Code de déontologie

Préambule

A.
Un code de déon­to­lo­gie des archi­vis­tes a pour ambi­tion de four­nir à la pro­fes­sion archi­vis­ti­que des règles de conduite de haut niveau.
Il devrait sen­si­bi­li­ser les nou­veaux mem­bres de la pro­fes­sion à ces règles, rap­pe­ler aux archi­vis­tes expé­ri­men­tés leurs res­pon­sa­bi­li­tés pro­fes­sion­nel­les et ins­pi­rer au public confiance dans la pro­fes­sion.

B.
Le terme « archi­viste », tel qu’il est uti­lisé dans ce texte, s’appli­que à tous ceux dont la res­pon­sa­bi­lité est de contrô­ler, pren­dre en charge, trai­ter, garder, conser­ver et gérer les archi­ves.

C.
Les orga­nis­mes employeurs et les ser­vi­ces d’archi­ves sont encou­ra­gés à adop­ter des poli­ti­ques et des pra­ti­ques per­met­tant l’appli­ca­tion de ce code.

D.
Ce code est des­tiné à four­nir un cadre éthique de conduite aux mem­bres de la pro­fes­sion et nul­le­ment à offrir des solu­tions spé­ci­fi­ques à des pro­blè­mes par­ti­cu­liers.

E.
Tous les arti­cles sont accom­pa­gnés de com­men­tai­res déve­lop­pant et illus­trant le prin­cipe énoncé ; arti­cles et com­men­tai­res for­ment un tout et cons­ti­tuent ainsi le texte com­plet du code.

F.
La mise en oeuvre du code dépend de la bonne volonté des ins­ti­tu­tions d’archi­ves et des asso­cia­tions pro­fes­sion­nel­les. Elle peut se faire par le biais de la for­ma­tion et de la mise en place de pro­cé­du­res pour sug­gé­rer des orien­ta­tions dans les cas de doute, exa­mi­ner les condui­tes contrai­res à l’éthique, et, si besoin est, d’appli­quer des sanc­tions.

Code

1.
Les archi­vis­tes main­tien­nent l’inté­grité des archi­ves et garan­tis­sent ainsi qu’elles cons­ti­tuent un témoi­gnage du passé dura­ble et digne de foi.

Le devoir pre­mier des archi­vis­tes est de main­te­nir l’inté­grité des docu­ments qui relè­vent de leurs soins et de leur sur­veillance. Dans l’accom­plis­se­ment de ce devoir, ils consi­dè­rent les droits, par­fois dis­cor­dants, et les inté­rêts de leurs employeurs, des pro­prié­tai­res, des per­son­nes citées dans les docu­ments et des usa­gers, passés, pré­sents et futurs. L’objec­ti­vité et l’impar­tia­lité des archi­vis­tes per­met­tent de mesu­rer leur degré de pro­fes­sion­na­lisme. Les archi­vis­tes résis­tent à toute pres­sion, d’où qu’elle vienne, visant à mani­pu­ler les témoi­gna­ges comme à dis­si­mu­ler ou défor­mer les faits.

2.
Les archi­vis­tes trai­tent, sélec­tion­nent et main­tien­nent les archi­ves dans leur contexte his­to­ri­que, juri­di­que et admi­nis­tra­tif, en res­pec­tant donc leur pro­ve­nance, pré­ser­vant et ren­dant ainsi mani­fes­tes leurs inter­re­la­tions ori­gi­nel­les.

Les archi­vis­tes agis­sent en confor­mité avec les prin­ci­pes et les pra­ti­ques géné­ra­le­ment reconnus. Dans l’accom­plis­se­ment de leur mis­sion et dans leurs fonc­tions, les archi­vis­tes se confor­ment aux prin­ci­pes archi­vis­ti­ques régis­sant la créa­tion, la ges­tion et le choix de la des­ti­na­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, la sélec­tion et l’acqui­si­tion de docu­ments en vue de leur archi­vage défi­ni­tif, la sau­ve­garde, la pré­ser­va­tion et la conser­va­tion des archi­ves dont ils ont la charge, et le clas­se­ment, l’ana­lyse, la publi­ca­tion et les moyens de rendre les docu­ments acces­si­bles. Les archi­vis­tes trient les docu­ments avec impar­tia­lité, en fon­dant leur juge­ment sur une pro­fonde connais­sance des exi­gen­ces admi­nis­tra­ti­ves et des poli­ti­ques d’acqui­si­tion de leurs ins­ti­tu­tions. Ils clas­sent et ana­ly­sent les docu­ments choi­sis pour être rete­nus en accord avec les prin­ci­pes archi­vis­ti­ques (en par­ti­cu­lier le prin­cipe de pro­ve­nance et le prin­cipe du clas­se­ment d’ori­gine) et les normes uni­ver­sel­le­ment reconnues, et ce aussi rapi­de­ment que pos­si­ble. Les archi­vis­tes ont une poli­ti­que d’acqui­si­tion de docu­ments conforme aux objec­tifs et aux res­sour­ces de leurs ins­ti­tu­tions. Ils ne recher­chent pas ou n’accep­tent pas des acqui­si­tions, lors­que celles-ci cons­ti­tuent un danger pour l’inté­grité ou la sécu­rité des docu­ments ; ils veillent à coo­pé­rer pour que les docu­ments soient conser­vés dans les ser­vi­ces les plus appro­priés. Les archi­vis­tes favo­ri­sent le rapa­trie­ment des archi­ves dépla­cées.

3.
Les archi­vis­tes pré­ser­vent l’authen­ti­cité des docu­ments lors des opé­ra­tions de trai­te­ment, de conser­va­tion et d’exploi­ta­tion.

Les archi­vis­tes font en sorte que la valeur archi­vis­ti­que des docu­ments, y com­pris les docu­ments électroniques ou infor­ma­ti­ques, ne soit pas dimi­nuée par les tra­vaux archi­vis­ti­ques de tri, de clas­se­ment et d’inven­taire, de conser­va­tion et d’exploi­ta­tion. S’ils doi­vent pro­cé­der à des échantillonnages, ils fon­dent leur déci­sion sur des métho­des et des cri­tè­res sérieu­se­ment établis. Le rem­pla­ce­ment des ori­gi­naux par d’autres sup­ports est décidé en consi­dé­rant leurs valeurs léga­les, intrin­sè­ques et d’infor­ma­tion. Lorsque des docu­ments exclus de la consul­ta­tion ont été reti­rés momen­ta­né­ment du dos­sier, ils le font savoir à l’usager.

4.
Les archi­vis­tes assu­rent en per­ma­nence la com­mu­ni­ca­bi­lité et la com­pré­hen­sion des docu­ments.

Les archi­vis­tes condui­sent leur réflexion sur le tri des docu­ments à conser­ver ou à éliminer, prio­ri­tai­re­ment en fonc­tion de la néces­sité de sau­ve­gar­der la mémoire de l’acti­vité de la per­sonne ou de l’ins­ti­tu­tion qui les a pro­duits ou accu­mu­lés, mais également en fonc­tion des inté­rêts évolutifs de la recher­che his­to­ri­que. Les archi­vis­tes sont cons­cients que l’acqui­si­tion de docu­ments d’ori­gine dou­teuse, même de grand inté­rêt, est de nature à encou­ra­ger un com­merce illé­gal. Ils appor­tent leur concours à leurs col­lè­gues et aux ser­vi­ces com­pé­tents pour l’iden­ti­fi­ca­tion et la pour­suite des per­son­nes sus­pec­tées de vols de docu­ments d’archi­ves.

5.
Les archi­vis­tes répon­dent du trai­te­ment des docu­ments et en jus­ti­fient les moda­li­tés.

Les archi­vis­tes ne se préoc­cu­pent pas seu­le­ment de la col­lecte des docu­ments exis­tants, mais aussi coo­pè­rent avec les ges­tion­nai­res de docu­ments de façon à ce que, dans les sys­tè­mes d’infor­ma­tion et d’archi­vage électronique, soient prises en compte dès l’ori­gine les pro­cé­du­res des­ti­nées à la sau­ve­garde des docu­ments de valeur per­ma­nente. Les archi­vis­tes, quand ils négo­cient avec des ser­vi­ces ver­sants ou des pro­prié­tai­res de docu­ments, fon­dent leur déci­sion, le cas échéant, sur tous les éléments sui­vants : auto­ri­sa­tions de ver­se­ment, de dona­tion ou de vente ; arran­ge­ments finan­ciers ; plans de trai­te­ment ; droits de repro­duc­tion et condi­tions de com­mu­ni­ca­bi­lité. Ils gar­dent une trace écrite des entrées de docu­ments, de leur conser­va­tion et trai­te­ment.

6.
Les archi­vis­tes faci­li­tent l’accès aux archi­ves du plus grand nombre pos­si­ble d’uti­li­sa­teurs et offrent leurs ser­vi­ces avec impar­tia­lité à tous les usa­gers.

Les archi­vis­tes pro­dui­sent les ins­tru­ments de recher­che géné­raux et spé­ci­fi­ques adap­tés aux exi­gen­ces, et ce pour la tota­lité des fonds dont ils ont la garde. Ils four­nis­sent en toutes cir­cons­tan­ces des conseils avec impar­tia­lité, et uti­li­sent les res­sour­ces dis­po­ni­bles pour four­nir une série de pres­ta­tions équilibrées. Les archi­vis­tes répon­dent avec cour­toi­sie, et avec le souci d’aider, à toutes les recher­ches rai­son­na­bles por­tant sur les docu­ments dont ils assu­rent la conser­va­tion, et encou­ra­gent leur usage par le plus grand nombre dans les limi­tes posées par la poli­ti­que des ins­ti­tu­tions dont ils dépen­dent, la néces­sité de pré­ser­ver les docu­ments, le res­pect de la légis­la­tion, de la régle­men­ta­tion, des droits des indi­vi­dus et des accords avec les dona­teurs. Ils moti­vent les res­tric­tions aux éventuels deman­deurs, et les appli­quent avec équité. Les archi­vis­tes décou­ra­gent les limi­ta­tions d’accès et d’uti­li­sa­tion des docu­ments quand elles sont dérai­son­na­bles, mais peu­vent accep­ter voire sug­gé­rer des res­tric­tions clai­re­ment défi­nies et d’une durée limi­tée quand elles sont la condi­tion d’une acqui­si­tion. Ils obser­vent fidè­le­ment et appli­quent avec impar­tia­lité tous les accords passés au moment d’une acqui­si­tion, mais, dans l’inté­rêt de la libé­ra­li­sa­tion de l’accès aux docu­ments, ils peu­vent rené­go­cier les clau­ses quand les cir­cons­tan­ces chan­gent.

7.
Les archi­vis­tes visent à trou­ver le juste équilibre, dans le cadre de la légis­la­tion en vigueur, entre le droit au savoir et le res­pect de la vie privée.

Les archi­vis­tes veillent à ce que la vie des per­son­nes mora­les et des indi­vi­dus, ainsi que la sécu­rité natio­nale soient pro­té­gées sans qu’il soit besoin de détruire des infor­ma­tions, sur­tout dans le cas des archi­ves infor­ma­ti­ques où l’effa­ce­ment des don­nées et la réins­crip­tion sont pra­ti­que cou­rante. Les archi­vis­tes veillent au res­pect de la vie privée des per­son­nes qui sont à l’ori­gine ou qui sont le sujet des docu­ments, sur­tout pour celles qui n’ont pas été consul­tées pour l’usage ou le sort des docu­ments.

8.
Les archi­vis­tes ser­vent les inté­rêts de tous et évitent de tirer injus­te­ment de leur posi­tion des avan­ta­ges pour eux-mêmes ou pour qui­conque.

Les archi­vis­tes s’abs­tien­nent de toute acti­vité pré­ju­di­cia­ble à leur inté­grité pro­fes­sion­nelle, à leur objec­ti­vité et à leur impar­tia­lité. Les archi­vis­tes ne tirent de leurs acti­vi­tés aucun avan­tage per­son­nel, finan­cier ou de quel­que autre ordre qui pour­rait être au détri­ment des ins­ti­tu­tions, des usa­gers et de leurs col­lè­gues. Les archi­vis­tes ne col­lec­tion­nent pas de docu­ments ori­gi­naux ni ne par­ti­ci­pent à un com­merce de docu­ments pour leur compte. Ils évitent les acti­vi­tés qui pour­raient créer dans l’esprit du public l’impres­sion d’un conflit d’inté­rêt. Les archi­vis­tes peu­vent exploi­ter les fonds d’archi­ves de leur ins­ti­tu­tion à des fins de recher­ches et de publi­ca­tions per­son­nel­les, pourvu qu’un tel tra­vail soit mené selon les mêmes règles que celles impo­sées aux autres usa­gers. Ils ne révè­lent ni n’uti­li­sent les infor­ma­tions qu’ils ont pu obte­nir par leur tra­vail dans les fonds d’archi­ves dont l’accès est limité. Ils ne per­met­tent pas que leurs recher­ches per­son­nel­les ou leurs publi­ca­tions inter­fè­rent avec les mis­sions pro­fes­sion­nel­les ou admi­nis­tra­ti­ves pour les­quel­les ils sont employés. En ce qui concerne l’exploi­ta­tion de leurs fonds d’archi­ves, les archi­vis­tes n’uti­li­sent pas leur connais­sance des décou­ver­tes faites par un cher­cheur, et qu’il n’aurait pas encore publiées, sans l’aver­tir au préa­la­ble de leur inten­tion d’en tirer parti. Les archi­vis­tes peu­vent cri­ti­quer et com­men­ter les tra­vaux pro­ches de leurs domai­nes de recher­ches, y com­pris les tra­vaux ins­pi­rés des fonds dont ils ont la garde. Les archi­vis­tes ne per­met­tent à per­sonne d’exté­rieur à leur pro­fes­sion de s’immis­cer dans leurs pra­ti­ques et obli­ga­tions.

9.
Les archi­vis­tes cher­chent à attein­dre le meilleur niveau pro­fes­sion­nel en renou­ve­lant sys­té­ma­ti­que­ment et conti­nuel­le­ment leurs connais­san­ces archi­vis­ti­ques et en par­ta­geant les résul­tats de leurs recher­ches et de leur expé­rience.

Les archi­vis­tes s’effor­cent de déve­lop­per leur savoir pro­fes­sion­nel et leurs connais­san­ces tech­ni­ques, de contri­buer aux pro­grès de l’archi­vis­ti­que, et de veiller à ce que les per­son­nes qu’il leur appar­tient de former et d’enca­drer exer­cent leurs tâches avec com­pé­tence.

10.
Les archi­vis­tes tra­vaillent en col­la­bo­ra­tion avec leurs col­lè­gues et les mem­bres des pro­fes­sions voi­si­nes afin d’assu­rer uni­ver­sel­le­ment la conser­va­tion et l’exploi­ta­tion du patri­moine docu­men­taire.

Les archi­vis­tes cher­chent à sti­mu­ler la col­la­bo­ra­tion et à éviter les conflits avec leurs col­lè­gues, en résol­vant les dif­fi­cultés par l’encou­ra­ge­ment à res­pec­ter les normes archi­vis­ti­ques et l’éthique pro­fes­sion­nelle. Les archi­vis­tes coo­pè­rent avec les repré­sen­tants des pro­fes­sions paral­lè­les dans un esprit de res­pect et de com­pré­hen­sion mutuelle.