Fiche pratique 3 - Cotation des fonds

Note limi­naire : Les pro­po­si­tions qui sui­vent n’ont pas valeur régle­men­taire, mais cons­ti­tuent une aide à la réflexion à adap­ter au contexte local.

[L’ins­truc­tion n°DPACI/RES/2009/016 rela­tive aux archi­ves de l’inter­com­mu­na­lité-http://www.archi­ves­de­france.culture.gouv.fr/static/3002] apporte des répon­ses concrè­tes aux archi­vis­tes ges­tion­nai­res de ce type de fonds.

A/ RÈGLES DE COTATION :

La cota­tion a pour fonc­tion d’attri­buer un iden­ti­fiant unique, géné­ra­le­ment alpha­nu­mé­ri­que, à chaque arti­cle d’un ser­vice d’archi­ves.

En ce qui concerne la ges­tion de fonds com­mu­naux et inter­com­mu­naux au sein d’un même ser­vice d’archi­ves, l’enjeu de la cota­tion est double :
▪ Maintenir le res­pect des fonds : les fonds dépo­sés auprès du ser­vice inter­com­mu­nal d’archi­ves doi­vent être conser­vés de façon rigou­reu­se­ment dis­tincte, notam­ment par le biais de la la cota­tion.
▪ Respecter le cadre de clas­se­ment des archi­ves com­mu­na­les :
→ Fonds anciens et moder­nes : cadre de clas­se­ment des archi­ves com­mu­na­les de 1926 ;
→ Fonds contem­po­rains : série W .
 
B/ QUELQUES BONNES PRATIQUES :

1) Identification des fonds :

Il existe dif­fé­ren­tes façons de dis­tin­guer l’ori­gine des fonds dans la cota­tion.
On peut faire pré­cé­der la cote régle­men­taire par le nom de la col­lec­ti­vité, abrégé ou non
Pour une com­mune : Saint-Martin, 2 D 3 ou 3 W 10
Pour un EPCI : CA Seine-Eure ou CASE 1 W 8

Cette dis­po­si­tion permet de dis­tin­guer les fonds de la struc­ture inter­com­mu­nale de réfé­rence des fonds d’autres struc­tu­res de même ordre ou de syn­di­cats dis­pa­rus qui pour­raient être conser­vés dans les archi­ves de la struc­ture inter­com­mu­nale ayant repris les mêmes attri­bu­tions.

Toutefois, dans le cadre de la réforme ter­ri­to­riale, la mul­ti­pli­ca­tion des fonds des établissements publics risque d’entraî­ner des homo­ny­mies. C’est pour­quoi la pra­ti­que peut mener les ser­vi­ces à uti­li­ser les numé­ros INSEE, qui ont l’avan­tage d’être unique et uni­ver­sel :

▪ Communes et métro­po­les : SIREN (n° à 9 chif­fres), SIRET (n° à 14 chif­fres) ou code géo­gra­phi­que offi­ciel (COG) ;

▪ EPCI autres que les métro­po­les : SIREN ou SIRET

Communauté d’agglo­mé­ra­tion la Brie fran­ci­lienne :
n° SIREN : 200 022 523 ; n° SIRET : 200 022 523 00019,
ex. de cote : 200022523 5 W 3

Roissy-en-Brie :
n° SIREN : 217703909 ; n° SIRET : 21770390900010 ;
COG : 77390, ex. de cote : 77390 1 W 23

Une telle orga­ni­sa­tion de la cota­tion permet de :
▪ créer des cotes au fur et à mesure de l’inté­gra­tion de nou­veaux orga­nis­mes (com­mu­nes, EPCI…) ;
▪ gérer des fonds qui ne sont pas néces­sai­re­ment clos au moment de leur clas­se­ment : il arrive sou­vent de retrou­ver dans plu­sieurs col­lec­ti­vi­tés des com­plé­ments de fonds qu’il faut ensuite inté­grer au fonds d’ori­gine.

Gestion d’archi­ves mutua­li­sées par la Communauté d’agglo­mé­ra­tion Seine-Eure
Les archi­ves de la CA Seine-Eure sont consi­dé­rées comme le fonds d’ori­gine : elles sont cotées en série W.
Ex. de cote : 1 W 23, 52 W 5
Mais on pour­rait faire pré­cé­der la cote du sigle de la CA (CASE) ou du n° SIRET (200035665).

Dans le cadre des réfor­mes ter­ri­to­ria­les ont été inté­grés à la CA :

● La com­mu­nauté de com­mu­nes Seine-Bord : les cotes peu­vent com­men­cer par CCSB (sigle de l’EPCI) ou 242700458 (n° SIREN)

Ex : CCSB 1 W 56 ou 242700458 1 W 56
SBVE 3 W 25 ou 252700458 3 W 25

Dans le cadre de la mutua­li­sa­tion de la fonc­tion archi­ves, plu­sieurs com­mu­nes ont confié la ges­tion de leurs archi­ves à la CA :

● Louviers : les cotes pour­ront com­men­cer par 27375 (COG) ou 212703755 (n° SIREN)

● Poses : les cotes pour­ront com­men­cer par 27474 ou 212704746
Ex : 27375 1 M 8 ou 212703755 1 M 8
27474 9 D 4 ou 212703755 9 D 4

2) Gestion infor­ma­ti­que de la cota­tion :

Afin d’éviter toute confu­sion dans l’uti­li­sa­tion de sigles ou de chif­fres dans la cote dans l’outil infor­ma­ti­que de ges­tion des fonds, il faut :
▪ ajou­ter un champ sup­plé­men­taire à la cote cor­res­pon­dant au nom de l’orga­nisme. En effet, la mul­ti­pli­ca­tion d’éléments com­po­sant une cote peut être source de confu­sion pour l’outil infor­ma­ti­que, par exem­ple entre les let­tres dési­gnant la col­lec­ti­vité et la lettre de la série ou les numé­ros INSEE et les numé­ros de la cote elle-même.
▪ s’assu­rer que le champ cote pré­voit un nombre de carac­tè­res suf­fi­sant et la pos­si­bi­lité d’avoir une cote alpha­nu­mé­ri­que.

Un logi­ciel de ges­tion archi­ves gère les docu­ments de deux col­lec­ti­vi­tés ou établissements publi­ques que nous aurions iden­ti­fié AB et RO.
Pour la recher­che d’un docu­ment en sous-série 1R pour la col­lec­ti­vité AB, l’outil infor­ma­ti­que ana­ly­sant la com­po­si­tion de la cote comme une suc­ces­sion de carac­tè­res de gauche à droite, risque de sélec­tion­ner la cote AB_1R2 et non RO_1R2.