment@­mai­rie-avi­gnon.com