Découvrir les techniques d’archivage de mails (rapid’formation)

Compétences ciblées :

Savoirs
– Principes de la ges­tion numé­ri­que des docu­ments
– Gestion de l’infor­ma­tion numé­ri­que
– Techniques, normes et stan­dards de conser­va­tion des infor­ma­tions numé­ri­ques

Savoir-faire
– Gérer l’inter­fa­çage avec un sys­tème d’archi­vage numé­ri­que
– Concevoir et gérer un projet
– Mettre en place les solu­tions tech­ni­ques appro­priées

Savoir être
– Capacité à tra­vailler en équipe
– Esprit d’ana­lyse
– Capacité à expo­ser et défen­dre ses choix

Prérequis : avoir suivi les for­ma­tions « intro­duc­tion à l’archi­vage numé­ri­que » ; « savoir mettre en œuvre les bonnes pra­ti­ques liées à l’archi­vage numé­ri­que » et « évaluer et sélec­tion­ner les archi­ves numé­ri­ques » ou avoir un niveau équivalent.

Objectifs : déve­lop­per une charte de nom­mage, une nou­velle arbo­res­cence, un tri, un archi­vage, qui ser­vira à une meilleure ges­tion des mails. Mettre en œuvre un pro­to­type inté­grant des fonc­tions de clas­si­fi­ca­tion auto­ma­ti­que de type machine-lear­ning pour des mes­sa­ge­ries en EML (abré­via­tion d’email) et leurs pièces join­tes.

Public : toute per­sonne en charge de la col­lecte et de la conser­va­tion des archi­ves numé­ri­ques.

Contenu :
– Savoir char­ger et extraire une mes­sa­ge­rie Outlook (via le dépôt d’un fichier PST ) : choix du titu­laire de la mes­sa­ge­rie et du dos­sier « éléments sup­pri­més »
– Visualiser le contenu de la mes­sa­ge­rie par affi­chage des domai­nes mail, puis des cor­res­pon­dants par domai­nes, puis des années par cor­res­pon­dants et enfin des mes­sa­ges
– Exporter des éléments extraits de la mes­sa­ge­rie sous format CSV, XLS ou JSON inté­grant toutes les méta­don­nées dis­po­ni­bles sur les mes­sa­ges (date, expé­di­teur, des­ti­na­tai­res, objet, nombre, nom et taille des pièces join­tes, contenu du mes­sage, chemin dans l’arbo­res­cence et tags ajou­tés)
– Tag des éléments repé­rés à éliminer ou à conser­ver
– Calculer l’impact car­bone lié à la sup­pres­sion des éléments iden­ti­fiés à sup­pri­mer au sein de la mes­sa­ge­rie
– Savoir uti­li­ser l’outil Archiltre Docs et le nouvel outil Archifiltre Mail

Modalités péda­go­gi­ques :
– Retours d’expé­rience
– Cours magis­tral
– Échanges entre les par­ti­ci­pants et avec l’inter­ve­nant
– Le sta­giaire doit dis­po­ser d’un ordi­na­teur avec une bonne connexion inter­net et véri­fier qu’il pourra accé­der à la pla­te­forme uti­li­sée pour la visio­confé­rence

Intervenant : pro­fes­sion­nel du monde des archi­ves