Découvrir les techniques d’archivage de mails - Rapid’formation

Compétences ciblées
Savoirs
–  Principes de la ges­tion électronique des docu­ments
–  Gestion de l’infor­ma­tion numé­ri­que
–  Techniques, normes et stan­dards de conser­va­tion des infor­ma­tions numé­ri­ques
Savoir-faire
–  Gérer l’inter­fa­çage avec un sys­tème d’archi­vage électronique
–  Concevoir et gérer un projet
–  Mettre en place les solu­tions tech­ni­ques appro­priées
Savoir-être
–  Capacité à tra­vailler en équipe
–  Esprit d’ana­lyse
–  Capacité à expo­ser et défen­dre ses choix

Objectifs : déve­lop­per une charte de nom­mage, une nou­velle arbo­res­cence, un tri, un archi­vage, qui ser­vira à une meilleure ges­tion des mails. Mettre enœuu­vre un pro­to­type inté­grant des fonc­tions de clas­si­fi­ca­tion auto­ma­ti­que de type machine-lear­ning pour des mes­sa­ge­ries en EML (abré­via­tion d’email) et leurs pièces join­tes.

Prérequis : avoir suivi la for­ma­tion « Évaluer et sélec­tion­ner les archi­ves électroniques » ou « Savoir mettre en œuvre les bonnes pra­ti­ques liées à l’archi­vage électronique » ou avoir un niveau équivalent

Public  : toute per­sonne en charge de la col­lecte et de la conser­va­tion des archi­ves numé­ri­ques

Contenu
– Savoir char­ger et extraire une mes­sa­ge­rie Outlook (via le dépôt d’un fichier PST ) : choix du titu­laire de la mes­sa­ge­rie (pour repé­rer les mes­sa­ges reçus et envoyés) et du dos­sier "éléments sup­pri­més" (s’il a été renommé)
– Visualiser le contenu de la mes­sa­ge­rie par affi­chage des domai­nes mail, puis des cor­res­pon­dants par domai­nes, puis des années par cor­res­pon­dants et enfin des mes­sa­ges
– Exporter des éléments extraits de la mes­sa­ge­rie sous format CSV, XLS ou JSON inté­grant toutes les méta­don­nées dis­po­ni­bles sur les mes­sa­ges (date, expé­di­teur, des­ti­na­tai­res, objet, nombre, nom et taille des pièces join­tes, contenu du mes­sage, chemin dans l’arbo­res­cence et tags ajou­tés)
– Tag des éléments repé­rés à éliminer ou à conser­ver
– Calculer l’impact car­bone lié à la sup­pres­sion des éléments iden­ti­fiés à sup­pri­mer au sein de la mes­sa­ge­rie
– Savoir uti­li­ser l’outil Archiltre Docs et le nouvel outil Archifiltre Mail

Modalités péda­go­gi­ques
– Retours d’expé­rience
– Cours magis­tral
– Échanges entre les par­ti­ci­pants et avec l’inter­ve­nant

Le pro­gramme détaillé de la for­ma­tion sera trans­mis au moment de l’envoi de la convo­ca­tion

Intervenant : pro­fes­sion­nel du monde des archi­ves