Journée « Archives hospitalières »

Programme

Matin :
Accueil : 9 h

9h15 : Introduction par Katell AUGUIE (pré­si­dente de l’AAF), Hervé BOUSQUET (pré­si­dent de la sec­tion Archives Economiques et d’Entreprises), ainsi que par le comité scien­ti­fi­que cons­ti­tué d’Anne-Marie-BAILLOUX (CHU de Tours), Patrice GUÉRIN (AP-HP), Marie-Laure KERVEGANT (CH Bretagne-Atlantique), Gilles LATOURNERIE (CHU de Nantes), Rozenn REBOUR (CHU de Brest).

9h30 – 10h30 : Table ronde 1 : La ges­tion du dos­sier patient – Modérateur : Gilles LATOURNERIE
– 9h30-9h55 : Marie-Laure KERVEGANT (CH Bretagne-Atlantique) et Rozenn REBOUR (CHU de Brest) : Dossier de spé­cia­lité versus dos­sier unique (regards croi­sés)
Conservant son mode de fonc­tion­ne­ment his­to­ri­que par dos­sier de spé­cia­lité, le CHRU de Brest a cepen­dant amé­lioré la ges­tion de ses dos­siers patients depuis 2006, en créant une ges­tion cen­tra­li­sée des dos­siers patients pour les ser­vi­ces MCO et SSR.

Si l’uni­cité du dos­sier phy­si­que n’est certes pas atteinte, nous consi­dé­rons tou­te­fois que notre dos­sier est « unique » et qu’il se com­pose de plu­sieurs pochet­tes de spé­cia­lité. Comment gérons nous les dos­siers au quo­ti­dien et quels sont les avan­ta­ges et les inconvé­nients de ce type de fonc­tion­ne­ment vis-à-vis du dos­sier unique ?

– 9h55-10h10 : Dr Moufid HAJJAR (CHU de Bordeaux) : Retour d’expé­rience sur la ges­tion des dos­siers au CHU de Bordeaux
– 10h10-10h30 : Jean-Daniel ZELLER (Hôpitaux Universitaires de Genève) : Gérer la tran­si­tion des dos­siers hybri­des vers le tout numé­ri­que
Les HUG pos­sè­dent un sys­tème infor­ma­ti­que sophis­ti­qué mis en place dès 1978 au sein de l’hôpi­tal de soins aigus puis peu à peu géné­ra­lisé et uni­for­misé à partir de 1995, date de la fusion des établissements publics médi­caux du canton de Genève en une seule entité : les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG). A partir de 1993, la DSI a pro­gres­si­ve­ment mis à dis­po­si­tion des outils per­met­tant de pro­duire des docu­ments médi­caux en récu­pé­rant des infor­ma­tions de la base de don­nées (iden­tité patient et don­nées du séjour) pour les « injec­ter » dans des modè­les de docu­ments bureau­ti­ques (lettre de sortie, rap­port opé­ra­toire, etc.). Peu à peu, la DSI a pu mettre en place des moda­li­tés de créa­tion de docu­ments numé­ri­ques en mode for­mu­laire non plus exclu­si­ve­ment réser­vés aux secré­ta­riat mais également au monde médi­cal et infir­mier.

Fin 2010 se pré­sen­tait une situa­tion de dos­sier médi­cal hybride (papier + numé­ri­que), très hété­ro­gène selon les ser­vi­ces et pro­dui­sant une grande incer­ti­tude dans les ser­vi­ces médi­caux. Un « mandat secré­ta­riat » a alors été confié à un groupe de tra­vail pour rec­ti­fier cette situa­tion. La com­mu­ni­ca­tion pré­sente les cons­tats et conclu­sions de ce groupe de tra­vail et la mise en œuvre de ses pré­co­ni­sa­tions. Ce plan devrait abou­tir à un dos­sier com­plè­te­ment numé­ri­que pour l’ensem­ble des ser­vi­ces médi­caux en 2018.

10h30 – 10h50 : Questions
10h50 – 11h05 : Pause

11h05 – 12h : Table ronde 2 : La com­mu­ni­ca­tion – Modérateur : à venir
– 11h05 – 11h25 : Florian FOUCAULT (Hôpital privé Beauregard de Marseille) : Communication du dos­sier patient
La com­mu­ni­ca­tion du dos­sier patient , sous format papier ou infor­ma­tisé, est une des mis­sions fon­da­men­ta­les des ser­vi­ces d’archi­ves dans les établissements de santé, quel que soit leur statut, public ou privé. La loi du 04 mars 2002 rela­tive aux droits des mala­des et à la qua­lité du sys­tème de santé a posé le prin­cipe de l’accès direct du patient à l’ensem­ble des infor­ma­tions de santé le concer­nant et le décret du 29 avril 2002 a orga­nisé cet accès. Les établissements de santé doi­vent par consé­quent infor­mer les patients sur les dif­fé­ren­tes moda­li­tés d’accès au dos­sier médi­cal, garan­tir la seule trans­mis­sion des infor­ma­tions médi­ca­les com­mu­ni­ca­bles et s’assu­rer du statut des déten­teurs du droit d’accès.

– 11h25 – 11h45 : Sabeha OUKSILI (AP-HP) : Retour d’expé­rience et pré­sen­ta­tion du guide de l’AP-HP « com­mu­ni­quer le dos­sier médi­cal »
– 11h45 – 12h00 : Questions

12h – 13h30 : for­mule déjeu­ner au sein du MAE, sur ins­crip­tion

Après-midi :
13h30 – 14h30 : Table ronde 3 : Élaborer une poli­ti­que d’archi­vage grâce à la col­la­bo­ra­tion entre ser­vi­ces d’archi­ves hos­pi­ta­liè­res et archi­ves dépar­te­men­ta­les – Modérateur : Patrice Guérin
– 13h30-13h50 : Anne-Marie BAILLOUX (CHU de Tours), Lydiane GUEIT-MONTCHAL et Arnaud de CASTELBAJAC (Archives dépar­te­men­ta­les d’Indre-et-Loire) : retour d’expé­rience du CHU de Tours et des Archives dépar­te­men­ta­les d’Indre-et-Loire
Les Archives dépar­te­men­ta­les ne sont pas qu’une source de conseils sur les archi­ves his­to­ri­ques et le patri­moine, même si dans le cadre de la valo­ri­sa­tion des fonds cet échange peut être très pro­fi­ta­ble (exem­ple de l’expo­si­tion du CHU de Tours en 2008).
Par le biais d’exem­ples de col­la­bo­ra­tion au cours des 10 der­niè­res années, nous insis­tons sur le fait que les établissements de santé, outre les dos­siers patients et docu­ments médi­caux, doi­vent gérer de sur­croît leurs archi­ves fonc­tion­nel­les cou­ran­tes et inter­mé­diai­res. Il est indis­pen­sa­ble que tout archi­viste hos­pi­ta­lier anti­cipe le jour où, faute de place dans les ser­vi­ces, on lui deman­dera de s’en char­ger…
Les AD37 et le CHU de Tours pré­sen­tent pré­ci­sé­ment les actions de ges­tion docu­men­taire récem­ment réa­li­sées et leur valeur ajou­tée l’un pour l’autre.

Nous conclu­rons par les pers­pec­ti­ves de cette col­la­bo­ra­tion, en insis­tant sur l’indis­pen­sa­ble com­pré­hen­sion des besoins de chacun, et donc sur l’acces­si­bi­lité accrue aux for­ma­tions, qu’elles soient orien­tées vers les outils archi­vis­ti­ques pour les archi­vis­tes hos­pi­ta­liers ou vers les archi­ves de la santé pour les archi­vis­tes dépar­te­men­taux.

– 13h50-14h10 : Nicole MACIACCHINI (Archives dépar­te­men­ta­les de Haute-Savoie), Nicolas RIVAL (Hôpitaux du Léman) et Céline SPANNAGEL (Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc) : retour d’expé­rience sur une coo­pé­ra­tion inter-hos­pi­ta­lière en Haute-Savoie
En appli­ca­tion de la loi HPST (Hôpital Patient Santé Territoire), 3 établissements se regrou­pent en jan­vier 2012 au sein de la Communauté Hospitalière Nord Haute-Savoie : le Centre Hospitalier Annemasse-Bonneville (devenu Centre Hospitalier Alpes Léman), les Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc (Sallanches-Chamonix) et les Hôpitaux du Léman (Evian-Thonon). En anti­ci­pa­tion de ce regrou­pe­ment, les direc­tions des 3 cen­tres hos­pi­ta­liers avaient demandé à leurs cadres d’unités de réflé­chir à la mutua­li­sa­tion de leurs acti­vi­tés. Dans ce contexte, les res­pon­sa­bles des ser­vi­ces d’archi­ves se sont rap­pro­chés. Ils ont pro­posé dif­fé­rents axes de tra­vail aux direc­tions des cen­tres hos­pi­ta­liers ainsi qu’à la direc­tion des Archives dépar­te­men­ta­les. Cette coo­pé­ra­tion ori­gi­nale a abouti à des résul­tats. Elle se heurte pour­tant à des dif­fi­cultés, qui posent la ques­tion de sa péren­nité. Par ailleurs, si le rap­pro­che­ment opéré a eu des effets (béné­fi­ques) dans les cen­tres hos­pi­ta­liers concer­nés, quel(s) impact(s) a t-il engen­dré auprès de la Direction des Archives dépar­te­men­ta­les ?

– 14h10-14h30 : Questions

14 H 30 – 16h : Table ronde 4 : Echantillonnage, com­ment et pour­quoi - Modérateur : à venir
– 14h30-14h45 : Antoine MEISSONNIER (Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France) : Évaluer et sélec­tion­ner les archi­ves, pré­sen­ta­tion des nou­veaux prin­ci­pes du Cadre métho­di­que pour l’évaluation, la sélec­tion et l’échantillonnage des archi­ves publi­ques (juillet 2014).
Mon inter­ven­tion sera une pré­sen­ta­tion du Cadre métho­do­lo­gi­que pour l’évaluation, la sélec­tion et l’échantillonnage des archi­ves publi­ques publié en juillet 2014. Il s’agira de rap­pe­ler les cons­tats qui ont guidé à sa rédac­tion, ainsi que les recher­ches qui ont été menées au sein du groupe de tra­vail ayant par­ti­cipé à son élaboration. Je pré­sen­te­rai ensuite le contenu du cadre en met­tant en exer­gue ses prin­ci­paux apports pour appuyer l’exper­tise des archi­vis­tes en matière de sélec­tion des docu­ments à des fins his­to­ri­ques. Une place par­ti­cu­lière sera faite à la nou­velle méthode d’échantillonnage afin d’expli­quer son inté­rêt.

– 14h45-15h00 : Bénédicte GRAILLES (Université d’Angers) et Aurélie LEROY-FRANGEUL (CHU de Rennes) : La mise en archi­ves défi­ni­ti­ves du dos­sier patient : réflexions sur des pra­ti­ques pro­fes­sion­nel­les et pers­pec­ti­ves
– 15h00-15h15 : Amandine CLERC (AP-HP) : Retour d’expé­rience sur l’échantillonnage à l’AP-HP
– 15h15-15h30 : Romain LEGENDRE : Quelles sour­ces archi­vis­ti­ques pour l’his­toire de la santé men­tale dans le Nord
Dans l’his­toire de la santé, la psy­chia­trie a long­temps eu un statut par­ti­cu­lier. La loi de 1838, bien connue, a été à l’ori­gine du déve­lop­pe­ment des asiles d’alié­nés, renom­més hôpi­taux psy­chia­tri­ques en 1937 puis cen­tres hos­pi­ta­liers spé­cia­li­sés dans les années 1970.
Plusieurs établissements du Nord ont versé, au cours des 3 der­niè­res années, leurs archi­ves his­to­ri­ques aux Archives dépar­te­men­ta­les du Nord. Outre les archi­ves admi­nis­tra­ti­ves, ces fonds sont sur­tout com­po­sés d’archi­ves médi­ca­les (dos­siers indi­vi­duels en pre­mier lieu, regis­tres de la loi, cahiers de liai­son inter­nes aux ser­vi­ces etc.) sur les­quel­les cette com­mu­ni­ca­tion se pro­pose de se foca­li­ser. L’objec­tif est de dres­ser un pre­mier état, non exhaus­tif, des typo­lo­gies docu­men­tai­res et des infor­ma­tions qu’elles appor­tent à l’his­to­rien de la santé men­tale des XIXe et XXe siè­cles.

– 15h30-16h00 : ques­tions

16h00 – 16h15 : Conclusion de la jour­née par Eléonore ALQUIER (2013-2015 : chef de la mis­sion des archi­ves auprès des minis­tè­res sociaux, SIAF - Depuis février 2015 : char­gée de mis­sion auprès de la direc­tion délé­guée aux col­lec­tions, INA)

16h15 – 16h30 : Pause

16h30 – 17h30 : Assemblée géné­rale cons­ti­tu­tive de la sec­tion des archi­vis­tes hos­pi­ta­liers de l’AAF

Inscription

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