Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession

La défi­ni­tion même des archi­ves, telle qu’elle figure au Code du patri­moine, impose aux archi­vis­tes fran­çais de pren­dre en compte dans l’exer­cice de leur métier deux exi­gen­ces fon­da­men­ta­les majeu­res : le docu­ment est « archi­ves » dès sa créa­tion, le docu­ment est « archi­ves » quels que soient sa forme et son sup­port. Ainsi se trouve posé le défi auquel ils sont confron­tés : si tout docu­ment est « archi­ves », com­ment maî­tri­ser ce « tout », dont on ne peut, bien sûr, borner le péri­mè­tre ?
C’est à cette ques­tion que répond ce très excep­tion­nel numéro consa­cré pour la pre­mière fois dans l’his­toire de La Gazette des archi­ves au déve­lop­pe­ment de deux lames de fond de l’archi­vis­ti­que contem­po­raine, la nor­ma­li­sa­tion d’une part, la ges­tion des docu­ments d’acti­vité autre­ment dite records mana­ge­ment, de l’autre. Lames de fond qui, dans le contexte de cet océan qu’est la pro­duc­tion docu­men­taire de nos socié­tés déve­lop­pées, se croi­sent, se com­plè­tent, inter­fè­rent et inte­ra­gis­sent en per­ma­nence.
Ce numéro s’orga­nise ainsi autour de trois thé­ma­ti­ques : la pre­mière pro­pose un pano­rama de normes rela­ti­ves à la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et des archi­ves, la deuxième expose les enjeux et les prin­ci­pes de la ges­tion des docu­ments d’acti­vité, la troi­sième réunit enfin un ensem­ble de retour d’expé­rien­ces.

SOMMAIRE

– Avant-propos, par Élisabeth VERRY

Des normes pour mieux gérer les docu­ments d’acti­vité et les archi­ves

– Les enjeux de la nor­ma­li­sa­tion dans les ser­vi­ces d’archi­ves, par Bénédicte GRAILLES et Laurent DUCOL

– Des archi­vis­tes et des normes, par Michel COTTIN et Stéphanie DARGAUD

– La cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001 appli­quée à la ges­tion des archi­ves publi­ques : l’expé­rience du Centre des archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil, par Anne-Élyse LEBOURGEOIS

– La cer­ti­fi­ca­tion des ser­vi­ces inter­nes d’archi­vage des entre­pri­ses pri­vées, par Hervé BOUSQUET

– Le champ nor­ma­tif de l’archi­vage électronique, par Stéphanie ROUSSEL

– Les normes inter­na­tio­na­les de des­crip­tion archi­vis­ti­que : ori­gi­nes, déve­lop­pe­ments, pers­pec­ti­ves, par Claire SIBILLE - DE GRIMOÜARD

Records mana­ge­ment : la ges­tion des docu­ments d’acti­vité, enjeux et prin­ci­pes

– Des char­triers aux bases de don­nées. Les enjeux de la ges­tion des docu­ments d’acti­vité, par Sylvie DESSOLIN-BAUMANN

– Gestion des docu­ments d’acti­vité : défi­ni­tion, prin­ci­pes et concepts, par Arnaud JULES

– La famille des normes ISO sur le records mana­ge­ment, par Michel COTTIN et Sylvie DESSOLIN-BAUMANN

– Le projet d’être records mana­ger, par Aurélien CONRAUX

– Une poli­ti­que de ges­tion des docu­ments d’acti­vité pour une gou­ver­nance docu­men­taire stra­té­gi­que, par Arnaud JULES

– Les prin­ci­pes de ges­tion des docu­ments d’acti­vité électroniques, par Frédérique FLEISCH

– Les méta­don­nées du records mana­ge­ment du point de vue des normes ISO, par Charlotte MADAY et Marion TAILLEFER

Records mana­ge­ment : la ges­tion des docu­ments d’acti­vité à l’épreuve de la pra­ti­que

– La mise en œuvre de la norme ISO 16 175 : deux retours d’expé­rience, par Lourdes FUENTES HASHIMOTO

– Analyse des pro­ces­sus : l’exem­ple de la ges­tion des dos­siers offres-sta­giai­res à l’AFPA, par Sylvie DESSOLIN-BAUMANN et Walid BRAHIM

– Les fonc­tions dans la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et des archi­ves, par Walid BRAHIM

– Le plan de clas­se­ment des docu­ments dans un envi­ron­ne­ment électronique : concepts et repè­res, par Aude COLLET

– Du plan d’archi­vage au sys­tème docu­men­taire numé­ri­que : le records mana­ge­ment en pra­ti­que à CUS-Habitat, par Anne CITEAU-BERG

– Conduite d’un projet de records mana­ge­ment à Pôle emploi Île-de-France : pre­miers pas de records mana­ger, par Antoine DÉSIRE

– Pistes de lec­ture sur la ges­tion des docu­ments d’acti­vité

– Formations au records mana­ge­ment