Journée d’étude du groupe régional Languedoc-Roussillon

Thème

Les archi­ves déma­té­ria­li­sées : nou­veaux enjeux pour l’Archiviste et l’Informaticien

Journée ouverte aux non-adhé­rents

Lieu

Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aude
41, avenue Claude Bernard
11 000 CARCASSONNE

Plan d’accès
http://audea­la­culture.fr/archi­ves/venir-aux-archi­ves-depar­te­men­ta­les-aude

Programme

9h30 :
– Accueil des par­ti­ci­pants : petit déjeu­ner.
– Présentation de l’AAF – Un repré­sen­tant de l’asso­cia­tion.
– Mot d’accueil – Sylvie CAUCANAS, direc­trice des Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aude.
– Introduction de la jour­née et pré­sen­ta­tion des termes liés à l’archi­vage électronique - Pauline ROUX, res­pon­sa­ble du Centre de docu­men­ta­tion et des archi­ves du Parc natio­nal des Cévennes.
– Gestion électronique des docu­ments (GED) et Système d’archi­vage électronique (SAE) : retour d’expé­rience du dépar­te­ment de l’Hérault - Pierre JESTIN, chef de projet archi­ves électroniques, et Stéphanie ROUX, DSI Hérault.
– Système d’archi­vage électronique et trans­ver­sa­lité : retour d’expé­rience du dépar­te­ment de l’Aude - Joëlle BARBIER et Anne ROBERT, Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aude.
– L’aspect orga­ni­sa­tion­nel des pro­jets d’archi­vage électronique : les moyens de contrôle, de déci­sions et de coor­di­na­tion - Benjamin BERTHOMIEU, chef de projet au Conseil dépar­te­men­tal de l’Aude.

13h : Pause-déjeu­ner

14h15 :
– La mise en place de pro­jets d’archi­vage électronique : contrain­tes et outils géné­raux - Nicolas MARTINON, res­pon­sa­ble des archi­ves électroniques et Caroline JABLONSKI, res­pon­sa­ble du ser­vice de la Collecte des archi­ves publi­ques aux Archives dépar­te­men­ta­les du Gard.
– Les outils locaux - Pierre JESTIN, chef de projet archi­ves électroniques aux Archives dépar­te­men­ta­les de l’Hérault.
– Usage du vade­me­cum du SIAF et accom­pa­gne­ment de pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion : retours d’expé­rience - Pierre JESTIN.

• le cas de la CARSAT Languedoc-Roussillon ;
• le cas du service CNI de la Préfecture de l’Hérault.

16h : Synthèse et conclu­sions.
16h30 : Visite du bâti­ment des Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aude.

La deuxième jour­née d’échanges du groupe régio­nal Languedoc-Roussillon sera orga­ni­sée le 4 octo­bre pro­chain aux Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aude.
Après la col­lecte des archi­ves publi­ques (sujet abordé en 2015), il s’agit de ras­sem­bler les pro­fes­sion­nels des archi­ves autour du thème très en vogue de l’archi­vage électronique.
Pour enri­chir les dis­cus­sions archi­vis­ti­ques, des agents de ser­vi­ces infor­ma­ti­ques et infor­ma­ti­ciens issus de col­lec­ti­vi­tés sont invi­tés. L’occa­sion de croi­ser les angles de vue et de faire le point sur les pro­jets d’archi­vage électronique et de déma­té­ria­li­sa­tion en région Languedoc-Roussillon ainsi que, dans le cadre de la Grande région, chez nos col­lè­gues de la région Midi-Pyrénées.
La déma­té­ria­li­sa­tion des pro­cé­du­res et la ten­ta­tion du « tout numé­ri­que » dans l’admi­nis­tra­tion obli­gent les ser­vi­ces d’archi­ves en bout de chaîne à orien­ter leur col­lecte et par­fois à faire face à des situa­tions de faits où l’archi­vage papier se trouve relé­gué au second plan.
Si la pro­duc­tion de don­nées nati­ve­ment numé­ri­ques reste mino­ri­taire, elle se déve­loppe très vite, notam­ment sous l’impul­sion de l’Etat. Le contexte actuel est au vir­tuel, au gain de place et au gain de temps ! L’archi­viste en tant que pro­fes­sion­nel de la ges­tion d’infor­ma­tions se doit de faire face à ces évolutions et d’inté­grer son exper­tise dans les dif­fé­rents pro­jets. Il lui faut main­te­nir son rôle de réfé­rent scien­ti­fi­que auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs afin d’assu­rer la conti­nuité des mis­sions de col­lecte, de conser­va­tion et de com­mu­ni­ca­tion.
On sou­li­gne sou­vent l’impor­tance du risque de perte d’infor­ma­tions lié à ces nou­veaux modes de pro­duc­tion. N’oublions pas qu’ils pré­sen­tent, quand toutes les pré­cau­tions ont été prises, cer­tains avan­ta­ges : une ges­tion plus ration­nelle des docu­ments et un accès par­tagé à l’infor­ma­tion notam­ment.
C’est sous forme de retours d’expé­rien­ces des col­lec­ti­vi­tés et des ser­vi­ces d’archi­ves que nous ten­te­rons de répon­dre aux ques­tions sui­van­tes : quel­les solu­tions ont été appor­tées et quel­les métho­des ont été rete­nues dans la région ? Quels résul­tats ont été obte­nus ? Comment les dif­fi­cultés ren­contrées ont-elles été sur­mon­tées ?
La col­la­bo­ra­tion entre ser­vi­ces pro­duc­teurs, ser­vi­ces infor­ma­ti­ques et ser­vi­ces d’archi­ves est sou­vent la clef du succès des pro­jets d’archi­vage électronique. C’est pour­quoi nous espé­rons que pro­fes­sion­nels des archi­ves et spé­cia­lis­tes des sys­tè­mes d’infor­ma­tion seront nom­breux à venir échanger à Carcassonne sur un mode que nous sou­hai­tons aussi convi­vial que l’an der­nier !

Inscriptions

Les ins­crip­tions se font obli­ga­toi­re­ment en ligne :
Billetterie Weezevent

Si vous ne visua­li­sez pas le module, cli­quez sur ce lien
https://www.wee­ze­vent.com/jour­nee-lan­gue­doc-rous­sillon-4-octo­bre-2016
Date limite d’ins­crip­tion : 23 sep­tem­bre 2016