La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge

Numéro de poste à pour­voir : IFRC03715

Date de clô­ture (selon l’heure de Genève) 18 février 2020
Lieu d’affec­ta­tion : Genève
Pays : Suisse

Durée : 2 ans (CDD)

L’offre d’emploi com­plète et les ins­truc­tions pour pos­tu­ler en ligne sont dis­po­ni­bles à l’adresse sui­vante :
https://www.ifrc.org/en/who-we-are/wor­king-with-us/cur­rent-vacan­cies/job-des­crip­tion/?id=45695

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Contexte
La Fédération inter­na­tio­nale des socié­tés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est la plus grande orga­ni­sa­tion huma­ni­taire du monde avec un réseau de 192 Sociétés natio­na­les mem­bres. Dans le cadre du Mouvement inter­na­tio­nal de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, le tra­vail de la FICR est guidé par sept prin­ci­pes fon­da­men­taux : huma­nité, impar­tia­lité, neu­tra­lité, indé­pen­dance, ser­vice volon­taire, unité et uni­ver­sa­lité.

Contexte orga­ni­sa­tion­nel
La Fédération inter­na­tio­nale des socié­tés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est la plus grande orga­ni­sa­tion huma­ni­taire du monde avec un réseau de 192 Sociétés natio­na­les mem­bres. Dans le cadre du Mouvement inter­na­tio­nal de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, le tra­vail de la FICR est guidé par sept prin­ci­pes fon­da­men­taux : huma­nité, impar­tia­lité, neu­tra­lité, indé­pen­dance, ser­vice volon­taire, unité et uni­ver­sa­lité.
La FICR est le plus grand réseau huma­ni­taire basé sur le volon­ta­riat au monde. La Fédération est une orga­ni­sa­tion de mem­bres établie par et com­po­sée de ses Sociétés natio­na­les de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés natio­na­les et le Comité inter­na­tio­nal de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement inter­na­tio­nal de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
L’objec­tif géné­ral de la FICR est « d’ins­pi­rer, d’encou­ra­ger, de faci­li­ter et de pro­mou­voir à tout moment toutes les formes d’acti­vi­tés huma­ni­tai­res des Sociétés natio­na­les en vue de pré­ve­nir et de réduire les souf­fran­ces humai­nes et de contri­buer ainsi au main­tien et à la pro­mo­tion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Il vise à répon­dre aux besoins et à amé­lio­rer la vie des per­son­nes vul­né­ra­bles avant, pen­dant et après les catas­tro­phes, les urgen­ces sani­tai­res et autres crises.
Le siège de la FICR est basé à Genève, avec des bureaux régio­naux et natio­naux dans le monde entier. Le Secrétariat est dirigé par le secré­taire géné­ral de la FICR, et le siège du Secrétariat est orga­nisé en trois divi­sions : (i) Partenariats, y com­pris le Mouvement et les Sociétés mem­bres ; ii) Programmes et opé­ra­tions ; et (iii) l’Administration. Le Secrétariat dis­pose de cinq bureaux régio­naux, répar­tis comme suit : Amériques (Panama) ; Afrique (Nairobi) ; Asie / Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth).
Le dépar­te­ment Finances et admi­nis­tra­tion fait partie de la Division de l’Administration et est res­pon­sa­ble de la ges­tion glo­bale de la bud­gé­ti­sa­tion, de la comp­ta­bi­lité, de la tré­so­re­rie, des actifs, des rap­ports et des ser­vi­ces finan­ciers, du bâti­ment et des ser­vi­ces connexes, des ser­vi­ces de confé­rence et des lan­gues, de la biblio­thè­que et des archi­ves, ainsi que de la ges­tion des assu­ran­ces.

Description du poste
Sous la super­vi­sion du res­pon­sa­ble des Services de biblio­thè­que et d’archi­ves, l’archi­viste, archi­ves audio­vi­suel­les :
–  Fournit des conseils tech­ni­ques et stra­té­gi­ques, ainsi qu’une for­ma­tion aux dépar­te­ments du siège et des bureaux exté­rieurs du Secrétariat, sur la ges­tion des archi­ves audio­vi­suel­les de la Fédération inter­na­tio­nale,
–  Fournit des ser­vi­ces d’archi­vage d’archi­ves visuel­les, y com­pris l’évaluation, l’orga­ni­sa­tion, le cata­lo­gage et la numé­ri­sa­tion des archi­ves audio­vi­suel­les de la Fédération inter­na­tio­nale, et
–  Contribue au déve­lop­pe­ment et à la mise en place de stra­té­gies, poli­ti­ques et pro­cé­du­res de ges­tion des enre­gis­tre­ments audio-visuels de la Fédération.

Tâches et res­pon­sa­bi­li­tés
Responsable de la ges­tion des archi­ves audio­vi­suel­les, en four­nis­sant des ser­vi­ces de qua­lité confor­mes aux normes d’archi­ves
–  Gérer la dis­po­si­tion et le cata­lo­gage des docu­ments d’archi­ves audio­vi­suel­les, en ana­ly­sant leur ordre d’ori­gine et leur uti­li­sa­tion, en rédi­geant des des­crip­tions de cata­lo­gage en anglais qui auront un sens pour les cher­cheurs inter­nes et exter­nes.
–  Archives audio­vi­suel­les électroniques

• Rechercher, concevoir et proposer des stratégies d’évaluation et de conservation à long terme des archives audiovisuelles électroniques (comprenant les photographies numériques, vidéos numériques, audios numériques).
• Analyser les systèmes informatiques et les processus opérationnels des départements clients, et concevoir et mettre en place des approches et des techniques permettant d’identifier et de préserver les archives audiovisuelles électroniques, y compris les normes de contrôle de la qualité, les métadonnées et les règles de catalogage.

–  Archives audio­vi­suel­les ana­lo­gi­ques

• Rechercher, concevoir et proposer des stratégies d’évaluation et de conservation à long terme des archives audiovisuelles analogiques (photographies sur papier, négatifs, et diapositives ; films ; bandes vidéo et audio analogiques).
• Mettre en œuvre des techniques pour la conservation des archives audiovisuelles analogiques, y compris des normes de contrôle de la qualité, des métadonnées et des règles de catalogage.

–  Organiser avec les res­pon­sa­bles des bureaux hors Siège le trans­fert rapide et effi­cace des enre­gis­tre­ments audio­vi­suels de « valeur per­ma­nente » aux archi­ves de la Fédération inter­na­tio­nale à Genève.

Développer et sou­te­nir la mise en place des poli­ti­ques, pro­cé­du­res et le sys­tème de clas­se­ment rela­tifs aux enre­gis­tre­ment audio­vi­suels à Genève et dans les bureaux hors siège
–  Analyser les pro­ces­sus opé­ra­tion­nels et les enre­gis­tre­ments audio­vi­suels des dépar­te­ments clients.
–  Conception et mise en œuvre des plans de clas­se­ment et des calen­driers de conser­va­tion et d’élimination qui convien­nent au client, répon­dent aux exi­gen­ces de l’orga­ni­sa­tion en matière de conser­va­tion des docu­ments (par exem­ple, audit, juri­di­que, his­to­ri­que) et qui sont en confor­mité avec le sys­tème de clas­se­ment, les poli­ti­ques et les pro­cé­du­res du Secrétariat.
–  Analyser et évaluer les enre­gis­tre­ments audio­vi­suels du dépar­te­ment client afin de déter­mi­ner ceux qui ont une valeur per­ma­nente et doi­vent être trans­fé­rés aux archi­ves de la Fédération inter­na­tio­nale.
–  Examiner et révi­ser pério­di­que­ment les pro­ces­sus, les pro­cé­du­res et le plan de clas­se­ment des dos­siers en vue de répon­dre aux besoins chan­geants des dépar­te­ments clients et des archi­ves de la Fédération inter­na­tio­nale.
–  Rechercher, déve­lop­per et faire approu­ver par les par­ties pre­nan­tes, de nou­vel­les poli­ti­ques, pro­ces­sus et pro­cé­du­res, pour répon­dre aux nou­vel­les exi­gen­ces en ges­tion de l’infor­ma­tion des dépar­te­ments clients ainsi qu’aux archi­ves de la Fédération Internationale.
–  Lorsque requis par le statut juri­di­que d’un bureau exté­rieur, coor­don­ner avec le bureau régio­nal et un avocat local la recher­che et l’iden­ti­fi­ca­tion de la légis­la­tion, des règles et des régle­men­ta­tions en matière de conser­va­tion des docu­ments, du pays hôte (y com­pris les lois sur la pro­priété intel­lec­tuelle), et adap­ter les poli­ti­ques et pro­cé­du­res de ges­tion (y com­pris les plans de clas­se­ment et les calen­driers de conser­va­tion et d’élimination) afin de satis­faire aux exi­gen­ces léga­les loca­les.

Contribuer à la concep­tion et au déve­lop­pe­ment de sys­tè­mes infor­ma­ti­ques pre­nant en charge les fonc­tions de ges­tion et d’archi­vage d’enre­gis­tre­ments audio­vi­suels.
–  Archives audio­vi­suel­les électroniques

• Rechercher et concevoir des spécifications de système pour le développement, la mise en place et la maintenance de systèmes de gestion d’enregistrements audiovisuels numériques.
• Coordonner avec le Département de la communication et le Département de la technologie de l’information la mise en place de systèmes d’enregistrements audiovisuels numériques à Genève et dans les bureaux extérieurs et coordonner l’intégration de tels systèmes avec d’autres applications informatiques de la Fédération.
• Promouvoir l’intégration des politiques de gestion des enregistrements, des critères d’évaluation des enregistrements, des calendriers de conservation des enregistrements et des procédures d’élimination des enregistrements audiovisuels dans les applications informatiques existantes et futures.

–  Archives audio­vi­suel­les ana­lo­gi­ques

• Rechercher et concevoir des processus opérationnels et des spécifications de système pour la numérisation d’enregistrements audiovisuels analogiques.
• Gérer la numérisation des enregistrements audiovisuels analogiques.

–  Surveiller et évaluer régu­liè­re­ment les sys­tè­mes exis­tants qui pren­nent en charge les fonc­tions de ges­tion et d’archi­vage d’enre­gis­tre­ments audio­vi­suels, et inté­grer les résul­tats dans la pla­ni­fi­ca­tion de futu­res mises à niveau ou rem­pla­ce­ments de ces sys­tè­mes.

Assurer une for­ma­tion interne sur les pro­ces­sus, les pro­cé­du­res et le plan de clas­se­ment des archi­ves de la Fédération inter­na­tio­nale, ainsi que sur le contrôle de la qua­lité de ces pro­ces­sus, y com­pris un suivi de l’adhé­sion et de la confor­mité
–  La ges­tion docu­men­taire (records mana­ge­ment)

• Contribuer à la conception et à la diffusion de modules de formation à l’intention du personnel du Secrétariat à Genève et dans les bureaux extérieurs sur la gestion des enregistrements audiovisuels et l’utilisation des systèmes de gestion électronique des documents et des enregistrements électroniques.
• Rédiger des manuels d’utilisation pour les systèmes de gestion électronique de documents et de gestion d’enregistrements électroniques en mettant l’accent sur le traitement des documents audiovisuels en formats numériques d’origine ou numérisés subséquemment.

Construire des rela­tions avec les par­ties pre­nan­tes inter­nes et exter­nes
–  La ges­tion docu­men­taire (records mana­ge­ment)

• Fournir des conseils et un appui technique aux responsables et au personnel de la Fédération internationale à Genève et dans les bureaux extérieurs.

–  Les archi­ves

• Fournir des services de références archivistiques au personnel du Secrétariat, aux Sociétés nationales membres et au grand public (par exemple, professeurs et étudiants, journalistes, etc.).
• Fournir un soutien aux chercheurs internes et externes pour répondre aux demandes de recherche et identifier les documents d’archives présentant un intérêt.
• Diriger les chercheurs vers les archives d’autres organisations (par exemple, le CICR, l’OMS, etc.) qui pourraient également détenir des documents pertinents à leur recherche.

–  Aider le Responsable, Service de la biblio­thè­que et des archi­ves à pro­mou­voir et à faci­li­ter l’uti­li­sa­tion de docu­ments d’archi­ves en tant que sour­ces de connais­san­ces pour le per­son­nel dans les bureaux du siège et exté­rieurs ainsi qu’aux Sociétés natio­na­les.

Autres tâches et res­pon­sa­bi­li­tés
–  Superviser un/e sta­giaire en archi­ves et coor­don­ner son tra­vail.
–  Participer à la pré­pa­ra­tion et à la conduite des réu­nions sta­tu­tai­res.
–  Effectuer d’autres tâches per­ti­nen­tes assi­gnées par le res­pon­sa­ble des Services de biblio­thè­que et d’archi­ves et le Directeur des Finances et de l’admi­nis­tra­tion.

Éducation
Requises
Diplôme uni­ver­si­taire supé­rieur en spé­cia­li­sa­tion en archi­vis­ti­que / ges­tion des docu­ments, ges­tion de l’infor­ma­tion ou dans un domaine connexe. Un diplôme uni­ver­si­taire de pre­mier cycle com­biné à une for­ma­tion sup­plé­men­taire, une cer­ti­fi­ca­tion ou une expé­rience qua­li­fiante peu­vent être accep­tés à défaut d’un diplôme uni­ver­si­taire supé­rieur.

Expérience
Requises
–  Cinq années d’expé­rience pro­gres­sive dans la ges­tion des archi­ves et des archi­ves audio­vi­suel­les, y com­pris d’archi­ves en for­mats numé­ri­ques.
–  Expérience dans le déve­lop­pe­ment d’outils de for­ma­tion et dans la pres­ta­tion de for­ma­tions.

Souhaitables
–  Deux années d’expé­rience dans un envi­ron­ne­ment inter­na­tio­nal dans le même domaine fonc­tion­nel et direc­te­ment lié au poste actuel.
–  Expérience dans la ges­tion et la conser­va­tion d’enre­gis­tre­ments audio­vi­suels.

Connaissances, com­pé­ten­ces et lan­gues
Requises
–  Connaissance des prin­ci­pes, fonc­tions, tech­ni­ques, métho­des et normes d’archi­vage. Connaissance des ten­dan­ces actuel­les en recher­che archi­vis­ti­que.
–  Connaissance de la ges­tion de l’infor­ma­tion, de l’admi­nis­tra­tion de don­nées et de la ges­tion électronique de docu­ments
–  Connaissance de l’évaluation, de la dis­po­si­tion, de la conser­va­tion et de la numé­ri­sa­tion des enre­gis­tre­ments audio­vi­suels.
–  Capacité à tra­vailler en peti­tes équipes et à déve­lop­per et entre­te­nir de bonnes rela­tions de tra­vail avec le per­son­nel à dif­fé­rents niveaux de l’orga­ni­sa­tion
–  Excellentes com­pé­ten­ces en com­mu­ni­ca­tion écrite et ver­bale
–  Compétences en ges­tion de pro­jets, notam­ment en ce qui concerne les pro­jets de numé­ri­sa­tion.
–  Capacité de résou­dre des pro­blè­mes
–  Excellente connais­sance de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
–  Bonne maî­trise du fran­çais

Souhaitable
Bonne maî­trise d’une autre langue offi­cielle de la FICR (espa­gnol, arabe)

Compétences et valeurs
Compétences de base : Communication ; Collaboration et tra­vail d’équipe ; Jugement et prise de déci­sion ; Relations avec les Sociétés natio­na­les et avec la clien­tèle ; Créativité et inno­va­tion ; Création de rap­ports de confiance.

Compétences de ges­tion : Gestion du ren­de­ment du per­son­nel ; Gestion du déve­lop­pe­ment du per­son­nel.

Compétences fonc­tion­nel­les : Orientation stra­té­gi­que ; Construire des allian­ces ; Compétences en lea­der­ship ; Responsabiliser les autres.

Commentaires
La Fédération est un employeur qui sous­crit au prin­cipe de l’égalité d’accès à l’emploi